實物單據影像化：效率驅動

文/中興財務云

伴隨著財務報銷的集中化、電子化，財務核算工作量將陡增，需要建設以財務輔助功能為核心的影像功能，實現憑證單據電子和實物管理的結合，提升財務核算、憑證單據管理的效率。

電子影像系統作為一個單據影像采集、管理、傳遞的信息系統工具，一般與網上報賬系統作為一個整體，與其他財務信息系統存在數據的交互關系。具體來說：電子影像系統可從采購發票系統等前端系統采集電子影像，向網上報賬系統提供電子影像進行電子流運轉，最終電子影像匯至電子檔案系統進行實物和電子憑證的匹配歸檔。電子影像系統架構（如圖1所示）。

伴隨著財務報銷的集中化、電子化，財務核算工作量將陡增，為了提升工作效率，需要建設以財務輔助功能為核心的影像功能，將合同、報賬、財務核算等橫跨預算、核算、結算等環節的各類憑證實物單據轉換為電子影像，實現憑證單據電子和實物管理的結合，提升財務核算、憑證單據管理的效率，因此電子影像系統應運而生。電子影像系統產生背景因素分析（如圖2所示）。

圖1 電子影像系統架構圖

圖2 電子影像系統產生背景因素分析

電子影像系統流程

（1）影像采集。通過高速掃描儀掃描實物單據，電子影像系統可自動生成單據影像。

（2）條形碼識別及分組。根據報賬單封面條形碼信息自動將單據分組，對應各自的報賬單。

（3）影像上傳。實物單據影像分組后，系統根據預先設定的規則上傳至服務器，支持定時上傳和實時上傳，支持逐單上傳和批量上傳。

（4）實物單據跟蹤。員工在電子報賬系統平臺提單后，通過打印的電子單據封面上的條形碼，在系統中跟蹤實物單據的流轉過程，每個環節對實物單據的接收和移交都需通過對電子單據封面的條形碼進行掃描，記錄責任人及時間等信息。一方面便于對實物單據的跟蹤，另一方面便于員工自助進行實物單據位置查詢。電子影像系統工作全流程（如圖3所示）。

資料來源：中興財務云

圖4 電子影像系統功能框架圖

電子影像系統功能

電子影像系統一般包括四個主要功能模塊：影像采集模塊、影像傳輸模塊、影像處理模塊和影像查詢模塊。其中，影像采集模塊包括了影像掃描、條碼識別、條碼分組和智能圖像處理功能；影像傳輸模塊包括影像上傳和影像安全功能；影像處理模塊包括影像審核、影像退回及修正功能；影像查詢模塊包括影像調閱、考核統計和影像日志功能。電子影像系統功能框架（如圖4所示）。

（1）影像采集。影像采集模塊是電子影像系統中最為基礎但也是最為必要的一個模塊，它是影像系統其他模塊運作的前提。影像采集模塊包括影像掃描、條碼識別、條碼分組和智能圖像處理四個功能，它將紙質的票據按頁掃描傳入系統，并通過條碼將其區分為一份一份的單據。

影像掃描：影像掃描實現的是通過電子影像系統軟件和掃描儀的配合，將影像捕獲的過程。由于各個廠家掃描儀的驅動和底層技術有所差異，影像掃描通常采用定制或通用兩種模式。如果企業在各地的掃描儀都是同一型號的，定制開發掃描程序相對簡單，掃描程序只需要和該掃描儀的驅動進行集成就可以順利地進行掃描。在有些影像掃描系統的產品中，還集成了專業的影像采集組件，能夠對捕獲的影像進行二次優化。采用這種方式的影像系統具有更高的兼容性，并且能夠獲得壓縮比和圖片質量雙重的提升。

條碼識別：條形碼是影像文件的唯一性標示，影像系統采用符合國際通用的制式，按照預先設定的條形碼規則產生，同時條形碼可以向外圍業務系統（如網上報賬系統等）傳遞。電子影像系統中獲取的影像在和其他應用系統進行關聯時才能發揮最大的作用。因此，目前系統均通過對票據進行條碼管理的方式，實現實物和其他系統數據的管理。對于影像系統而言，也只有在識別票據附帶的條碼后，才能發揮其業務處理和查詢等作用。條碼是通過坐標和參數的方式鎖定識別區域來進行識別的。條碼識別（如圖5所示）。

