社交媒體文件歸檔管理研究：鑒定標(biāo)準(zhǔn)與管理模式

譚彩敏/華南師范大學(xué)檔案館

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出，要研究制定重要網(wǎng)頁(yè)資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法，這表明社交媒體文件的歸檔管理已提到國(guó)家層面的議事日程。筆者嘗試在比較英、美兩國(guó)社交媒體文件歸檔管理實(shí)踐的基礎(chǔ)上，對(duì)社交媒體文件的歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)及管理模式進(jìn)行探討。

1 英、美兩國(guó)社交媒體文件歸檔管理比較

1.1 歸檔主體

英國(guó)國(guó)家檔案館（TNA）承擔(dān)制定歸檔管理政策與歸檔文件保存的雙重職責(zé)，如開(kāi)發(fā)相關(guān)軟件實(shí)現(xiàn)社交媒體文件的自動(dòng)捕獲[1]、建立在線(xiàn)社交媒體檔案庫(kù)（OSMA）保存歸檔的社交媒體文件。

在美國(guó)國(guó)家文件與檔案局（署）（NARA）制定的綱領(lǐng)性政策的指導(dǎo)下，美國(guó)政府機(jī)構(gòu)結(jié)合本部門(mén)業(yè)務(wù)職能劃定社交媒體文件歸檔范圍并實(shí)施捕獲，把其中具有永久保存價(jià)值的文件向NARA移交。政府各部門(mén)擁有各自的數(shù)據(jù)庫(kù)與合作機(jī)構(gòu)，公眾可以直接通過(guò)政府部門(mén)網(wǎng)站查找、利用歸檔的社交媒體文件[2]。

1.2 歸檔范圍

英國(guó)限定對(duì)Twitter和YouTube兩種社交媒體平臺(tái)上的文件進(jìn)行歸檔，具體范圍包括英國(guó)中央政府及直屬機(jī)構(gòu)、2012年倫敦奧運(yùn)會(huì)及殘奧會(huì)官方平臺(tái)發(fā)布的Tweets、YouTube視頻等原創(chuàng)內(nèi)容，但不包括轉(zhuǎn)發(fā)的Tweets、互動(dòng)及回復(fù)等內(nèi)容[3]。

美國(guó)政府規(guī)定，各部門(mén)可以根據(jù)職能需要及使用體驗(yàn)自行選擇社交媒體平臺(tái)，以社交媒體文件與機(jī)構(gòu)的職能、業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)性為標(biāo)準(zhǔn)[4]，判定所產(chǎn)生的社交媒體文件是否需要?dú)w檔。

1.3 歸檔文件組織形式

英、美兩國(guó)主要按照發(fā)布的時(shí)間順序?qū)ι缃幻襟w文件進(jìn)行歸檔，而對(duì)于重要事件則按照主題內(nèi)容進(jìn)行歸檔，力求完整反映事件的全部過(guò)程[5]。

從以上比較可以看出，英、美兩國(guó)社交媒體文件歸檔管理主要是圍繞政府機(jī)構(gòu)形成的政務(wù)性社交媒體文件展開(kāi)的，按照發(fā)布的時(shí)間順序統(tǒng)一歸檔并集中保存；TNA是兼負(fù)雙重職責(zé)的組織核心，而NARA則是通過(guò)制定普適性的政策對(duì)政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與實(shí)踐監(jiān)督；英國(guó)不僅限定歸檔的社交媒體平臺(tái)，而且對(duì)歸檔范圍有明確界定，操作性也比較強(qiáng)；美國(guó)的規(guī)定則相對(duì)寬松，允許政府機(jī)構(gòu)自行選擇平臺(tái)并劃定歸檔范圍，但判定標(biāo)準(zhǔn)操作性不強(qiáng)。總的來(lái)說(shuō)，英、美兩國(guó)社交媒體文件歸檔管理都能適應(yīng)本國(guó)實(shí)際情況且各有長(zhǎng)處，相比較而言，英國(guó)社交媒體文件歸檔管理具有較強(qiáng)的目的性和限制性，因此具有更強(qiáng)的約束力和更好的執(zhí)行效果。我們可以借鑒兩國(guó)的有益經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況開(kāi)展社交媒體文件歸檔管理。

