測繪業(yè)務檔案分類探析

王曉琳/浙江省測繪資料檔案館

檔案分類是指依據(jù)一定的標準，如按照檔案來源、時間、內(nèi)容、形式特征等，對檔案進行有層次的區(qū)分并組成相應的有機體系。從宏觀上看檔案分類有兩種類型：一是檔案實體的分類，即檔案保管體系構(gòu)成方面的分類，是使檔案文件從無序到有序并固定其存放位置；二是檔案目錄中檔案信息內(nèi)容的分類，即檔案分類檢索系統(tǒng)方面的分類，是將每一份檔案文件或每一個保管單位著錄成條目，繼而對條目進行分類。測繪業(yè)務檔案是測繪工作的原始記錄，隨著測繪與地理信息工作內(nèi)容日益豐富和業(yè)務規(guī)模不斷擴大，測繪業(yè)務檔案管理呈現(xiàn)以下特點：一是檔案增長迅猛，如某省級測繪資料檔案館館藏測繪業(yè)務檔案已逾300TB，且檔案以每年70TB左右的速度增長；二是檔案結(jié)構(gòu)愈加復雜，不但包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且包括大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，檔案檢索耗時長、難度大；三是檔案內(nèi)容和載體類型復雜。當前必須改進原有的檔案分類方法，實現(xiàn)檔案高效管理和便捷利用。

1 測繪業(yè)務檔案的實體分類

一是按檔案內(nèi)容分類。檔案內(nèi)容是非數(shù)字檔案分類的最主要依據(jù)，按內(nèi)容組卷不會破壞檔案的成套性和系統(tǒng)性。2015年國家測繪地理信息局、國家檔案局印發(fā)的《測繪地理信息業(yè)務檔案管理規(guī)定》就將傳統(tǒng)非數(shù)字測繪業(yè)務檔案按照內(nèi)容劃分為15類，分別為項目管理、航空航天遙感影像獲取、大地測量、測繪地理信息采集與更新、地理信息數(shù)據(jù)庫建庫與維護、地理國情監(jiān)測（普查）、應急測繪保障、測繪成果與地理信息應用服務、工程測量、海洋測繪與江河湖水下測量、界線測繪、不動產(chǎn)測繪、地圖制作、測繪科學技術(shù)研究、其他（測繪計量、測繪儀器設(shè)備、基本建設(shè)），并建議采用“內(nèi)容分類號—年度—流水號”的檔號編制規(guī)則。

二是按檔案載體分類。檔案載體類型是數(shù)字檔案分類的最主要依據(jù)。當前數(shù)字測繪業(yè)務檔案呈現(xiàn)數(shù)量龐大和載體類型多樣的特征，檔案載體一般包括光盤、硬盤、磁帶等。在實際工作中，同一項目的數(shù)字檔案因數(shù)據(jù)量龐大而無法歸集到同個載體中，往往分散存儲在不同載體上，如果按業(yè)務內(nèi)容進行分類，必然需要重新整理檔案，這不僅破壞了檔案的原始記錄性、不能保證文件的有機聯(lián)系和案卷的成套性與系統(tǒng)性，還增加了工作量。因此，數(shù)字測繪業(yè)務檔案的實體分類應以載體類型作為分類依據(jù)。

三是使用“互見號”。“互見號”是反映載體不同但內(nèi)容相同檔案的檔號，《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》要求“互見號”應寫入備考表中并注明檔案載體類型。一般來說，同一內(nèi)容的測繪業(yè)務檔案通常包含紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案存在對應關(guān)系，應將每一盤（或盒、件等）數(shù)字檔案作為一個保管單位進行排列和編制檔號，可以“載體類型—年度—流水號”作為數(shù)字檔案的檔號編制規(guī)則，并將檔號填入對應紙質(zhì)檔案備考表的“互見號”中。

2 測繪業(yè)務檔案的信息分類

一要突破載體類別的限制。檔案檢索是檔案利用工作的重要環(huán)節(jié)，檔案檢索并不是直接檢索檔案實體，而是檢索檔案著錄、標引后形成的一個個條目。為此檔案信息分類應突破載體類別的限制，將同一內(nèi)容的檔案目錄集中在一起，如將紙質(zhì)地形圖和數(shù)字地形圖集中起來、將紙質(zhì)項目文檔和數(shù)字化項目文檔集中起來，以方便檢索。

二要突出測繪專業(yè)要素。在檔案信息分類時應突出專業(yè)要素的提煉，時間、地域?qū)傩?、比例尺等信息是測繪與地理信息工作的重要特性，可將歷史時期、地理區(qū)域、比例尺等屬性作為測繪業(yè)務檔案信息分類的依據(jù)，如測繪地理信息采集與更新類可按常用比例尺大小劃分類別，而地圖制作類可按制圖時期分為古代地圖、民國地圖、現(xiàn)代地圖等，亦可按地域分為省外、本省級、地市級等。

三要體現(xiàn)層級關(guān)系且可縮減或擴展。測繪業(yè)務檔案的信息分類目錄是將檔案著錄的條目按分類號排列而形成的層級式目錄，包含基礎(chǔ)類目及其各級子類的分級目錄。這一層級目錄應有固定的編碼規(guī)則，并支持縮減、合并和增加等基本操作。以測繪地理信息采集與更新類為例，其二、三級目錄以數(shù)字為代號，1∶10000比例尺以英文字母“G”為代號，若有其他二級類目或其他比例尺可適當增加。