條碼分組：掃描過程中，系統會自動識別文檔資料中的條碼，將識別結果作為圖像的索引數據進行保存。同時，根據條碼識別的結果可以對圖像進行自動分組操作，掃描的影像是按掃描順序進行記錄的，將有條碼的圖像及后附的無條碼圖像自動劃分為一份獨立的票據組，當新條碼出現時，觸發生成一份新的票據組。如果出現不能自動處理的分組，操作人員可通過系統提供的分組編輯功能，對分組進行編輯、刪除、合并、拆分等操作。條碼分組（如圖6所示）。

智能圖像處理：影像采集模塊可提供強大的圖像處理功能，并充分利用集成設備的特性實影像效果優化。掃描操作員通過圖像處理功能可以實現圖像的合并、旋轉等操作。這些功能能夠有效的保證圖像的質量，具體來說，包括影像合并、去除黑邊、自動糾偏、自動方向轉正、影像壓縮等多種功能。此外，最新的智能OCR技術和智能版面分析技術，將自動判別分類增值稅專用發票，并智能提取增值稅專用發票的關鍵要素信息，供其他業務系統進行數據利用，較大程度上節省人工錄入的時間，同時降低了手工錄入錯誤的風險。

圖5 條碼識別示意圖

圖6 條碼分組示意圖

（2）影像傳輸。影像傳輸模塊解決了影像向服務器的上傳和影像安全問題。

影像上傳：在影像上傳功能中，影像可以采用即時上傳和定時上傳兩種模式。即時上傳是指在影像分組后直接將數據自動傳送到服務器，而定時上傳可以設定上傳的時間和上傳的數量，避開網絡高峰達到傳輸均衡的目的。影像上傳模式對如何充分利用網絡提出了較高的要求，因此，在設計系統時要充分考慮到定時上傳機制問題。影像上傳提交完畢后，服務器端可對接收內容進行自動校驗，保證上傳數據的完整性。此外，影響影像上傳速度的另一個重要因素為圖像壓縮技術，一張普通的A4紙張，文件大小控制在50KB以下會比較理想，其掃描上傳速度、圖像瀏覽速度等用戶體驗會比較好。

影像安全：掃描端在提交影像上傳后，系統可自動讀取后臺所配置的掃描點信息，并根據讀取的信息來連接對應的服務器站點，相關操作無需人工干預。此外，整個影像傳輸過程中采用加密的格式進行影像文件傳遞，確保數據在網絡傳輸過程中的安全性。

（3）影像處理。影像處理模塊是電子影像系統中對業務處理進行輔助支持的模塊，它的存在使得電子影像系統得到了相當的價值附加，使其從一個簡單的采集和傳輸系統上升為一個核心的業務系統。很多版本的電子影像系統針對不同的應用和客戶進行定制開發，以滿足差異化的業務需求。影像處理模塊包括了影像審核、影像退回及修正兩個主要功能。

影像審核：電子影像系統支持兩種模式的影像審核：影像流程內的稽核和通過影像調閱方式協同報賬等業務系統進行審核。影像流程內稽核：影像流程內可增加稽核環節，由稽核人員對單據影像進行稽核，可針對不同的業務類型來設定是否進行稽核。影像調閱：影像系統通過接口向網上報賬系統等周邊業務系統提供影像調閱服務，審核會計等業務人員可在網報系統內進行影像調閱。在調閱時，如果影像存在問題，可在影像調閱頁面內進行影像駁回，并可限定可編輯的影像頁碼范圍。

影像退回及修正：影像退回和修正主要解決在影像質量出現問題后的退回修改問題。在影像查閱的過程中，審核人員如果發現影像存在需要變更的情況，可在影像查閱頁面上直接發起影像評價操作，并且限定能夠編輯的影像范圍，提示當前單據存在的問題，方便掃描員進行單據影像整改操作，如補掃、重掃、替掃等。當掃描員重新掃描后再上傳至服務器后，系統可提供二次審閱的視圖，便于審核人員快速對需要審核的相關單據進行審閱。

（4）影像查詢。電子影像系統提供統一平臺化的影像查閱調閱管理模塊，用于報賬單影像查閱、各類考核統計分析和影像操作日志查詢。

影像調閱：影像調閱主要是指對影像采集并傳入系統中保存的單據影像進行調用，電子影像系統提供了豐富的影像檢索頁面，不同用戶角色擁有不同影像查閱的權限。用戶可根據影像條碼索引進行精確檢索、模糊檢索，還可以針對影像的注釋、掃描日期、掃描區域、掃描員等進行檢索設定，實現影像的檢索調閱。

