醫院檔案信息化管理系統建設效益評估

■馬媛

一、醫院檔案信息化管理系統效益評估

醫院檔案信息化是將傳統的以面向實體保管為主的檔案管理模式向以實體的數字化信息為主、向社會不特定群體提供服務的管理模式轉變。其信息化管理業務流程包括符合醫院檔案業務規則的數據庫和執行各類檔案業務歸類操作的信息化后臺歸類業務處理端群（見圖1）。

圖1醫院檔案管理信息化總體業務流程

醫院檔案信息化系統效益評估是指通過科學、合理的評估原則和方法，對一定時期內醫院檔案信息資源建設、運行情況及其成效等進行定性和定量分析，據此作出真實、客觀的綜合評價。效益評估是檔案信息工作的一項重要組成部分，通過必要的評估能夠及時了解檔案信息系統建成完成后，系統中的檔案信息資源在獲取、組織、開發等環節存在的問題，并有針對性的提出解決對策。此外，通過信息系統效益評估能夠總結經驗和教訓，為后期的信息資源建設提供可供參考和經驗借鑒，能夠幫助檔案部門準確定位其核心資源和競爭力，為檔案部門信息資源建設指明了發展方向，提升了信息資源建設質量和效果具有積極效果。

二、醫院檔案信息化管理系統效益評估體系

醫院檔案信息化系統是檔案信息收集、加工、傳輸數字檔案信息資源的專門的信息系統，是由多個相互聯系的檔案信息及其組織體系組成。醫院檔案信息化系統功能包括數據輸入、輸出、整理，業務管理和系統維護等組成。評估體系由醫院檔案信息化系統建設成本指標體系和效益評估指標體系共同組成。

1.醫院檔案信息化系統建設成本指標

（1）直接成本（客觀指標）。醫院檔案信息化系統建設成本主要包括硬件、軟件、網絡、運營、維護、咨詢、工資成本組成。1）硬件成本：醫院檔案信息化建設所需的必備的計算機、服務器、數碼相機、掃描儀、光盤等費用成本。2）軟件成本：檔案應用軟件及與其應用相關的各種軟件成本。3）網絡成本：醫院檔案信息化建設中開發的局域網、門戶網等過程中所產生的網絡成本費用，包括域名、布線、交換器等費用。4）維護成本：檔案信息系統的運營維護過程中所產生的電費、網絡接入費、系統更新、緊急備份等成本費用。以及保障檔案信息系統的安全性，而需要購置的殺毒軟件等相關費用。5）咨詢成本：檔案信息軟件開發后常還需要組織相關人員進行培訓，專家或咨詢公司提供的專業輔導等成本費用。6）工資成本：檔案信息系統的運行和應用離不開人才隊伍的保障，由此所產生的人員工資、津貼等費用成本。

用C表示醫院檔案信息化系統建設成本，上述5項成本的總和可以表示為

（2）間接成本（半客觀指標）。間接成本通常是指半客觀指標，該指標的數據常常是由經驗計算或比對所獲取。如，檔案信息資源的下載成本，只有結合檔案信息資源的數據庫成本及下載的實際情況進行估算才能得出。在實際評估中，醫院檔案信息化系統的間接性成本主要是隱含在項目活動中的一些成本，是由技術性成本與管理性成本指標組成，約占全部成本的二成左右。無論評估技術性間接成本還是管理性間接成本，其成本的計算方法其中α根據經驗取值，通常為0.2左右。

2.檔案信息系統效益評估

效益種類繁多，為做好定量化評價，選取經濟效益和社會效益兩個方面評估檔案信息系統效益。

（1）用戶人均服務成本。檔案信息系統建成投入應用后，檔案系統的應用部門會在一個財政決算年度內列出相應的系統用戶支出費用。如醫院的病案檔案信息系統，每年初都會有根據上一年度該院患者病案數量作出病案信息系統應用費用支出預算。基于同樣成本情形下，服務的用戶數量越大，用戶人均服務成本就越低，說明該檔案信息系統的服務范圍越廣，社會效益和經濟效益就越大。

（2）用戶滿意度。檔案信息系統的開發后，用戶會基于該系統的實際應用作出系統功能、質量及服務等方面的綜合性評價。用戶滿意度評價通常可以通過問卷調查，如設置“好”、“較好”、“一般”、“差”等次，賦予每個等次一定的權重，從而計算出相應的滿意度數值。數值越大，用戶的滿意度越高，反之，則滿意度越低。

（3）功能完整性評價。用戶基于檔案信息系統的應用，對該系統為其提供檢索、瀏覽、下載、拷貝等適用度的一種評價。作為半經驗性指標，比照滿意度的形式，通過問卷調查，賦予各個系統功能的一定數值權重，計算得分。得分結果越高，說明該檔案系統功能的開發越完整，反之，則不夠完整，應注重及時補充和完善。