2 社交媒體文件歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)的確立

目前，我國(guó)檔案界在理論研究和實(shí)踐中都側(cè)重于政府機(jī)構(gòu)形成的政務(wù)性社交媒體文件，而對(duì)于在社交媒體平臺(tái)上個(gè)人用戶(hù)生成的信息記錄卻沒(méi)有予以足夠多的重視。從社會(huì)記憶和信息資源的層面來(lái)說(shuō)，個(gè)人或群體在工作和生活中所生成的社交媒體信息都屬于“社會(huì)記憶”的一部分，同樣可以作為社會(huì)化的檔案資源被保存并為社會(huì)所共享[6]。當(dāng)然，并非所有社交媒體平臺(tái)上生成的信息都需要被當(dāng)作檔案資源加以保存和管理，因此對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行價(jià)值鑒定是社交媒體文件歸檔保存的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而社交媒體信息資源的社會(huì)化和多樣化要求確立新的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

檔案是經(jīng)過(guò)選擇的歷史，選擇的標(biāo)準(zhǔn)在于其“價(jià)值”，或?yàn)椤白C據(jù)”價(jià)值，或?yàn)椤坝洃洝眱r(jià)值，或?yàn)閮烧叩慕Y(jié)合，這一標(biāo)準(zhǔn)同樣適用于社交媒體文件的價(jià)值鑒定。因此，從信息價(jià)值的角度來(lái)劃分，社交媒體文件可以分為兩大類(lèi)：一類(lèi)是政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在職務(wù)活動(dòng)中形成的信息記錄，在本質(zhì)上與傳統(tǒng)意義上的檔案相同，是服務(wù)社會(huì)運(yùn)行的活動(dòng)證據(jù)，可稱(chēng)之為證據(jù)型社交媒體文件；另一類(lèi)是普通公民在生活、娛樂(lè)等一般社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息記錄，類(lèi)似于目前尚未納入體制內(nèi)管理的私人檔案，可以稱(chēng)之為記憶型社交媒體文件。

2.1 證據(jù)型社交媒體文件的歸檔鑒定

筆者認(rèn)為，證據(jù)型社交媒體文件的歸檔鑒定基本上可以沿用傳統(tǒng)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，即主要依據(jù)其“證據(jù)”價(jià)值，同時(shí)考察其真實(shí)性、完整性等屬性，在實(shí)際操作中則可以借鑒英、美兩國(guó)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在限定歸檔社交媒體平臺(tái)的同時(shí)，參照現(xiàn)行文件材料歸檔范圍并結(jié)合問(wèn)題導(dǎo)向指引進(jìn)行歸檔鑒定。

首先，限定歸檔社交媒體平臺(tái)既可以使文件捕獲的目標(biāo)更明確、操作更簡(jiǎn)便，也能保證捕獲的社交媒體文件具有相對(duì)統(tǒng)一的格式，便于保管和利用。考慮到目前我國(guó)社交媒體發(fā)展?fàn)顩r，筆者認(rèn)為，選擇微博、微信兩大主流社交媒體比較適合。一方面，微博、微信是目前覆蓋面最廣、影響力最大的社交媒體。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2017年上半年，微博和微信的月活躍用戶(hù)數(shù)分別達(dá)到3.61億和9.63億；另一方面，微博、微信是目前最主要的政務(wù)新媒體內(nèi)容創(chuàng)作平臺(tái)，據(jù)2017年1月19日發(fā)布的《2016政務(wù)指數(shù)·微博影響力報(bào)告》統(tǒng)計(jì)，截至2016年底已開(kāi)通認(rèn)證的政務(wù)微博164522個(gè)，其中政務(wù)機(jī)構(gòu)官方微博125098個(gè)，全年共發(fā)博7469萬(wàn)多條，總閱讀量超過(guò)2605億次，閱讀量超過(guò)100萬(wàn)的有1.2萬(wàn)多條，微博依然是國(guó)內(nèi)規(guī)模最大的移動(dòng)政務(wù)平臺(tái)。政務(wù)微信雖然起步稍晚，但是截至2016年底政務(wù)微信公眾號(hào)也已經(jīng)超過(guò)10萬(wàn)個(gè)。

