CFO的創業“魔方”

文/本刊記者 袁躍

>> 李靜：好的資金管理同樣可以為企業創造收益。

同樣的資源情況下，合理利用資源才會使后發企業更有競爭力。讓最少的資金發揮最大的使用價值，這需要更多技巧和智慧。

對于魔方愛好者來說，竭盡全力尋找不同的解法，不斷練習，嘗試以更簡單、更迅速、更優雅的姿勢高效還原魔方是他們持續追求的目標。對魔方異常癡迷的凱潤星云網絡技術有限公司（簡稱“凱潤星云”）創始合伙人兼CFO李靜說，她開發費用魔方的最初目標就是想要升級和改變現有的費用管理模式。當費用魔方產品落地之后，強大而靈活的預算管控功能使費用管控變得簡捷而不簡單，執行跟蹤、預算控制、異常管理形成了三個層次的運營風險控制。

魔方初體驗

2014年，李靜在先鋒金融集團負責財務公司的共享中心項目。當時，集團同時上線了六大系統：核算系統、實物資產管理系統、影像系統、資金管理系統、共享作業系統和預算費控系統。李靜介紹說，當時，市面上的預算費控軟件大都在界面美化、流程優化和系統易用性方面需要進一步提升。“軟件公司會配合我們的需求不斷修改，但是由于負責軟件技術的人員缺乏實際財務管理經驗，無法理解企業的真正需求，這就造成傳統項目定制化實施模式無法滿足我們對系統的要求。”此時，SaaS模式在美國的主要行業得到大規模應用，而企業服務在我國市場的滲透率距離美國差距非常遙遠，李靜和團隊意識到SaaS在國內市場潛力巨大，將迎來一場軟件實施方式的變革，于是一拍即合決定創業，這一決定得到了集團的大力支持。

2014年底，以提升企業級財務管理水平為目標的凱潤星云成立。作為創始合伙人，有著十多年財務管理經驗的李靜發現，傳統財務工作流程中有幾個關鍵問題亟待解決。首先，傳統審批工作只能在紙質和基于PC系統才能實現，無法在移動端操作，這就造成了審批的不便捷，報銷時效性差，員工體驗差。其次，預算控制需要缺乏靈活性，不同的科目、部門、事項等需要不同的控制強度。最后，集團下屬公司在集中采購和跨機構結算方面存在很多問題。李靜和團隊決定將解決這些實際問題作為第一款產品的出發點。

首先，針對費用審批不便利的問題，凱潤星云開發了人工智能費用魔方，系統能夠完成的工作就不要人工，同時還實現了移動端辦公。其次，將包含費用支出的事項嵌入預算審批，當發生出差或采購事項時，直接匹配成本中心和預算管理部門，扣減預算額度，發起審批，審批通過后出票或者發貨。如此一來，供應商再也不用被貨款月結效率低下所困擾，壞賬和枯燥的對賬工作也都消失了。李靜補充說，“幫助企業做好費用管控，提高報銷效率是避不開的環節。我們在系統接入攜程、藝龍、去哪兒、滴滴打車、京東等平臺，讓員工可以在軟件中直接使用相應的服務，平臺在月底為企業開具一張發票，一并結算，員工不用再去墊款、黏貼發票，報銷實現人工智能一步到位。”

截至2015年9月，費用魔方累計服務100多家中小企業。但此時，李靜發現了新的問題。本來計劃在企業試用服務一段時間后，培養他們的付費習慣，但早期企業由于規模小，付費能力差，再加上初創時費用魔方覆蓋行業范圍廣泛，很難統一需求。后來經過團隊討論，凱潤星云迅速調整產品方向，鎖定保險、銀行、證券、電商、會計事務所、律師事務所六大行業。“同行業的需求基本上相差不大，我們決定按行業分類逐步推進，在每個行業選中行業大客戶作為標桿。因為保險公司對預算管理的需求最為精細化，我們合伙人對保險行業共享中心也最為熟悉，所以鎖定的第一個行業是保險業。”