（4）系統使用率。檔案信息系統應用后，目標時間段內用戶在使用該檔案系統的平均檔案信息量與檔案信息系統所提供的總的檔案信息資源之間的比率。這一使用率指標反映的是用戶基于檔案信息系統提供的信息資源的利用是否能夠滿足其現實需要，是一項重要的評價指標。若比率越低，說明系統中所提供的檔案信息資源的價值性不高，當然，這一指標還受到檔案系統所提供的總的檔案信息量有關。

三、醫院檔案信息化管理系統效益評估模型及應用

基于醫院檔案信息化系統的效益評估，結合成本效益指標，分別構建相應的效益評估模型。

1.用戶人均服務成本。設人均服務成本為C，則用戶人均服務成本就為A/((B/C)×D)。式中，A：一個財政年度內的檔案信息系統運行等各項費用之和。B：目標用戶群中選擇使用過該檔案信息系統的人數。C：目標用戶群眾中選取一定數量的用戶樣本總人數。D：目標用戶群總人數。如：某單位開發的人事檔案管理信息系統在一個財政決算年度發生的總費用為50000元。該系統的目標用戶人群D是10000人，評估該系統效益時，隨機抽取調查C：100人，使用過該系統的為B：70人。那么該檔案信息系統的用戶人均服務成本就是C=A/((B/C)×D)=50000/（70/100×10000）=7.14元。

2.用戶滿意度。該檔案信息系統投入到應用中，用戶對該系統所能提供的功能、質量及服務方面的滿意度，也為后期系統的完善提供現實依據。可以通過問卷調查的方式，從系統的易用性、信息質量、界面友好性等設置多個問題，并賦予每個問題相應的評價分數，例如“易用性”方面分別賦予“滿意”、“基本滿意”、“不滿意”三個等級對應 5、4、3 三分。用戶滿意度為 S，S=A/B，式中，A為所有用戶群回答問卷數值之和；B為樣本用戶群人數。如，隨機選取使用該檔案信息系統20人進行“易用性”調查，20分回答的分值分別為 5、5、3、3、4……，數值之和為 85，那么，該檔案信息系統的用戶滿意度即為85/20,4.25分。略高于“基本滿意”的范疇。

3.功能完整性評估。檔案信息系統功能的完整性是其建設成效的重要指標，也是判斷后期是否需要進一步維護的重要依據，也是發揮檔案信息系統、創造經濟效益和社會效益的重要前提。具體評估時，根據該系統的檢索、瀏覽、下載、拷貝等功能為目標，賦予其一定的數值和權重，數值則可以“1”表示有為，“0”表示無為，鑒于系統中的各個功能的應用頻次的不同，即重要性的差異，再賦予其一定的權重，權重值屬半客觀性指標，結合經驗和客觀分析，計算綜合得分。

4.系統使用率。就是信息化檔案系統開發后，在目標時間段內用戶使用該檔案信息系統的平均檔案信息量與檔案信息系統中提供的總的檔案信息資源比率。使用率用

式中：E(X)表示隨機變量的期望，在目標時間段里檔案信息資源的每天使用量之和。K表示目標時間段的天數，Z為檔案信息資源的總量，在目標時間段內，假設檔案信息資源總量不變，若有變化，則可以選擇期望值（平均值）。

此外，除了上述四種信息化評估效益外，還有系統的可用性效益評價，即：一個目標時間段里，檔案信息系統的正常可用天數（扣除因軟件升級、更新、故障以及其他因素導致的系統不能使用的天數）；數據可得性效益評價，即，檔案信息系統所提供的、能夠有效利用的數據量/檔案信息系統信息資源數據總量。

結語

綜上，檔案信息系統開發應用中，要結合系統的評價指標，實時進行相應的效益評估，及時發現系統功能開發及應用情況，并給予不斷的完善，實現檔案信息系統開發的預期目標。

參考文獻

[1]楊洪權.醫院檔案信息化系統建設和評估體系的研究[J].黑龍江史志.2017（7）：53-55.

[2]晏杰，張淑霞，王熹.等.檔案系統政務網站績效評估指標體系研究及其應用[J].286-296.

[3]徐維祥，張全壽.基于WSR方法論的信息系統評價研究[J].系統工程與電子技術，2000（10）：4-6.

[4]許曉宇.基于用戶體驗的數字檔案館服務策略研究[J].檔案時空，2016（12）：25-27.

[5]何禎怡.“問診”醫院檔案管理信息化[J].信息化建設，2013（11）：56-57.