其次，證據(jù)型社交媒體文件的歸檔范圍可以參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)范執(zhí)行。一般來(lái)說(shuō)，各類(lèi)機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人在使用社交媒體過(guò)程中產(chǎn)生的信息只要與其社會(huì)職能、業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)，都應(yīng)該納入歸檔管理范圍。還可以借鑒NARA在《社交媒體文件管理指南》中的規(guī)定，通過(guò)設(shè)定各種問(wèn)題來(lái)檢測(cè)信息內(nèi)容是否具有歸檔價(jià)值。如，信息內(nèi)容是否包含一個(gè)機(jī)構(gòu)政策、業(yè)務(wù)及工作任務(wù)相關(guān)的依據(jù)？是否只能在社交媒體平臺(tái)上獲取？機(jī)構(gòu)是否使用社交媒體工具發(fā)布官方信息？信息內(nèi)容是否包含業(yè)務(wù)需求？等等。如果以上任何一個(gè)問(wèn)題的答案是肯定的，那么，這個(gè)信息內(nèi)容就很可能需要作為檔案歸檔保存[7]。

此外，社交媒體文件的歸檔鑒定還必須考慮原創(chuàng)性和互動(dòng)性，面對(duì)不同服務(wù)器上的同一信息內(nèi)容，我們只需要?dú)w檔原始信息，沒(méi)有必要把所有相同的信息內(nèi)容都保存起來(lái)。歸檔的社交媒體文件應(yīng)該是原創(chuàng)性信息，如果某個(gè)信息內(nèi)容只是簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)發(fā)，那么就不需要?dú)w檔保存。如果這個(gè)信息內(nèi)容包含了其他人對(duì)其進(jìn)行的“加工”，例如公眾的評(píng)論等，那么它就有可能需要?dú)w檔保存。

2.2 記憶型社交媒體文件的歸檔鑒定

記憶型社交媒體文件與傳統(tǒng)檔案文件相比有著較大差異，其系統(tǒng)性不強(qiáng)，內(nèi)容比較瑣碎和私密，具有廣泛的社會(huì)性和參與性，只有置于社會(huì)網(wǎng)絡(luò)中聚合才能凸顯其社會(huì)意義。因此，傳統(tǒng)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)不適用于記憶型社交媒體文件的歸檔鑒定。筆者認(rèn)為，對(duì)記憶型社交媒體文件價(jià)值鑒定的關(guān)鍵是對(duì)社交媒體的特點(diǎn)互動(dòng)性進(jìn)行解讀。

在社交媒體平臺(tái)上，用戶(hù)之間以信息內(nèi)容和人際關(guān)系為基礎(chǔ)展開(kāi)各種互動(dòng)、形成各種關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，因此社交媒體信息內(nèi)容的價(jià)值判斷不能只著眼于信息內(nèi)容本身，而要從社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的角度展開(kāi)，通過(guò)信息內(nèi)容本身、與其他信息內(nèi)容的關(guān)系以及信息內(nèi)容生成者之間的關(guān)系進(jìn)行具體分析[8]。如，新浪微博的每日熱門(mén)話(huà)題都會(huì)引發(fā)大規(guī)模的互動(dòng)信息，用戶(hù)的評(píng)論、轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)于其個(gè)人而言并無(wú)太大意義，但是成千上萬(wàn)的用戶(hù)評(píng)論匯集起來(lái)就可以成為代表不同社會(huì)群體的觀點(diǎn)，其社會(huì)意義就會(huì)得到極大提升。可以說(shuō)社交媒體信息的互動(dòng)熱度在一定程度上顯示著社會(huì)關(guān)注度，互動(dòng)熱度越高，其社會(huì)關(guān)注度就越高，重要程度也越高，作為社會(huì)“記憶”予以保存的可能性和必要性也就越高。

