信息化背景下室藏檔案數(shù)字化工作淺析

■司燕

為貫徹黨的十九大精神，落實新發(fā)展理念，針對當前我國企業(yè)檔案信息化工作存在的發(fā)展不平衡和不充分的問題，解決企業(yè)信息化工作中面臨的實際困難，找出企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)中存在的問題和不足，縮小地區(qū)間差距，推進企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的升級換代①。2017年，國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）指南》指導企業(yè)開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。目前，《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）指南》②《檔案數(shù)字化外包管理規(guī)范》③《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》④《云南省檔案數(shù)字化工作安全保密管理辦法》⑤是我省企業(yè)開展檔案數(shù)字化工作的指導性文件。

云南省檔案局2009年全面啟動數(shù)字檔案館建設(shè)，是開展數(shù)字檔案館建設(shè)較早的省份之一。全省各級檔案部門積極為各企業(yè)單位提供數(shù)字檔案建設(shè)技術(shù)指導服務，通過數(shù)字化工作外包工作實踐，各單位逐步探索適應自身工作發(fā)展需求的工作經(jīng)驗和做法。下面，筆者結(jié)合自身工作實際，就如何開展室藏檔案數(shù)字化工作談談自己的幾點認識。

一、檔案數(shù)字化工作原則

我們一般遵循以下工作原則確定室藏檔案數(shù)字化順序：一是為確保檔案信息完整、準確，原則上以部門為單位進行掃描；二是查閱利用率高的優(yōu)先掃描；三是涉及廣大職工利益的檔案優(yōu)先掃描；四是珍貴檔案優(yōu)先掃描。掃描后及時封存檔案原件。

二、采用符合標準規(guī)范的檔案管理軟件

使用符合標準規(guī)范的功能實用性強，簡單易操作的檔案管理軟件，如：“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”、“電子文件歸檔及查閱利用系統(tǒng)”。在確保檔案實體和圖像信息安全的前提下，室藏檔案數(shù)字化主要起到以下幾個方面的作用：一是改變檔案管理方式，從過去單一的庫房管理，延伸到現(xiàn)在的電子檔案的管理。二是封存掃描后的檔案原件，起到了保護原件的作用。三是改善檔案利用方式，掃描后的檔案通過授權(quán)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)在線查閱利用和檔案信息資源共享。

三、制定適應數(shù)字化工作需要的工作制度、方法和模式

在開展室藏檔案數(shù)字化工作時，檔案管理員應預先對室藏檔案涉密情況及紙張、目錄、圖像數(shù)據(jù)等狀況進行摸底，并制定適應數(shù)字化工作的工作制度、方法和模式。

（一）數(shù)字化工作制度：為確保檔案實體和信息安全，結(jié)合國家檔案局《檔案數(shù)字化外包管理規(guī)范》和《云南省檔案數(shù)字化工作安全保密管理辦法》，并結(jié)合檔案室工作實際，制定一整套確保檔案信息安全管理和質(zhì)量控制的數(shù)字化工作管理制度，解決最為基礎(chǔ)的數(shù)字化加工管理的要求、規(guī)范和方法來推動工作實踐。

（二）數(shù)字化工作方法和模式：已擬寫紙質(zhì)文件級目錄的檔案，計算機目錄錄入和圖像掃描逐項完成，并導入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；已有電子檔案目錄和圖像數(shù)據(jù)的檔案，電子檔案目錄和圖像數(shù)據(jù)直接導入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理從目錄到全文的提升；沒有著錄文件級目錄的檔案，規(guī)范整理檔案后進行目錄著錄，并掃描檔案原文后導入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

四、檔案數(shù)字化安全管理和質(zhì)量控制

檔案數(shù)字化加工主要包括調(diào)卷、前處理、目錄制作、圖像掃描、圖像處理、圖像存儲、檔案裝訂、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、歸卷、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)移交等工作流程。掃描參數(shù)一般設(shè)置為24位真彩300dpi彩色模式，一般采用TIFF格式和PDF兩種存儲格式。加工人員在加工過程中，應填寫工作流程單，對案卷加工情況進行清楚、詳細的記錄。同時把工作重點著重放在紙質(zhì)檔案實體和圖像信息的安全管理和質(zhì)量控制上。