精打細算的管家

對于初創企業來說，財務管理尤其重要。李靜認為，“同樣的資源情況下，合理利用資源才會使后發企業更有競爭力。公司成立初期，用好股東的每一分錢，讓最少的資金發揮最大的使用價值，這比成熟公司的財務管理需要更多技巧和智慧。”

隨著通脹和人力成本的上升，如何使成本最小化是創業型公司普遍面臨的一大問題，也是對CFO能力的一大考驗。作為初創公司，凱潤星云也面臨一系列細碎的問題。為解決工位使用率低的問題，李靜提出了取消所有銷售工位的大膽建議。“我們取消所有銷售工位，租用實惠的復式房作為辦公場地，簡單裝修成商務談判會所，較傳統會議室更適合商務，不僅不會影響客戶印象，更重要的是，財務成本高的問題也得到了解決。”李靜對于取得的成效十分滿意。

當今，科技公司競爭靠的是技術，在降低了一系列成本之后，如何將業務部門預算做到真正 的事前有效控制成為另一個亟待解決的問題。“通過啟用變動性預算，建立控制模型，業務費用預算根據利潤和收入進行實時變化。”李靜再次做出快速回應。以費用魔方為例，在預算費控系統的業務費用科目后臺設置控制模型，提交報銷單的時候，系統會自動校驗是否符合預算。

此外，合同系統負責處理收入事項，每次簽約付款都會實時傳輸至預算系統。對于費用魔方項目成本中的人員成本管理，李靜也有自己的管理心得。項目管理系統根據工資、社保、福利等計算出精確的人均成本（元/小時）。對于跨項目管理人員，他們的每項工作都由項目經理派單，項目經理能實時查看人員所在項目的進展情況。費用成本直接在費控報銷的時候，選擇項目段，項目預算審批流與日常部門預算審批流程自動區分，兩者互不干擾。每個VIP大客戶都有專屬服務團隊，項目經理相當于管理一個小公司，根據毛利計算獎金，負責整體項目的控制，保證項目利潤，系統中實時可以看到項目利潤，甚至每個項目人員創造的利潤數據都歸集在系統中。

“只要根據我們設置的財務模型，就實時可以監控到每個項目的利潤表。精細化做到財務分析數據支持業務發展，把公司利潤指標分配到每個員工身上，極大提高公司戰斗力。對于發布會等純花錢的項目，其目標就是在控制成本的基礎上提高項目效果，把每筆錢都花在刀刃上。在不超過項目預算前提下，做到讓上級滿意，同時節省預算。對數據的考核要以歷史數據為依據，并出具分析報告，以此提升項目成就率。”李靜坦言。

除了全方位節流，李靜還特別注重開源。“對于財務管理的傳統認知是省錢，認為開源是業務部門的事情，其實不然，好的資金管理同樣可以為企業創造收益。所謂財務部不能創收，那是管理誤區。”李靜擁有多年的資金管理和投資工作經驗，這使她養成了一個習慣，“如果我發現活期賬戶中有資金沉淀，強迫癥就會發作。”她笑稱。李靜向我們講述了費用魔方在收到紅杉資本和真格基金領投的1500萬元資金后，她第一個念頭就是如何使這筆資金產生最大化的收益。“經過對公司的現金流合理預測，我們確定了投資組合配置方案。將三分之二的資金投資于集團保本產品，收益除去日常運營外，再投到保本活期貨幣基金，臨時有其他保證金收入再做組合調整。這樣下來，保本收入和貨幣基金部分的收益足夠抵消大部分費用開銷，不僅沒有增加太多的人工成本，又能確保資金安全。”對此，李靜頗感欣慰。

2017年，李靜又啟動了魔方的另一面，開發了基于互聯網SaaS的資金云產品--司庫立方。“這個項目通過與預算管理系統銜接，使費用預算和現金流預算相輔相成，為企業提供全流程財資管理，通過共享支付云將企業財務管理、銀企直連、理財平臺打通，并通過互聯網技術手段實現掌上一體化企業財資管理金融平臺，讓現金流創造應有的價值。”這將是她在CFO創業路上的又一個里程碑。