高校會計檔案管理信息化的現狀、問題與對策

文 / 林巖

信息技術的發展為高校會計檔案管理信息化提供了必備的技術基礎。許多高校已經建立會計信息系統，并將其運用到會計核算和會計檔案管理中，逐漸取代傳統的會計工作模式。高校會計檔案反映著高校在日常運行中的經濟事務資料，是實現高效財務審計的關鍵，能夠為高校的發展提供有效的決策依據。推進高校會計檔案管理信息化是實現高校管理現代化的重要手段之一。

一、高校會計檔案管理信息化的現狀

我國會計信息化建設始于1980年代，經歷了會計電算化、會計檔案電子化、會計檔案管理電子化三個階段。2010年底國家檔案局會同財政部就會計檔案電子化開展了座談和調研，2012年開始在部分公司試點。2016年1月1日國家財政部、檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，提出要實現會計憑證流程的電子化。這標著著我國會計檔案管理進入無紙化管理模式。

高校會計檔案管理信息化起步與企業相比較晚，但經過近幾年的發展，高校會計檔案管理信息化取得了良好的成績。從硬件方面來看，高校會計檔案工作中影像技術、ORC技術、條形碼和多媒體等新型技術覆蓋率達100%；[1]實現了從客戶機/服務器的模式向瀏覽器/服務器的轉變。在網絡建設上，所有高校都實行了會計檔案管理局域網，形成了垂直化、立體化的會計檔案管理系統，并擁有會計辦公自動化軟件，實現軟件管理和操作。在制度上，各高校相繼出臺了規范會計檔案管理信息化相關細則，不斷完善信息化管理流程。但是，高校會計檔案信息化程度不高，仍然處于系統運轉、軟件維護、數據歸檔等初級階段；會計檔案管理信息化發展速度緩慢；沒有形成系統性、歷史性的檔案管理，管理中只重視財務性的經濟事務中的文書管理，忽視檔案文件、工作協調文件管理。

二、高校會計檔案管理信息化中存在的問題

（一）重視程度不夠

一是領導層面重視程度不夠。他們沒有意識到會計檔案管理信息化的重要性和潛在價值，在政策、財務預算中扶持力度不夠。不少高校出臺了會計檔案信息化管理制度，但是僅僅局限于會計信息化管理中的程序管理，沒有落實到會計檔案管理信息化具體流程和監管中，更沒有投入充裕的資金保障會計檔案管理信息化的配套設施建設。

二是高校會計檔案管理人員整體意識淡薄。一方面會計檔案管理人員沒有做到與時俱進，觀念傳統落后。部分人員認為，檔案管理工作只需保證檔案信息化歸檔、完整，保障高校教學、科研正常運轉就行。另一方面，會計檔案自身的特殊性，要求會計檔案信息化管理人員必須成為具備相應的會計理論、檔案管理、法律法規和信息化管理的復合型人才。缺乏系統的培訓導致管理人員前瞻性不足。

（二）客觀性不強

首先，相關法律法規不完善。目前只能通過2003年《電子文件歸檔與管理辦法》、2016年《會計檔案管理辦法》來規范高校會計檔案管理信息化。上述文件僅規定了會計檔案管理信息化的基本要求，無法滿足高校會計檔案管理信息化的特殊性，更沒涉及管理中存在問題及防范措施。缺乏法律法規的指引，高校就很難制定統一的管理規范來加強會計檔案管理。其次，會計檔案管理信息化目標不明確。“統一領導、分級管理”的模式尚未真正落實，在思想和行動上沒有真正意識到會計檔案信息化的重要性[2]。缺乏統一領導、分級配合的機制來協調檔案數字化、流程化的數字庫建設。信息化建設目的性不明確，僅僅處于滿足信息化歸檔、管理上，檔案利用效率不高。最后，監督機制不明確。主管部門和高校審計部門缺乏明確的監督體制。由于監督的缺失導致會計檔案管理信息化只是流于表面形式。

（三）安全度不高

信息化管理是在網絡環境中進行，缺乏行之有效的網絡安全保障，涉及的安全隱患很多。目前，高校缺乏專門的人才維護和管理會計檔案局域網管理，直接影響著高校會計檔案安全。高校會計檔案管理信息化主要依靠局域網、電子檔案管理系統、客戶云端等。網絡系統受到攻擊將使整個系統癱瘓，在暴露檔案信息的同時影響檔案管理正常運行[3]。現在，大多數高校財務管理人員還未擺脫傳統模式的束縛，過于重視流程管理，忽視安全管理。另外，會計信息化軟件更新速度快，人為非法篡改會計檔案管理信息更方便，都嚴重威脅到信息化管理的安全。

三、加強高校會計檔案管理信息化的對策

（一）增強領導與財會人員重視程度

一是增強高校領導層對會計檔案管理信息化的重視程度。學校領導在推動高校會計檔案管理信息化中起著重要作用。高校決策層不僅要加強會計檔案管理人員信息化培養，更要提高自身意識。這要求他們樹立科學的會計檔案管理信息化觀念，充分認識檔案管理工作在學校管理中的重要性；立足全局，加強財務預算在信息化建設中的傾斜力度，增加用于會計檔案管理信息化中的經費投入；建立配套電子會計檔案管理場所和硬件設施。例如，合理配置計算機硬件、軟件系統，配套掃描儀、刻錄機、掃碼機等輸入設備，及時更新會計檔案管理軟件和互聯網輸出設備，方便操作及查閱。