（一）檔案服務機構(gòu)資質(zhì)要求

截至2018年4月，云南省已有36家檔案數(shù)字化服務機構(gòu)通過省檔案局資格審查，先后取得《云南省檔案數(shù)字化加工服務機構(gòu)備案證書》或《云南省檔案服務機構(gòu)備案證書》。在組織開展室藏檔案數(shù)字化招標項目時，為確保檔案實體和信息安全，應盡量選取已在我省通過備案的服務機構(gòu)。

（二）數(shù)字化加工場地要求

檔案服務機構(gòu)進場前，業(yè)主單位應與服務機構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和責任。業(yè)主單位數(shù)字化加工現(xiàn)場應符合防塵、防火、防老鼠、蟑螂有害生物等安全管理要求，配備視頻監(jiān)控設(shè)施設(shè)備，不得將檔案帶離業(yè)主單位進行數(shù)字化。

（三）數(shù)字化加工安全監(jiān)管

1.加工現(xiàn)場安全監(jiān)管：嚴格加工現(xiàn)場安全監(jiān)管。預先安裝視頻監(jiān)控；進場計算機、掃描儀、打印機、移動硬盤、U盤等存儲介質(zhì)，按涉密載體進行管理，不得在非涉密計算機及其網(wǎng)絡(luò)上使用，不得擅自帶離加工現(xiàn)場；嚴格執(zhí)行加工現(xiàn)場巡查制度，建立安全監(jiān)管日志；監(jiān)督加工公司定期對加工設(shè)備進行安全檢查、維修和保養(yǎng)。

2.加工人員安全監(jiān)管

嚴格加工人員現(xiàn)場管理。主要包括：嚴禁非工作時間進入現(xiàn)場；嚴禁攜帶手機、相機、攝像機、私有移動存儲介質(zhì)等設(shè)備及與工作無關(guān)的物品進入加工現(xiàn)場；不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失及銷毀檔案；嚴禁將檔案進行復制、刻錄等等。

（四）項目質(zhì)量驗收

質(zhì)量驗收緊緊抓住文件分件與目錄著錄質(zhì)量、圖像處理與掛接質(zhì)量、整理與裝訂還原質(zhì)量等幾個主要項目，建立簡單明了、易于操作的驗收記錄表單。檔案數(shù)字化加工質(zhì)量驗收合格后，應形成規(guī)范的驗收報告和項目竣工報告。

（五）檔案條目圖像數(shù)據(jù)備份和移交

檔案服務機構(gòu)公司將驗收合格的條目圖像數(shù)據(jù)進行備份移交業(yè)主單位，不能擅自復制或留存。備份介質(zhì)一般采用一次性寫入DVD光盤或者移動硬盤，要求備份3套（二套為TIFF格式、一套為PDF格式）。

項目竣工后，檔案服務機構(gòu)掃描儀、打印機等離場設(shè)備應由信息部門技術(shù)人員對存儲數(shù)據(jù)進行刪除處理，并拆除電腦硬盤交業(yè)主單位。備份數(shù)據(jù)移交入庫后，應定期進行檢查,確保數(shù)據(jù)的安全、完整和長期可用。

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要調(diào)動各方面力量參與。在建設(shè)中應做好頂層設(shè)計，在集團層面整體推進，將數(shù)字檔案館(室)建設(shè)納人企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃；要實現(xiàn)理念和技術(shù)創(chuàng)新，著眼于國際先進水平；按照國家有關(guān)規(guī)定規(guī)范建設(shè)數(shù)字檔案館(室)；遵守有關(guān)部門的保密規(guī)定，確保檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)絕對安全；要利用優(yōu)先，注重實效，建設(shè)實用和適用型數(shù)字檔案館(室)。避免鋪張浪費，不搞“面子”工程。⑥

參考文獻

［1］楊太陽.貫徹新發(fā)展理念 縮小地區(qū)間差距 國家檔案局推進全國企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè).中國檔案報，2017.11.23.

［2］《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）指南》，2017.

［3］《檔案數(shù)字化外包管理規(guī)范》，(檔辦發(fā)[2014]7號).

［4］《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，DA/T31—2017.

［5］《云南省檔案數(shù)字化工作安全保密管理辦法》.2012.

［6］楊太陽.貫徹新發(fā)展理念 縮小地區(qū)間差距 國家檔案局推進全國企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè).中國檔案報，2017.11.23.