如今社交媒體平臺(tái)類(lèi)型越來(lái)越多，平臺(tái)所提供的功能日趨多樣，社交媒體信息呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的發(fā)展趨勢(shì)。因此，對(duì)于記憶型社交媒體文件的歸檔鑒定應(yīng)當(dāng)是在尊重個(gè)性的基礎(chǔ)上，依據(jù)社會(huì)總體的價(jià)值導(dǎo)向建立普適性標(biāo)準(zhǔn)，保證被認(rèn)定具有檔案價(jià)值的社交媒體信息資源能夠得到規(guī)范管理。

3 社交媒體文件歸檔管理模式的構(gòu)建

由于社交媒體平臺(tái)的多樣性、社交媒體信息的海量化以及技術(shù)上存在的困難，檔案機(jī)構(gòu)無(wú)法再以傳統(tǒng)模式管理數(shù)以千萬(wàn)計(jì)的社交媒體文件。加拿大檔案學(xué)教授特里·庫(kù)克指出：“這個(gè)世界有太多的證據(jù)、太多的記憶、太多的認(rèn)同，現(xiàn)有檔案館能夠收集的僅僅是它們的一小部分……在這個(gè)新的數(shù)字世界，職業(yè)檔案工作者應(yīng)該成為輔導(dǎo)員、宣傳員、教練員，鼓勵(lì)作為社會(huì)參與過(guò)程的建檔工作，沒(méi)有必要把所有的檔案產(chǎn)品收集到我們的檔案館。”[9]也就是說(shuō)，職業(yè)檔案工作者既要擔(dān)當(dāng)“證據(jù)”和“記憶”的守護(hù)者，又要以輔導(dǎo)員、宣傳員、教練員的身份推動(dòng)檔案管理社會(huì)化。

3.1 社交媒體文件社會(huì)化管理模式的構(gòu)成

筆者認(rèn)為，社交媒體文件的歸檔管理需要構(gòu)建社會(huì)化的管理模式，既需要檔案機(jī)構(gòu)、政府機(jī)構(gòu)、商業(yè)機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體等的參與，也需要鼓勵(lì)公眾的參與。這些不同的管理主體在開(kāi)放的平臺(tái)上進(jìn)行多方協(xié)作，共同實(shí)現(xiàn)對(duì)社交媒體文件的有效管理。NARA在《Web2.0/社交媒體平臺(tái)的文件管理指南》中指出，社交媒體時(shí)代要求檔案管理人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員、社交媒體管理者、信息技術(shù)人員、隱私保護(hù)和信息安全保護(hù)人員以及其他相關(guān)參與者共同承擔(dān)信息發(fā)布與管理的責(zé)任[10]。具體來(lái)說(shuō)，社交媒體文件的社會(huì)化管理模式可以分為兩方面：一是檔案機(jī)構(gòu)基于適應(yīng)社交媒體環(huán)境的專(zhuān)業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度體系，從全社會(huì)的角度管理政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的證據(jù)型社交媒體文件以及部分價(jià)值較高的記憶型社交媒體文件；二是鼓勵(lì)公眾基于社會(huì)網(wǎng)絡(luò)，在檔案機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)和推動(dòng)下，依托檔案機(jī)構(gòu)、商業(yè)機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)等提供的平臺(tái)與技術(shù)，自主管理個(gè)人所形成的記憶型社交媒體文件，并將其中有價(jià)值的部分提供社會(huì)共享[11]。社會(huì)化管理模式不僅可以分擔(dān)檔案機(jī)構(gòu)過(guò)重的管理負(fù)荷，也有利于從形成者和利用者的角度構(gòu)建社會(huì)記憶。

