新形勢下醫院人事檔案管理探討

文·譚樂柱

隨著我國醫療衛生事業改革的不斷推進，醫院發生了一系列政策、制度的變革，其中人事制度的改革作為改革的重中之重，各項配套措施的改革也不斷跟進。醫院人事檔案管理同樣面臨新的機遇和挑戰，醫院人事檔案能為醫院提供人才的全面、客觀的信息，為醫院選拔及培養人才提供重要的參考信息。鑒于此，進一步加強醫院的人事檔案管理工作，提高人事檔案的有效利用率顯得尤為重要。

一、醫療人事檔案管理面臨新的困難及問題

（一）醫務人員身份多樣化，導致檔案歸類困難

近幾年來，隨著社會的不斷發展及人才使用方式的多元化，醫務人員的身份也逐漸呈現出多元化趨勢。自2015年發布《關于全面推開縣級公立醫院綜合改革的實施意見》以來，各地紛紛出臺相關具體政策，創新公立醫院機構編制管理方式，逐步實行編制備案制。以某縣級醫院為例，醫務人員中有在編人員、經人社局考錄的聘用合同制人員、單位自行考錄的合同制人員以及新政策下考錄的編制備案制人員等。人員身份的多樣化，也直接導致了人事檔案管理的不一致，上級部門現階段對于人事檔案的管理也是政出多門，只管理自己職能隸屬的人員，醫院在對各類人事檔案材料收集的時候，需要根據員工身份進行歸檔分類，困難重重。

（二）醫務人員流動性加大，致使檔案歸類不及時

隨著醫療體制的變革，多層次醫療服務格局逐漸形成，醫療衛生和公立醫院人事制度改革的深化和人才流動機制的完善，公立醫院醫師跳槽和獨立執業日益增多。已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案經常出現檔案歸整不及時、檔案丟失、材料不全、手續不完備等人檔分離的情況。一是原單位對流出人員的檔案管理不及時。大部分單位在人員流出以后，直接將其檔案丟掉或不再對其更新整理。而眾所周知，人事檔案中考核檔案、繼續教育檔案、職稱聘任檔案等材料一般在年底或下一年初才能產生，這就導致流出人員的這些檔案不能及時歸檔。二是流動人員到新的用人單位以后，往往忙于新工作、生活的各項安排，忽略了在原先單位的檔案調動問題，等新單位需要時再回去找，才發現檔案已被原單位處理掉。還存在著流動人員受各種因素的影響，不管單位同意不同意一走了之，讓新用人單位在當地重新建檔等不規范的現象。

（三）歸檔材料不規范，造成檔案利用率不高

目前醫院人事檔案，尤其是編外人員的各類檔案一般是自己單位自行管理，各類檔案也是根據單位自定的標準歸整，單位之間標準不統一導致歸檔狀況不一致。比如年度考核資料，有的單位以表格的形式考核，有的單位以工作總結的形式考核，也有單位采用個人述職的形式考核，所以形成的考核檔案也是各式各樣，這就造成人員流動時，單位之間對這種材料的不認可、不歸檔問題，最終只能將部分不合格檔案丟棄，造成檔案利用率不高的問題。

二、解決醫院人事檔案管理各種問題的建議

醫院人事檔案是醫院人事管理的主要依據，是記錄和反映個人經歷和德才表現、以個人為單位集中起來的以備日后查考的文件資料，主要內容包括履歷、鑒定、考核、工資、職務、職稱、學位等情況的真實記錄。人事檔案及其管理在醫院建設中起著不可替代的關鍵作用，為醫院決策提供人才信息和用人依據，是醫院人才開發的重要資料。因此，通過規范人事檔案管理，提高檔案的實用價值，為醫院的經濟發展提供必要的服務，讓人才信息真正轉化為醫院的經濟效益和社會效益。

（一）提高對檔案管理的認識，重視檔案管理工作

領導重視是檔案管理的前提。在實際工作中，醫院相關領導應該進一步加強人事檔案管理理念和意識，將人事檔案管理放在人事管理的重要位置，作為人力資源部的重點工作來抓。在基礎設施建設上應該增設符合檔案保存環境的庫房及檔案管理柜等專業設備；在人員配備上，應該選調政治素質高、責任心強、專業技術好的人員從事人事檔案管理工作。加強醫院人事檔案管理，必須提高檔案管理人員的素質，通過不斷強化檔案管理新業務、新知識、新技術的培訓，提高員工全面掌握科學管理人事檔案的綜合技能。

（二）及時收集更新有價值的人事檔案資料

醫院人事檔案是員工職業生涯的重要參考憑據，因此，對檔案材料應該做到應收盡收，對于重要的有價值的人事資料如第二學歷、職稱材料、考核考察等材料應在第一時間進行收集，并及時進行維護與更新。

（三）創新傳統歸檔與電子檔案相結合的管理模式

檔案管理的現代化是提高檔案工作水平的重要手段。借助現代化的管理設備和管理系統做好人事檔案的保管和利用，是當前形勢下醫療事業人事檔案管理的迫切需要與首要目標。通過建立人事檔案信息管理系統，將需要入檔的資料錄入系統并進行實時更新與信息維護，建立起可以快速檢索、及時提取的存儲檔案，對于員工的履歷進行全過程、全方位掌控；同時還可以從人事檔案信息管理系統檔案中生成需要的關鍵數據及圖表，實現某一項或幾項人事信息的匯總、統計及分析等功能，為領導決策提供準確及時的信息支撐，大大提高人事檔案的利用率。

（四）尋求人事代理等中介部門的幫助

在受限于人力、設備、存放空間等制約條件的前提下，醫院應該依據自己的實際情況，制定相應的標準，謀求合適的中介部門協助做好人事檔案管理。

（五）提高檔案管理人員的專業素養

檔案管理從業人員的專業能力與綜合素質是做好檔案管理工作、保證檔案管理質量的決定性因素。因此，要制定檔案管理工作人員的培訓計劃，進行系統的專業化培訓，使其既有能力來甄別檔案材料的真假，保證人事檔案材料的真實性，還能具備一定的公文寫作、文檔整理等深厚的專業基礎，嚴格按照檔案的歸檔范圍、檔案的真實性、內容的完整度、精確度等進行規范化辦理，做到入檔及時、查檔方便、調檔順利。

綜上所述，新形勢下醫院人事檔案管理正面臨著前所未用的機遇和挑戰，醫院人事管理部門、檔案管理部門乃至整個醫院都應該高度重視醫院人事檔案管理工作，轉變思想、開拓思路，樹立科學發展觀，讓人事檔案管理工作盡快駛入信息化軌道，為推動醫院人力資源管理和個人檔案管理發揮更大作用。