中興通訊：會計檔案“五線譜”

最新的《會計檔案管理辦法》明確不再單一強調企業必須建立紙質檔案，而是在一定條件下可以通過完善的信息系統，來實現企業會計檔案的保存。這一重大修訂，對于像中興通訊這樣的全球化企業來說，無疑具有非常重要的意義。

成立的國內第一家共享服務中心，已經成為中興通訊集團的全球核算中心、國際資金中心、全球管理數據中心和全球檔案管理中心，成為支撐集團戰略發展的重要力量。業務全球化使中興通訊的會計檔案遍布在世界的各個角落，在對會計檔案進行管理的過程中，也曾經面臨著一系列的問題。

首先，中興通訊每年產生會計檔案超過200萬份，僅國內AP模塊費用報銷憑證每年有幾百萬頁，統一郵寄至財務云所在地——西安，進行歸檔和保管，每年花費郵寄費用高達幾千萬元；其次，在過去的一段時間內，中興通訊的會計檔案依靠臺賬進行管理，沒有系統統一記錄與維護，導致外部檢查單位、內部員工在調閱憑證時，檔案調閱工作量巨大；第三，中興通訊的會計檔案數量多，占地面積大，憑證的打印、匹配等管理成本節節攀高；最后，紙質檔案保管可能會面臨丟失毀損風險，同時因人工記錄的臺賬準確性和及時性也不盡人意，給檔案管理工作帶來了更大的困擾。

隨著會計電算化和網絡技術的廣泛應用，過去需要多人完成的記賬、算賬和報賬工作，只需一臺計算機便可準確、快速完成，其所帶來的信息采集和加工成本的節約是顯而易見的。與此同時，企業對會計檔案的管理由實物向電子化轉變也成為可能，會計檔案電子化不僅僅是對紙張、筆墨的簡單節約，更是對會計信息采集和披露成本的節約。

中興通訊的會計檔案管理

中興通訊在檔案管理規范化方面，通過原始單據的掃描、歸檔、檔案、調閱等崗位的精細化分工，使得檔案整理、加工工作更加高效；在檔案管理流程方面，將檔案的實物流和電子流傳遞過程分開，通過相關編碼相互關聯，實現了檔案原始憑證的電子化儲存；在系統建設方面，網絡報賬環節的影像管理系統與電子檔案系統相輔相成，共同構成完整的電子檔案管理體系。中興全球會計檔案管理框架（如圖9所示）。

圖9 中興全球會計檔案管理框架

（1）通過管理創新減少原始憑證

2009年，中興通訊建立了自己的商旅服務中心，為中興8萬名員工提供預訂機票和酒店全流程服務。員工在出差前可以通過中興商旅系統網上預訂或通過商旅熱線預訂機票、酒店，持身份證登機、入住酒店，全程無需單獨發票，無需支付機票款和酒店住宿款，公司與航空公司、酒店匯總結算，統一開具發票；出差后，商旅系統自動完成報銷，無需員工個人再貼票。在這種財務參與到業務處理流程的管理模式中，一方面，員工在商旅出行時，不用再面對繁雜的手續和繁瑣的票據整理，實現了全程零負擔出行；另一方面，以統一支付后的行程單和銀行結算單據為例，中興通訊在商旅方面每年節約的紙張相當于1400 多輛汽車一年的碳排量，在低碳環保的道路上邁出了一大步。

中興通訊在海外的業務遍布全球100多個國家，員工在海外的消費票據一般為手寫收據，且語種眾多，樣式繁雜，會計審核難度大，控制力度不足。2011年，中興通訊與招商銀行、中國銀行等合作，為員工定制企業版的公務卡（如圖10所示）。員工出差消費只需攜帶公務卡，消費數據可以直連到企業內部的網絡報銷系統，內部系統可以查詢消費賬單，報銷時，員工勾選因公消費明細即可生成電子報銷單，在業務審批和財務審核環節主要關注電子報銷明細。在檔案管理環節，總部保管電子檔案，同時原始憑證提交在本地保管，全流程信息傳遞（如圖11所示）。

在這種模式下，中興通訊員工在海外發生的因公消費支出，在原始憑證提交本地保管的基礎上，企業再輔助以銀行電子交易明細作為報銷依據和存儲依據，保障了數據的真實性，減少人工差錯及舞弊行為，提升了內部管理水平。