3.2 證據(jù)型社交媒體文件的歸檔管理

對(duì)于證據(jù)型社交媒體文件的歸檔管理，筆者比較傾向于美國(guó)的做法，也就是社交媒體文件的捕獲和管理由生成者自主完成，檔案機(jī)構(gòu)只負(fù)責(zé)制定政策標(biāo)準(zhǔn)和保管具有永久保存價(jià)值的社交媒體文件。如，各級(jí)政府機(jī)構(gòu)按照要求及時(shí)捕獲所發(fā)布的社交媒體信息，形成在線(xiàn)社交媒體文件數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)定期將其中具有永久保存價(jià)值的社交媒體文件向檔案機(jī)構(gòu)移交；歸檔保存的社交媒體文件應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一的格式，除了包括正文、必要的背景信息，還應(yīng)當(dāng)包括互動(dòng)信息，可以允許機(jī)構(gòu)刪除互動(dòng)信息中某些違反法律法規(guī)、不合乎社會(huì)道德倫理的言論；在線(xiàn)社交媒體文件數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)面向全社會(huì)開(kāi)放，公眾可以直接通過(guò)政府機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站進(jìn)行查找、利用，也可以通過(guò)檔案機(jī)構(gòu)提供的入口鏈接至數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3 記憶型社交媒體文件的歸檔管理

記憶型社交媒體文件類(lèi)型多樣、數(shù)量龐大、保存價(jià)值不一，不適合由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。如前文所提到，當(dāng)中價(jià)值較高的可以由檔案機(jī)構(gòu)歸檔保存，而一般性的則提倡由公眾自行保存。具體來(lái)說(shuō)，一方面，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)關(guān)注社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題并及時(shí)捕獲相關(guān)的社交媒體信息，或者按照主題捕獲相關(guān)的社交媒體信息，形成相應(yīng)的專(zhuān)題性資料，如，英國(guó)國(guó)家檔案館以2012年倫敦奧運(yùn)會(huì)與殘奧會(huì)為主題，有選擇地歸檔了中央政府部門(mén)所發(fā)布的有關(guān)奧運(yùn)會(huì)的Twitter及YouTube內(nèi)容，有效保留了官方層面關(guān)于倫敦奧運(yùn)會(huì)的完整“記憶”[12]；另一方面，公民個(gè)人的一般性社交媒體信息可借助第三方平臺(tái)自行保存和管理，如，Twitter在2012年底推出了歸檔功能，即由Twitter提供平臺(tái)與技術(shù)手段，用戶(hù)能夠?qū)⒆约喊l(fā)布的所有tweets按月分期下載保存在本地，并可以通過(guò)關(guān)鍵字、特定短語(yǔ)、標(biāo)簽和用戶(hù)名進(jìn)行搜索[13]。

3.4 第三方平臺(tái)在社交媒體文件歸檔管理中的作用

社交媒體文件的歸檔管理離不開(kāi)社交媒體平臺(tái)的合作和技術(shù)支持。如，依托社交媒體平臺(tái)設(shè)計(jì)歸檔模塊直接進(jìn)行歸檔，或者利用社交媒體平臺(tái)所提供的云空間保存需要?dú)w檔的信息，或者利用社交媒體平臺(tái)的標(biāo)簽功能進(jìn)行歸檔信息分類(lèi)等[14]。筆者認(rèn)為，將社交媒體文件尤其是海量記憶型社交媒體文件依托社交媒體等第三方平臺(tái)進(jìn)行管理是可行且必要的，這就類(lèi)似于將商業(yè)性文件中心的管理從實(shí)體機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)移到數(shù)字平臺(tái)上。NARA在《Web2.0/社交媒體平臺(tái)的文件管理指南》中就提出可以在第三方平臺(tái)進(jìn)行檔案管理，前提是政府機(jī)構(gòu)與第三方平臺(tái)供應(yīng)商簽署必要的服務(wù)協(xié)議，將檔案管理的條款列入其中。如，社交媒體信息內(nèi)容符合《聯(lián)邦檔案法》關(guān)于檔案的定義，信息內(nèi)容在該平臺(tái)持續(xù)使用期間可以得到有效保存，而必要時(shí)又可以標(biāo)準(zhǔn)格式遷移至檔案機(jī)構(gòu)的管理平臺(tái)，確保雙方可以實(shí)現(xiàn)對(duì)社交媒體信息的有效管理[15]。隨著政策法規(guī)的完善以及信息技術(shù)的發(fā)展，第三方平臺(tái)作為社交媒體文件管理平臺(tái)將會(huì)更為普及。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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