網上報賬系統：張弛有道細化管理

文/中興財務云

網上報賬系統的出現，使得財務處理效率得以大幅提升，尤其對于共享服務中心的實施，對企業的運作有著諸多實際意義。

作為財務運營系統的核心信息系統，網上報賬系統是財務相關信息收集和傳遞平臺，是實現報賬信息采集、審批、傳遞和財務審核以及賬務自動處理的信息中轉系統。

網上報賬系統主要包括網上報賬及費用預算兩大部分內容。網上報賬實現“業務申請”、“員工報銷”、“業務審批”、“財務審核”、“任務分配”、“賬務生成”的全過程管理，同時為各個層級用戶提供豐富的查詢分析功能?！百M用預算”功能實現了費用預算從編制、執行控制、到分析考核的閉環管理，通過費用預算與網上報賬的聯動，實現了對網上報賬的各個業務環節進行實時預算控制。網上報賬系統提供了員工報賬門戶功能，對于已經使用企業內部辦公系統的用戶能夠和企業現有系統集成，實現方便、快捷、安全的單點登錄。目前，越來越多的網上報賬系統產品除了支持WEB網絡端接入外，還支持手機、PAD、微信等多平臺的審批查詢，最終達到財務業務一體化管理應用。網上報賬系統功能框架（如圖1所示）。

圖1 網上報賬系統功能框架圖

網上報賬系統功能

（1）費用預算。費用預算管理是組織、目標、過程控制的有機統一，通過費用預算管理模型的應用，樹立企業全員費用預算意識，加強費用管控，降低企業費用成本，全面提高企業競爭力。通過網上報賬系統實現的預算控制分為額度控制和預算控制兩類。

額度控制是指員工的部分報銷事項存在額度要求（額度上限或標準額度），對此類報銷在系統的單據模板中進行額度控制。預算控制是指網上報賬系統將報賬單據中與預算相關的需要進行預算控制的報賬項目信息提供至預算管理系統，預算管理系統對需要進行控制的數據進行檢查核實后，將預算控制結果返回網上報賬系統，從而實現后續的預算控制。

（2）業務申請管理。業務申請是指員工對某一業務事項的申請，例如出差、采購等，這些業務一般都需要在執行完成后進行報銷。單位可以規定某些報銷必須經過事前業務申請，在費用報銷時，需要關聯相關的業務申請單據。網上報賬系統一般可提供費用類、資金類事項的業務申請功能，但物資采購類、工程結算類等其他類的業務申請更多在獨立外圍的業務系統中提出，員工在網上報賬系統中提交單據進行報賬申請時，需要關聯其相關的業務申請單據。

（3）報賬申請管理。報賬申請環節實現了財務報賬信息的原始采集，完成了信息自業務人員直接獲取的問題。對于報銷而言，各個企業的特點是不同的，有的企業差旅業務比較多，有的企業業務招待比較多，因此報賬申請單據模板的定制便很有講究?？偟膩碚f，報賬申請模板可以分為固定模板和可配置模板兩種。

通常情況下，企業自行開發的或者外購的網上報賬系統產品會采用固定模板的形式。固定模板形式下，系統需要根據每個公司不同的業務情況進行報銷模板的定制化開發，如差旅費報銷模板、業務費報銷模板等。固定模板具有開發速度快，業務吻合度高的特點，同時可以將業務邏輯、報銷標準等可標準化的業務規則嵌套入模板內，減少員工制作報銷單時輸入的工作量和審批人員的判斷點。但由于其定制開發的背景，當業務需求發生變化時，需要修改程序以適應這種變化，這勢必造成變化過程的延誤。這種情況下，需求的變化如需迅速在模板上調整實現，可采用配置模板，但所存在的問題就是初始開發成本較高，需要投入資源開發模板配置工具和嵌入工具。

（4）借還款、預付款管理。員工借款是指單位內部員工基于業務需要從單位暫時借出的款項，員工借款在所辦業務完成后應盡快核銷或者歸還。網上報賬系統一般通過提供專用于員工借款和員工還款兩個業務的單據進行借還款的管理，可支持按總額或單筆金額等多維度組合的借款限額管理，實時提示借款余額及限額的員工借款全周期管理，及遵守“借款前款不清、后款不借”原則的員工借款控制管理。

預付款一般包括公司按照相關合同規定預付給供應商的款項，以及在日常經營活動中無合同而需要預先支付給供應商的款項。針對有合同的預付款，其預付申請需要與合同信息掛鉤；針對無合同的預付款，系統可提供定向的預付業務限制控制或嚴格的審批控制。對已有預付款的供應商，當員工或財務會計在網上報賬系統中進行預付報賬或財務審核時，系統可顯示并提醒尚有預付款未核銷的信息。