二是提升財會人員的重視程度。這要求強化建設中國特色社會主義檔案事業的使命感和責任感。新時代背景下，高校會計檔案管理人員需要和網絡、計算機、輸入設備、輸出設備等打交道，這對會計檔案管理人員提出了更高要求[4]。一方面高校需要正確引導會計管理人員適應時代發展，勇于承擔時代賦予的歷史責任，摒棄傳統觀念，發揚腳踏實地、嚴謹細致的工匠精神，扎實開展會計檔案工作；另一方面需要提升財會人員自我約束意識，明確檔案管理的重要性。高校會計檔案管理信息化不僅是解決傳統檔案管理復雜程序的有效手段，而且是實現會計檔案流程化、標準化、效率化的重要途徑。通過明確靶向、強化責任，可以讓財會工作人員積極參與到會計檔案信息化建設中來。

（二）完善建設體系保障客觀性

首先，建立健全會計檔案信息化管理制度。高校要根據現有的法律法規，結合企業現代化會計信息檔案管理現狀，將會計檔案管理信息化工作納入學校戰略規劃中，制定管理目標、明確責任，逐步完善會計信息化管理制度。例如，建立和完善《高校會計檔案工作人員職責》《高校會計檔案信息化管理規范》《高校會計信息化檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案數字化建設的流程和使用方式，確保會計檔案信息化工作有章可循、有制可依。

其次，將會計檔案管理信息化納入績效考核，確保會計檔案層級管理落地生根。這要求會計檔案管理人員、高校相關部門能夠積極參與到信息化建設中去。高校會計檔案信息化建設歸根到底是實現數據庫建設，其涉及種類多、數量大、部門多。這要求針對高校會計檔案信息化建設的特點，成立創建機構，以學校黨委書記或者校長為第一負責人，通過績效配置來協同各部門積極參與；制定相應的績效標準和評價標準，對于在信息化構建中有突出貢獻的個人和部門實行績效獎勵，反之做出相應懲罰；確保高校各部門、個人工作開展與會計檔案信息化建設步調一致，實現數據收集、歸檔、整理、傳輸、查閱的科學化、規范化；建立高校會計檔案目錄庫，通過會計檔案信息化處理，實現檔案有效利用。

最后，不斷強化會計檔案管理的審計力度。會計檔案管理信息化的日益深入需要建立相應的審計制度，明確審計范圍和目標。具體管理中，高校應該成立專門的會計檔案管理信息化審計部門，嚴格依照國家相關法律法規和高校內部制度，根據相應評價指標定期進行內部審計，對實際管理情況進行測試，分析審計數據，查找管理漏洞，明確會計檔案管理信息化的發展方向。一方面確保會計檔案管理信息化各項制度、流程落到實處，另一方面保證高校會計檔案管理信息化的正確航向。審計部門要直接向會計檔案信息化建設第一責任人負責，直接匯報審計監督結果，確保審計結果陽光化。

（三）培養復合型人才保障安全性

先進技術和設備需要配套專業人員保障技術的有效運行，人員的綜合素養和專業技能決定著會計檔案管理信息化的速度和質量。目前，我國高校中傳統的會計檔案管理人員年齡層次偏大、文化層次偏低，缺乏計算機操作理論和網絡安全意識，面對信息化建設僅僅局限在保管和查閱上[5]。但會計檔案管理信息化需要高層次的復合型人才以確保運行的有效性和安全性。這要求他們既能熟練掌握計算機網絡管理技術，明確檔案管理的重要性，也能精通會計檔案數據統計分析。一是強化會計檔案管理人員走出去，加強知識理論儲備。實現全員計算機熟練操作，熟悉國家會計檔案管理相關法律法規，掌握數字化、網絡化等信息化基礎。針對年輕有上進心的職員，根據實際需要，有針對性地送出去參加專業理論培訓，強化會計檔案管理信息化綜合素養，把培訓理論運用到實際工作中去。二是采取引進來戰略。嚴格把握會計檔案管理人員入口關，引進一批與時俱進、適應信息化管理的新型檔案管理人才，實現會計檔案信息化研究型、管理型人才隊伍建設，確保會計檔案日常管理工作中嚴格遵守網絡規范、安全流程，杜絕人為修改檔案的現象發生。

另外，我們要做好會計檔案管理信息化網絡安全建設，嚴格根據《電子文件歸檔與管理規范》，推廣適應高校會計檔案信息化建設的軟件系統，實行安全巡查專人負責制，實現運行期間定期檢查，利用正版殺毒軟件定期修復系統漏洞，確保硬件運行安全。在保證信息安全的同時，我們要實現應急預防機制，建立數據后臺備案，對備案信息實行網絡隔離，保證網絡安全事故發生時不影響會計工作正常運行。會計檔案管理信息化的安全性要求財會人員不僅有扎實的專業技能，而且具備堅定的政治理念和高度的責任心，以精益求精的踏實作風實現安全工作的常態化。

四、結語

高校會計檔案信息化是財會工作中重要的經濟務實記錄，是高校管理現代化發展進程中重要的留存資源。因此，我國高校應該不斷強化對會計檔案管理信息化的重視，完善信息化建設的體系保障，培養復合型人才應對管理中的各種風險，構建行之有效的會計檔案管理信息化系統，推動會計檔案事業健康持續發展。

[1]楊芳.高校會計檔案信息化管理評價指標體系的構建[D].中原工學院,2013.

[2]常瑩.高校會計檔案信息化管理研究[J].財會學習,2018(2):59-60.

[3]趙靜.加強高校會計檔案信息化管理的思考[J].山東檔案,2015(6):37-38.

[4]王利榮.淺析高校財務會計檔案信息化建設及應用[J].內蒙古師范大學學報,2017(8):32-34.

[5]董南秀.淺析信息化背景下的高校會計檔案管理[J].辦公室業務,2017(2):130.