做好數字檔案公共服務工作的若干思考

章 萍/浙江金融職業學院

檔案公共服務是指政府部門運用公共權力或資源，向全體社會公眾或特殊群體提供其所需的政府政務信息、現行政策法規、各類憑證材料等綜合信息服務，以滿足社會公眾對檔案信息的需求。隨著信息技術的快速發展，檔案數字化建設快速推進，數字檔案公共服務也得到了越來越多的關注。數字檔案公共服務有兩方面的內容。第一，數字檔案公共服務是一種檔案管理類的公共服務，從服務的主體看，數字檔案公共服務的主體包括檔案行政部門、相關單位檔案館（室）以及檔案中介機構等，本文討論的數字檔案服務專指檔案部門提供的數字檔案服務；從職能上看，上述主體向社會提供數字檔案的收集、整理、保管、提供利用等服務。第二，數字檔案公共服務是一種數字化的檔案公共服務，從技術管理上看，數字檔案公共服務充分運用數字化技術為檔案管理工作服務，使用計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術等輔助檔案管理工作；從服務方式上看，數字檔案公共服務為社會提供數字化的檔案服務，即綜合運用網絡、移動設備或新媒體平臺向社會各界提供便捷的檔案服務。

做好數字檔案公共服務工作是檔案部門利用信息技術創新服務方式方法的重要工作內容。2017年全省檔案公共服務推進會上，浙江省檔案局（館）長劉蕓要求把加強檔案信息化建設作為提升點、把堅定不移走向開放作為拓展點，這對做好數字檔案公共服務具有較強的指導意義。一般來說，數字檔案公共服務具有用戶需求多樣化、服務方式主動化、對檔案信息安全的要求較高等特點，據此要制定有針對性的工作舉措，以實現檔案信息資源的利用價值。

1 完善檔案公共服務內容

當前用戶對檔案信息的利用需求不斷增多，對檔案服務質量的要求日益提高。檔案部門要依托信息技術，將以紙質存儲、被動服務為主的工作方式逐步轉變為以數字存儲、主動服務為主的工作方式。一方面，通過互聯網、大數據等，主動收集分析用戶的檔案信息需求，并根據用戶需求，在整理加工館藏資源的基礎上，利用信息技術為用戶主動提供優質便捷的檔案服務。另一方面，通過建立完善的檔案信息導航系統和優化智能檢索，在最大程度地滿足用戶檔案利用需求的同時提升其利用體驗。

2 提高檔案資源建設水平

劉蕓指出，“檔案資源是檔案公共服務的重要基礎。要按照‘增量重民生、存量重開放、收放重時效’的原則，進一步夯實檔案公共服務的資源基礎”。對此必須要加強檔案資源建設，首先要對紙質文件、圖片檔案、音視頻資料等不同存儲載體或格式的檔案資源進行數字化，并建立數字檔案目錄。其次要提升檔案資源建設的系統性和覆蓋面，制定統一的數字檔案標準規范并開發組織結構相同或能夠實現資源相互兼容的系統，對不同部門的電子文件資源進行整合，實現跨部門、跨地區的數字檔案接收、存儲與調閱，消除“信息孤島”現象。目前浙江省在“異地查檔、跨館服務”的基礎上，建成并使用浙江檔案服務網，實現“一網查檔、百館聯動”。再次要根據檔案信息的調閱使用頻次，對調閱頻次高、用戶關注度強的檔案資源進行歸集整合，形成專題檔案數據庫，更好地滿足用戶需求。

3 強化檔案安全管理

開展數字檔案公共服務，檔案實體因物理、化學因素而被毀損的概率大大減小，檔案安全工作的重點發生了較大變化。其一，檔案部門在網絡布線、網絡聯接、局域網和廣域網環境考察、網絡設備的選型等網絡基礎建設中必須充分考慮檔案安全因素，確保支撐系統運行的物理設備安全運行和網絡環境的絕對安全。其二，要保障數字檔案在存儲、備份、格式轉換過程中的安全，通過應用防火墻和防病毒技術，提高數字檔案的安全性。其三，要完善應用系統、用戶模型和使用規則。通過用戶權限分層，防止檔案信息被越權竄改、刪除或惡意破譯；通過加密技術，保障檔案信息在傳輸過程中的絕對安全，防止涉密文件內容被截獲破譯；通過數字簽章、數字簽名等數字水印技術，提高信息安全合法傳遞的效率。