（5）業務審批管理。網上報賬系統通過提供工作流平臺，實現可視化定義跨單位、跨部門的流程審批。業務處理時，從下級到上級業務單據在系統中按照已經定義好的流程進行流轉，能夠實現各類審批業務的流程化管理。領導進行報銷單據審批時，可通過網絡或移動終端在線進行操作，不受時間和空間的限制，同時審批過程電子化、流程固化，有利于報銷制度規范的執行。

網上報賬系統支持多種審批方式，如代理審批、加簽審批、業務會簽、回退審批和跳轉審批，系統可根據企業具體業務要求在不同流程中配置不同的審批方式。網上報賬系統的審批界面也可靈活定義，如支持特殊審批流程的人工推送功能，即遇特殊事項報銷，可由特定人員將報銷單推送到相關業務審批人審核。此外，隨著移動辦公技術的發展，網上報賬系統已可支持移動審批，實現了多個平臺工作流的待辦任務審批、駁回、查看單據、查看日志、查看流程圖等功能，滿足及時性和便捷性的需求。

（6）任務分配管理。網上報賬系統可將各種待處理的業務以任務的形式放在作業池中，由作業人員以單據提取模式從作業池中提取待處理單據，通過靈活設置各類任務分配規則，將系統內各類單據在各組織與用戶間進行分工，并對任務的處理過程進行詳細記錄，以備后續對單據的處理結果進行績效考核。

（7）財務審核管理。財務審核工作主要是針對已經通過領導審批過的單據，審查的是系統中填寫的單據詳情與提交人實際送交的發票是否吻合，包括金額、票據張數等。審核完成后系統可自動發送付款信息到資金管理系統完成付款的業務辦理，同時可根據系統中預設的憑證模版在核算系統中自動生成財務憑證。網上報賬系統財務審核流程（如圖2所示）。

（8）賬務處理。賬務處理功能具體包括財務數據的預處理、狀態管理和銀行支付文件三個子功能。財務數據的預處理功能是對待導入核算系統的數據按照系統對各個字段的要求逐個校驗，以達到核算系統自動生成會計憑證的要求。狀態管理功能是對單據從網上報賬系統導出過程中的各個狀態進行管理、監控和異常處理。財務審核和賬務處理完畢后，下一個環節是銀行支付。網上報賬系統可根據銀行所要求的數據標準格式生成付款文件，通過網上銀行支付文件上傳的方式或者銀企互聯方式將系統數據傳遞至銀行，完成最終的支付業務。網上報賬系統數據導入會計核算系統（如圖3所示）。

（9）查詢分析管理。網上報賬系統針對業務人員、業務領導、財務人員均提供了豐富的報表查詢分析功能，使得各環節的業務處理更有效率，整個流程更加透明，并有充足的數據支持共享服務中心的運營管理。

（10）移動應用。網上報賬系統的移動報銷及審批功能主要基于移動互聯網隨時隨地、快速的信息傳遞特點，將報銷申請、審核、查詢、流程監控等過程連接起來。通過整合移動設備以及第三方信息，為用戶整個費用活動提供人性化服務。

（11）基礎數據（系統管理平臺、審批流平臺、信息發布平臺）。網上報賬系統中的基礎信息主要包括人員、公司組織的基礎信息以及和報銷相關的業務規則。報銷相關的業務規則通過在系統中進行維護的方式可以在員工提單時就自動進行控制，系統的自動控制降低了員工填單出現差錯的可能性，也減少了財務人員在審核時的判斷點。

圖2 網上報賬系統財務審核流程示意圖

圖3 網上報賬系統數據導入會計核算系統示意圖

網上報賬系統信息對接管理

網上報賬系統擁有高度的可集成性，與預算管理系統對接，實現預算的實時管控；與會計核算系統對接，實現賬務的自動生成；與銀企互聯系統對接，實現不落地的付款支付；與電子影像系統對接，實現高效的影像流轉；與其他前端業務系統對接，實現業務信息的自動采集。網上報賬系統框架對接（如圖4所示）。

（1）與預算管理系統的對接。網上報賬系統通過將需要預算控制的報賬信息傳遞至預算管理系統，并得到預算控制結果，實現預算控制功能。具體為：在員工提交報賬單據時，網上報賬系統自動將該報賬單據中需要進行預算控制的報賬項目信息導入預算管理系統，生成對應預算項目的保留金額（凍結數）；當報賬單據被駁回時，釋放對應預算項目的保留金額（凍結數）；當報賬單據被最終審批后，釋放對應預算項目的保留金額（凍結數），并生成對應預算項目的實際發生金額（執行數）。網上報賬系統與預算管理系統接口關系（如圖5所示）。

