淺議新形勢下住房公積金業務檔案的管理工作

文·張進海 常廣春

中共中央辦公廳、國務院辦公廳2014年5月印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，就建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系提出了明確而具體的措施，這就標志著作為國家檔案信息資源的重要組成部分的住房公積金業務檔案，要更加科學的管理，更好地發揮服務民生、服務大局、服務發展的作用。為規范和加強全省住房公積金業務檔案管理，有效保護和利用住房公積金業務檔案，提高檔案管理的標準化、規范化、科學化，2014年12月山東省住房城鄉建設廳和山東省檔案局又聯合制定了《山東省住房公積金業務檔案管理辦法》（以下簡稱“《管理辦法》”）。在這種形勢下，如何抓好住房公積金業務檔案管理工作，確保住房公積金資金安全運行，就成了各級各地住房公積金管理中心必須要解決的實際工作問題。

一、住房公積金業務檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏專業化的檔案管理人才

目前，大多數住房公積金管理中心檔案室均配備了專兼職檔案管理人員，但是檔案專業出身的卻少之又少，普遍存在專業性不足、綜合素質較差，很多檔案管理人才不具備專業的檔案管理學背景，他們對于公積金貸款的相關業務并不很熟悉，更無法運用科學化的計算機信息手段來進行實時監控和管理，從而降低了工作的效率和效果，不利于實現規范化的檔案管理。此外，不少住房公積金管理中心對檔案管理重視程度不夠，疏于對檔案管理人才的培訓，導致他們在一些比較復雜的工作上適應性不夠，不利于最大化地發揮住房公積金業務檔案的價值。

（二）檔案的管理設施建設不足

很多住房公積金管理中心將較多的精力用到了業務的拓展上，忽視了檔案管理，在檔案室的建設方面起步晚，目前我省市級住房公積金管理中心檔案室基本上能按照《管理辦法》的要求，加強對檔案室基礎設施設備的配備，但縣級住房公積金管理中心大都條件較差，在管理設施建設方面的不足，嚴重制約了檔案規范化管理。

（三）檔案的信息化管理水平較低

目前大部分住房公積金管理中心的檔案數字化程度較低，處于剛開始數字化或者尚未開始的階段，不利于檔案的信息化管理。紙質化的檔案管理模式，必然會導致檔案信息資源無法最大化地發揮價值，既不利于檔案信息的共享和公開，也不利用提高利用服務效率，還不利用檔案的保存，同時，也會增加大量的檔案管理成本。

二、進一步加強住房公積金業務檔案管理的對策

（一）規范和加強檔案管理體系

住房公積金業務檔案涉及到廣大繳存職工的切身利益，必須做到依法管理檔案，嚴格落實《中華人民共和國檔案法》《山東省檔案條例》《住房公積金管理條例》等要求；加強檔案室基礎設施投入，確保滿足“九防”要求；嚴格執行《管理辦法》，做好檔案的鑒定、銷毀、移交、歸檔和整理等工作，維護住房公積金業務檔案真實、完整和安全，有效保護和利用住房公積金業務檔案。

（二）加快推進檔案信息化建設

住房公積金管理中心要按照“存量數字化、增量電子化”的工作思路，加快開展檔案信息化工作，一方面加快對已歸檔紙質檔案的數字化掃描工作，并嚴格要求數字化質量，確保符合《紙質檔案數字化技術規范》《版式電子文件長期保存格式需求》等標準要求；另一方面要按照全省公積金檔案信息化技術標準建立公積金檔案管理信息系統和信息數據庫，并加大網絡安全和信息安全的維護力度，確保系統安全、穩定運行。同時，還要做到定期備份電子檔案，建立數據恢復機制，對重要檔案實行異地備份保管，保障電子檔案數據安全。

（三）提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是檔案管理工作的核心力量，占據著主導地位，構建專業的住房公積金業務檔案管理人才隊伍，是推進檔案規范化管理的根本保障。一方面，要加強現有檔案管理人員的素質，通過推薦外出參加業務培訓，或邀請檔案專家來單位實地教學培訓等方式，系統地提升檔案管理人才員的業務素質、檔案管理能力和與時俱進的意識；另一方面，充實檔案專業人才，在人員選拔或招錄時，要側重所學專業，盡可能選擇有專業背景的人或者有從事檔案管理工作經驗的人。以此來提升檔案管理隊伍的整體素質，從而來更好地提升工作效率。

（三）提高檔案資源利用服務水平

檔案利用是檔案生命力最直接、最有效、最根本的體現，加強住房公積金業務檔案管理的目的也是利用住房公積金業務檔案服務大眾。住房公積金管理中心要建立檔案利用制度，完善檔案查閱程序，嚴格按照有關規定和程序提供檔案信息查詢服務。同時，要積極開展檔案利用需求調研，有針對性的提供檔案利用服務，并不斷創新檔案利用服務方式，提高為民服務的意識，進一步提高檔案資源利用服務水平。

住房公積金業務檔案管理是住房公積金管理的重要組成部分，是對住房公積金管理中心工作評價的標尺，是住房公積金管理水平的體現。因此，要切實住房公積金業務檔案的管理工作，充分發揮檔案的使用價值，促進住房公積金業務工作的不斷發展。