圖10 企業定制版公務卡

圖11 公務E卡通流程示意圖

圖12 中興通訊檔案管理規范

（2）檔案流轉規范化

中興通訊的檔案管理規范采用三統一的原則，即分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，將各類會計賬冊分門別類進行保管。檔案管理規范主要包括員工提單規范、影像掃描規范、檔案整理規范和檔案借閱規范等（如圖12所示）。

員工提單規范：員工在網上報賬系統提單后，系統會自動生成單據號碼，員工打印帶有票據條形碼（票據號）的單據封面，并將發票等原始憑證粘貼到A4紙上，按單據份數裝訂，投遞到票據箱或遞交至本地掃描員，在登記簿中登記遞交的單據信息。在這個過程中，票據條形碼可以對票據物理位置進行實時跟蹤，有效粘貼票據成為電子會計檔案管理的第一步。

影像掃描規范：票據員使用掃描槍，掃描單據封面的條形碼，系統會自動生成影像，并根據文件上傳的順序為影像分配索引號，索引號用打碼器印在實物票據上，方便后端與實物發票的匹配。影像的掃描上傳為網上報賬的影像審核提供了技術基礎，同時也為后續大量的審計、科技撥款等檔案調閱工作做好了準備，是會計檔案無紙化的關鍵環節。

檔案遞交和檔案整理規范：中興通訊在全球部署了ERP賬務核算系統，入賬完成后，在ERP產生唯一連續的憑證號，由做賬人員打印入賬憑證，與實物票據匹配，按核算主體、憑證號進行排序，遞交給檔案管理員，檔案管理員接收憑證，完成憑證順號、分類、歸檔、上架等工作，并將憑證清單錄入電子檔案系統。

檔案借閱規范：因為內外部審計會經常調閱會計檔案，需要申請人在電子檔案系統提交借閱申請，經業務領導和財務領導審批后，由全球檔案中心安排調閱影像。

除以上規范外，中興通訊制定了檔案交接規范、會計檔案存放規范、會計檔案銷毀規范等，共同構成了檔案管理規范。

（3）電子流與實務流無縫對接

在檔案管理流程中，中興通訊基于安全性、實用性和開放性原則，將會計核算產生各類檔案的實物轉化為電子影像，實現了檔案電子流和實物流的分離（如圖13所示）。

員工在網上報賬系統中提交電子版報賬單，由業務領導審批后，單據流轉至審核任務庫，由審核會計提取，審核完成并導入ERP賬務處理系統，生成會計憑證。對于各類總賬憑證，賬務處理人員直接遞交全球檔案中心，由檔案管理員按照憑證號的順序對檔案進行順號、掃描上傳至影像系統，并進行歸檔。在檔案實物流方面，員工將實物票據粘貼到A4紙上，并打印帶有票據條形碼和報銷單據號的報銷封面，一起裝訂好遞交到財務票據箱，檔案員會實時收取實物票據，掃描上傳到影像系統中，并在實物票據上加蓋系統自動生成的索引號，放入票據中轉架，實物進入待歸檔狀態，最后由檔案管理員根據賬務憑證號對單據進行實物歸檔。

（4）崗位分工精細化

中興通訊在檔案管理流程中，將檔案管理的崗位也進行了精細化分工。掃描崗主要負責每天接收、核對當地提交及外地郵寄的實物報銷單據，將待掃描的單據用掃描槍進行掃描處理；歸檔崗主要負責將待歸檔的單據，在電子檔案系統和實物檔案中都作歸檔處理；檔案崗負責對憑證進行總體順號、裝訂、上架，保證每冊中的憑證連號，且各冊之間的冊數連號，記錄會計檔案各冊的憑證號起始信息、存儲位置。調閱崗主要根據內外部審計、公司外部單位、公司內部部門的需要進行會計檔案的調閱。另外，中興通訊在檔案室建設方面，還設置了中轉室、密集架等特色產品，方便實物的歸檔和擺放，節省實物檔案占用的空間。

（5）電子檔案管理系統

在全球財務共享服務平臺的建設過程中，中興通訊為其國內外子公司的核算、檔案管理搭建了統一的信息系統平臺，財務所有的信息均通過信息系統來采集和傳遞，實現了數據一點錄入，信息全程共享。網上報賬環節的影像管理系統與檔案管理環節的電子檔案系統，共同構成了中興通訊的檔案管理系統體系。

