于細微處見精神
—— 一位基層檔案工作者對檔案整理工作改革的回顧

2018-01-25 01:08:16李樹敏梁輝

山東檔案 2018年5期

關鍵詞：方法

文·李樹敏梁輝

1978年，以黨的十一屆三中全會為標志，中國開啟了改革開放的輝煌歷史大幕。40年改革開放，中國發生了翻天覆地的變化，取得了令人矚目的輝煌業績。習近平總書記指出：改革開放這場中國的第二次革命，不僅深刻改變了中國，也深刻影響了世界！

檔案是人類和社會文明的重要標志成果，在中國五千年的文明史上閃耀著瑰麗的光芒。特別是改革開放40年以來，伴隨著改革開放的偉大洪流，中國的檔案事業取得驕人的成績，讓我們檔案人倍感驕傲與自豪。

作為一名在來自基層的檔案工作者，自八十年代中期參加工作以來，一直沒有離開過檔案戰線，總的感覺，檔案工作是一項相對穩定的業務工作，年復一年，收集、整理、保管、利用，確實有過一種單調沉悶的感覺，但細細品來，不變中蘊含著變化，作為檔案業務環節中的最基礎工作――檔案整理，或者說是文件材料的整理方法，在四十年中就發生了三次改革，使檔案整理越來越適應機關工作的實際情況，為檔案工作增加生機和活力。我把我的一些親身體會連綴成文，權做對檔案工作改革開放四十年、從事檔案工作三十余年的回顧。

一、不變的檔案整理原則——檔案工作的典型經驗

我從一個不知道檔案為何物的學生考入檔案專業大專班，接觸到的第一本專業書籍是何寶榮、陳兆祦兩位老前輩編著的《檔案工作基本知識》，也第一次學習掌握了檔案整理的原則。《檔案管理學》方面的專著從改革開放前的個位數到八十年代，呈現出井噴式出版，增加到十幾部。對于檔案整理原則的表述，雖然有些文字方面的出入，但在總體發展上具有相對穩定性。“遵循文件形成的特點和規律，保持文件之間的歷史聯系，區分文件的保存價值，便于保管利用。”這四句原則，從立卷到立小卷再到歸檔文件整理都被一直遵循沿用。它已經成為我們檔案人員整理檔案的一個公理。但隨著改革的進程加快，科技發展的日新月異，特別計算機在檔案中的廣泛應用，檔案整理原則也會在不變中求得變化。

二、立卷方法的確立——曾經長期執行的標準

新中國成立以后，我們在五十年代建立起比較完備的的機關檔案工作體制機制，制定了一系列檔案業務標準、原則和方法，其中立卷原則就是具有基礎性意義的工作原則之一。我們經常講的文書立卷，其實應包括兩個含義：一是文書部門立卷的原則，二是文書檔案組卷的工作方法。經過幾十年的工作實踐，文書立卷已經形成了一套比較完整的理論和整理方法，1987年國家檔案局頒布《機關檔案工作業務建設規范》，將立卷作為文件材料的整理最主要規范方法確定下來。就是根據文件產生形成的特點及文件自身的各種特征，靈活運用了問題、作者、時間、名稱、通訊者、地區等六個要素，將具有密切聯系的文件組合成一個固定的保管單位。在具體指導基層檔案工作中，我們發現按照這六個特征立卷基本涵蓋了文件內外典型特征。它的優點是通過立卷，固化了文件之間的內在聯系，通過案卷標題，揭示了文件內容，方便了手工檢索；同時案卷作為一個保管單位也易于保存，不易造成丟失損毀，提高了安全性。但其缺點也顯而易見：整理方法不易掌握，煩瑣復雜；對于“問題”特征的理解，主觀隨意性強；開放鑒定限制太多，不易操作。擬寫標題不準確性，對立卷人要求較高等。雖然現在可以理性分析，但在當時的執行中，廣大檔案工作者還是盡其所能，做到客觀、規范。現在不時去翻閱那些老卷，看到手寫的封面、熟悉的字跡、曾經的同事、典型的時代特征，依然感慨良多。