（2）與會計核算系統的對接。網上報賬系統與會計核算系統的對接點主要為基礎數據同步和會計憑證生成。核算系統將基礎數據同步至網上報賬系統，基礎數據包括員工、供應商、客戶和會計科目等，從而確保網上報賬系統的報賬信息與核算信息的一致性。網上報賬系統中預設報賬業務與會計科目的映射關系，實現自動生成會計憑證的功能，同時網上報賬系統會對導入數據進行自動校驗，只導入合格的數據并能夠出具例外情況清單，以方便相關人員修正。當會計憑證在會計核算系統中成功入賬后，核算系統會將核算信息反饋至網上報賬系統中，報賬單狀態將被更新為“已入賬”。與會計核算系統接口關系（如圖6所示）。

圖4 網上報賬系統框架對接展示圖

圖5 與預算管理系統接口關系圖

圖6 與會計核算系統接口關系圖

（3）與銀企互聯系統的對接。銀企互聯系統通過因特網或專線連接方式，實現銀行和企業財務系統的有機融合和平滑對接。企業通過財務系統的界面可直接完成對銀行賬戶以及資金的管理和調度，進行信息查詢、轉賬支付等各項業務操作。對于需要對供應商進行付款結算的報賬單據，網上報賬系統中完成財務審核后，其對應的付款信息需要導入銀企互聯系統，在經過銀企互聯系統進行實際支付后，銀企互聯系統會將實際支付結果返回網上報賬系統。與銀企互聯系統接口關系（如圖7所示）。

（4）與其他業務系統的對接。網上報賬系統與企業人事系統對接基本人事信息庫（如人員基本信息、部門等）、組織架構等基礎主數據信息，確保網上報賬系統均按照企業實際的人事構架進行信息的傳遞流轉，可幫助企業提高信息傳遞的效率及信息透明度。

網上報賬系統與合同系統的數據交互主要體現在：通過合同編號，網上報賬系統可調用合同系統中的合同條款、付款條件、已結算金額等各項信息。報賬人提交填寫了合同編號的報賬單據時，網上報賬系統可自動根據合同金額對其進行預算檢查，將本次申請的付款金額與合同信息進行比對，例如：付款金額不能超過合同金額等，超過會提示修正。此外，在報賬單據的各個流轉環節，相應責任人也都可以看到合同編號和合同付款的情況，同時還可以通過合同編號直接點擊進入（推薦）或者切換界面查詢合同內容。

圖7 與銀企互聯系統接口關系圖

網上報賬系統與辦公系統對接可實現網報系統的單點登錄、待辦事項審批通知、處理結果反饋等多種功能。建立網上報賬系統、辦公系統等相互信任系統間的單點登錄機制，可實現系統間的統一認證，使用戶在登錄其中一個系統后，可以訪問相互信任的其他系統。對接后的網報系統還可支持以獨立事務或定時批量的方式，將報賬單據的待辦事項審批通知及其附件超鏈接等傳送至辦公系統，供相關人員直接操作，同時支持將相關人員在辦公系統中對報賬單據待辦事項通知的處理結果返回至網上報賬系統。

網上報賬系統實施意義

網上報賬系統的出現，使得財務處理效率得以大幅提升，網上報賬系統的實施對企業運作的實際意義有：

（1）加強內部控制，實時掌控信息。實現了對各分支機構財務活動的實時監控，各級領導可以隨時、隨地查詢公司及各分支機構的資金預算、費用支出等情況。真正做到“事前申請、事中控制、事后評價”。每一筆支出都要受資金計劃的控制，并需要經過業務審批、財務審核，部門領導可實時在線查詢本部門的預算使用情況和費用支出情況，單位領導可實時在線查詢各部門的預算使用情況和費用支出情況，上級單位可實時在線查詢下屬各單位的預算使用情況和費用支出情況。

（2）提高資金使用效率，減少資金風險。實現了跨地域審批、跨地域支付，徹底解決了各分支機構開設銀行賬戶所造成的資金占用問題。同時領導可以及時、準確地了解各單位的財務資金等狀況，為其決策提供支持。

（3）提高報賬全流程效率，節約報賬成本。大大簡化了員工的報賬過程：員工在任何時間、任何地點，在線或離線提交報賬單據；領導在任何時間、任何地點多種方式（網上、辦公系統、手機）進行單據審批；財務在網上審核單據，報賬款直接打入員工或者供應商的賬戶，員工在網上對賬。全過程節約了領導、員工和財務人員大量的有效工作時間，提高全流程工作效率。

（4）員工自助服務，縮短了員工報銷周期，提升員工滿意度。大大縮短報賬周期，整個報賬流程從“審批——審核——入賬——付款”透明地展示在員工面前。同時，員工能夠在系統里實時查詢自己的借款和報賬情況。這極大提高了員工的滿意度，同時也把財務人員從低效的重復勞動中解放出來，提升財務管理職能和決策支持能力。