影像管理系統解決了票據實物流轉、原始憑證調閱、離岸處理、業務處理分工和效率的問題，為全球檔案共享服務的實施提供了強有力的支撐。通過影像管理系統的實施，原始票據可直接在各地進行掃描，電子影像文件上傳至影像管理系統，在國內的共享服務中心可隨時調閱影像文件。電子檔案系統以ERP系統為基礎，與影像管理系統、網上報賬系統和其他系統相結合，將企業自制的電子文件同內、外部原始憑證的影像文件進行匹配，形成完整的電子檔案數據。電子檔案系統的功能框架（如圖14所示）。

電子影像：包括影像查詢和影像復核。影像文件是指外部原始憑證通過影像系統和條碼采集技術掃描后生成的電子文件，內部原始單據直接從源系統獲取生成對應的電子文件。影像復核功能對已經生成的原始憑證影像文件的質量進行復核，確保所有的電子文檔符合電子檔案管理規范的要求。

圖13 中興通訊檔案管理流程

電子憑證：電子憑證功能主要是將企業自制的記賬憑證的電子文件同內、外部原始憑證的影像文件進行匹配，生成完整的電子記賬憑證檔案數據，以冊為單位在系統內進行管理，達到紙質會計檔案同電子會計檔案的完全統一，取代日常檔案調閱中對紙質會計檔案的依賴，使得紙質檔案免受人為翻閱和電子設備復印、掃描的損害。

報表查詢：報表查詢功能支持查詢電子檔案系統內的不同法人、不同賬簿、不同類別的電子檔案在系統內的狀態，累計冊數等信息，出具多維度的檔案管理報表。

檔案借閱：檔案借閱主要涵蓋了檔案借閱的系統流程，包含借閱申請的發起以及系統內的電子審批流，檔案借閱主要以調閱電子檔案為主，紙質檔案為輔。

庫房管理：庫房管理功能包含企業電子及紙質檔案的入庫、出庫、歸還、盤點等，定位到每一本紙質檔案的庫存狀態和具體庫位，方便檔案調閱和查找，通過條碼技術的應用對紙質檔案進行監控管理，確保檔案的實物同電子數據一致，提升檔案管理水平。

系統管理：系統管理主要包含企業組織架構的搭建，檔案系統基礎數據的維護，人員權限的配置，同企業其他系統數據的接口管理等。通過權限的配置提升電子檔案數據的安全性，避免企業信息外露，同時，滿足檔案外包的需求，可以針對不同的企業開放不同的權限進行數據隔離。接口管理可以實現從其他系統獲取數據生成檔案數據，減少電子數據轉換成紙質檔案的過程。

圖14 電子檔案系統功能架構

實施電子檔案系統的意義

中興通訊電子檔案管理系統的實施，便于對集團的會計檔案進行有效的管理監控，確保每本檔案均有電子影像文件，一定程度上實現了會計檔案調閱的電子化，同時也完善了檔案影像和實物的精細化管理，使得企業的檔案管理更高效、低成本、環保。

（1）實物檔案電子化

通過電子影像系統，將實物會計檔案電子化，并通過當下流行的RESTful設計原則，將電子影像與實物會計檔案等有效匹配，構建了一個健全的、可擴張的、靈活的電子影像系統，有力地支撐業務管理水平的提升。檔案調閱可隨時調取影像，節省了時間和人力，也讓紙質檔案免受調閱、搬運過程中的多次損壞。同時對于中興通訊100多個海外分支機構來說，實物憑證電子化，總部保存電子檔案和海外本地保存實物檔案，不僅有利于各分支機構按照當地特有的法規管理會計檔案，還可以隨時調閱影像。

（2）提高了信息傳遞的效率

建設了電子影像系統后，所有審批環節都依照影像進行，將電子流和實物流分離，不再需要各審核環節責任人查閱實物報賬單據，員工可以根據票據號或者報賬單號實時查看單據狀態，并與共享服務中心員工進行溝通解決，顯著提高了報賬審批的效率，縮短了報賬審批周期。

（3）降低了管理成本

電子檔案系統的實施對于有著100多個海外分支機構的中興通訊來說，實物檔案直接在海外當地歸檔，減少了會計檔案頻繁郵寄至國內的郵寄成本，同時節省了憑證打印和匹配的工作量，人力成本和管理成本都會大大降低。

（4）提高了檔案管理水平

通過電子影像系統，檔案管理中心能夠方便獲取實物憑證所處的環節，將電子報賬單、原始憑證影像、ERP記賬憑證匹配成“份”以電子格式保存于檔案系統，與實物檔案完整統一，系統將電子檔案也分冊歸集，與實物的檔案冊雙模式保管方便定期、分批打印、裝冊、裝柜等歸檔操作，提高檔案資料管理的規范性和效率，也方便檔案借閱。