考核統計：電子影像系統通過支持影像掃描業務量、影像處理時間、審核時間等系統數據的查詢，可實現考核統計的業務功能，其有力地支撐影像及數據的查詢和調用，使財務人員進行業務查詢與處理，以及數據的匯總與分析工作時更加方便、快捷、準確。影像數量統計報表（如圖7所示）。

影像日志：電子影像系統可自動記錄所有重要操作的相關信息，將這些信息作為系統日志進行保存。這樣可以使系統具有很強的可追溯性，保證系統的重要操作都有跡可循。電子影像系統通過向管理員提供日志查詢菜單、用戶登陸日志、操作日志、系統故障日志、影像評價日志等，可實現系統跟蹤記錄所有用戶、所有操作的信息，最終達到信息監控的目的。

圖7 影像數量統計報表示例

電子影像系統信息對接管理

電子影像系統與網上報賬系統作為財務共享服務中心的關鍵信息系統，一般作為一個集成整體發揮作用。員工在網上報賬系統中提單報賬后，電子影像系統進行單據掃描生成影像，而后兩系統通過條形碼對接完成影像和報賬單的匹配；單據提交后，單據和影像系統均在預置的系統流程管理中進行任務推進，并完成狀態的更新匹配；在審批審核環節，相關人員可在網報界面中查看電子影像，據其完成業務處理。最后，實物單據經過掃描上傳后即可進行后續的財務歸檔工作。電子影像系統與網上報賬系統對接（如圖8所示）。

電子影像系統是電子檔案系統的數據采集源頭，兩個系統的對接可實現將原始憑證和記賬憑證進行完美的結合。電子影像系統向電子檔案系統傳遞影像數據，通過對影像進行查詢，與電子數據和實物單據進行對接，實現對電子數據和實物單據的可追溯性。電子影像系統與電子檔案系統對接（如圖9所示）。

電子影像系統實施意義

信息技術和網絡條件的發展使得圖片信息的采集和傳輸已不再成為問題，電子影像系統的應運而生并迅速成為企業重要信息系統工具，具有巨大的實施意義。

（1）實現單據電子化流轉。通過電子影像系統，將實物報賬單據電子化，將報賬單與會計憑證等有效匹配，構建一個可擴張的、靈活的電子影像系統，支撐財務管理水平提升，大幅提高財務處理效率。

（2）解決異地實物單據傳遞問題。尚未使用電子影像系統的企業，其票據的流轉需要經過各地的歸集、郵寄、接收、分發、歸檔等多個環節。一方面，這種多次的實物流轉極大地影響了業務處理時效；另一方面，實物的頻繁流轉極易造成票據的丟失。影像系統在票據實物流的管理基礎上得到了進一步的拓展，通過影像掃描的方式，票據直接在業務發生地進行掃描，票據實物的流轉被影像的流轉所取代。電子影像系統上線后，各地區、各單位產生的原始單據可以掃描形成電子化文件，并通過系統推送自動傳送至各處理單位和個人，解決了實物文件傳遞的安全性、及時性等諸多問題，在業務集中處理的模式下，還將大大降低郵寄成本。

圖8 電子影像系統與網上報賬系統對接示意圖

（3）提高信息傳遞效率。建設電子影像系統后，所有審批環節都依照影像進行審批，不再需要各審核環節責任人通過查閱實物報賬單據核對具體報賬信息，將顯著提高報賬審批效率，縮短報賬審批周期。此外，一份影像同時可以被多個業務員調用，每個工序可同時依據同一份影像信息進行業務處理，顯著提高了信息傳遞效率。

（4）提高檔案管理水平。通過電子影像系統，能夠方便地獲取當前實物和電子影像所在的流程環節，將會計檔案資料管理與影像相結合，方便定期分批打印、裝冊、裝盒、裝柜等歸檔操作，提高檔案資料管理的規范性、效率，并方便檔案借閱。

（5）提供統一的影像平臺。通過統一的外部接口，向外提供影像調閱服務，其他相關業務系統都能方便地調閱單據影像。對企業而言，單據調閱是經常發生的業務，在沒有電子影像系統的情況下，面對內審人員、外部審計、稅務檢查時的原始單據查閱將異常復雜，有時必須將單據郵寄方可完成調檔查閱的過程。電子影像系統的實施，使得原始單據被掃描后，即在本地歸檔。對于沒有必要查閱紙面單據的調閱而言，影像系統以其高效的檢索速度，使得查閱者可以根據相關信息在海量影像中迅速獲取查詢結果。電子影像系統的實施，不僅影響著財務部門，業務人員和領導也可以憑借系統的高效檢索功能，即時查詢相關業務單據信息。