三、一事一卷、立小卷——適時的業務探索

其實“一事一卷”并不是新概念，我國傳統的檔案整理就采用“一案一卷”、“一事一卷”的方法。伴隨的機關行政職能的擴大，業務量不斷增加，文件材料數量越來越多。靈活運用“六特征”立卷的方法，在實際執行的過程中，經常被機械地簡化為、固化為“年度-科室-保管期限”立卷法。傳統立大卷方法造成內容龐雜，給借閱、復印、鑒定、保密等工作帶來很大不便和隱患。于是開始逐步探索立小卷的方法，“一事一卷”的提法重現在各種檔案專業報刊上，學者、專家和檔案專業人員開展了理論和實踐方面的雙重探索。我認為，“六特征”與“一事一卷”兩種立卷方法，沒有本質的區別，所不同的是立卷標準的側重點不同而已。從六個特征中，把“問題”作為主要特征，并且把“問題”盡量具體化，具體到一次活動、一次會議、一個事件一項工作。具體的量化標準，則體現在“立小卷”上。它的特點是解決了大厚卷、大雜卷的問題，方便了擬寫案卷標題，方便了查閱利用，方便了鑒定開放。同時，突破保管期限的約束，保持了“問題”的完整性。其優越性是顯而易見的，故一俟推行，便受到了基層檔案人員的歡迎。“一事一卷”因為與“立小卷”結合起來，便被賦予新的活力。也正是因為這個原因，“一事一卷、立小卷”這種立卷方法，較難確定運用的準確時間段限。我市普遍執行是在90年代左右。不過，“立小卷”也帶來了諸如立卷工作量增加、卷皮占據空間大的問題，有的甚至出現了一件一卷的現象，被基層檔案人員戲稱為“一櫥檔案半櫥皮”。

四、《歸檔文件整理規則》——檔案史上的重大改革

2000年國家檔案局在充分調研的基礎上出臺了《歸檔文件整理規則》，推行以“件”為單位的文件材料整理方法，從根本上改變了傳統的立卷整理模式，這是為適應檔案管理現代化而發布的一項具有重大改革意義的檔案業務標準。《規則》的頒布實施，獲得了基層檔案人員的廣泛歡迎，切實解決了檔案整理過程中原來難度最大的案卷材料排列組合和每個案卷標題的擬寫問題，又能減少對檔案原件的損傷，尤其讓基層檔案室工作者感到易學，易操作，有較快的適應性。《規則》所秉持的“簡化整理，深化檢索”的原理與方法，滿足了機關檔案工作簡化操作程序，縮短了工作時間，節約人力物力財力，提高了整理效率的要求。從理論層面上分析，《規則》的運用，具有四個突出優勢，一是比較客觀地保持了文件的形成規律和內在聯系，克服了整理過程中的一些主觀因素，這是對檔案整理原則的最好遵循。二是有利于檔案館、室業務的銜接。原有的館編件號取消后，增加了檔案門類代碼，為檔案進館保存提供了便利。同時還解決以卷為單位的空號、斷號和無預留號等棘手問題，靈活性強。三是方便了檔案館的鑒定工作和開放服務。以件為單位極大地方便了檔案鑒定、保密、開放和提供利用。四是為實現檔案管理現代化、資源共享奠定了基礎。促進了機關文檔一體化管理的實現，為以計算機技術為中心的現代科學技術在檔案管理工作中的有效應用鋪平道路；同時，為設計合理的電子文件整理方法打下了基礎。

五、展望檔案整理改革的前景——手工勞動的全面解放

最近，中共中央政治局委員、中央辦公廳主任丁薛祥同志指出：檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家發展事業不可或缺的一項基礎性支撐性工作，檔案工作者使命光榮、責任重大。隨著數字化、大數據、云計算等信息技術日新月異，檔案工作面臨著前所未有的機遇與挑戰，新時代要求我們必須適應信息化發展的需要，在深化改革的大潮中，讓檔案工作越來越綻放出絢麗的光彩。

伴隨著計算機技術與各項事業，特別是與機關、企事業單位辦公事務的深度融合，辦公自動化程度越來越高，從文件材料的形成到歸檔已全部實行了電子化。傳統紙質檔案面臨著要不要、整不整和怎么整、怎么存的原則性問題。紙質檔案和電子文件“雙軌制”與全面電子檔案“單軌制”都在進行理論與實踐方面的探索，據報道，個別西方國家已經制定“單軌制”發展規劃。但無論是“雙軌制”還是“單軌制”都會帶來手工勞動的全面解放，即使在“雙軌制”背景下，紙質文件的作用僅限于存檔備份，利用功能僅限于特殊情況下的憑證作用，整理工作也必將極盡簡化。