大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

文·陸麗華

在信息化時代，每天都會涌現出來自各行各業的大量數據信息，這使得檔案管理工作的難度不斷增加，管理范圍也在不斷拓展。大數據視野下，積極引入數據分析，實現檔案管理方法創新，提高檔案管理效率和質量，就成為當代檔案管理人員的重要研究內容。

一、大數據時代檔案管理方式的變革

在大數據思維的支持下，檔案管理工作變得更加輕松﹑更加高效，利用數據分析能夠解決很多傳統檔案管理中的難題，幫助檔案管理者更快﹑更好地掌握工作方向，提高檔案工作時效。

（一）檔案信息收集方式的改變

檔案管理工作的基礎就是收集好檔案信息資源。大數據時代的發展為檔案信息資源收集工作提供了便利，結構化或非結構化的電子檔案收集方式已經成為最主要的方式。目前，檔案信息對電子設備的依賴性變得越來越大，這主要還是因為大數據時代和數字化的發展已經改變了信息資源原有的存儲載體，檔案管理工作也變得更加全面和更加具有綜合性，對于一些零散的檔案信息，盡管是一些簡單的數字或者是符號，也會對其進行相應的收集，并且最終會形成一個具有結構性的檔案，一些非結構性檔案，比如多媒體圖片﹑文本等也都是大數據時代檔案信息的來源。

目前，檔案管理部門的主要任務和職責就是對所有個人和組織的檔案資源進行收集和整理，進而實現資源的互通，建立起一個綜合性較強的檔案資源管理部門。相關人員要學會利用大數據時代的新型網絡技術和計算機技術對用戶的檔案信息進行準確抓取，并且要逐步實現檔案信息收集的實時化，進而實現工作效率的提升。只有全面整合檔案信息資源收集工作，才能夠實現檔案信息收集方式的轉變。當各部門的不同檔案被大數據處理后，就會形成一個鮮明的結構性轉變，同時，工作人員還會根據不同的數據類型對其進行分類處理，建立起不同的數據檔案庫，完全實現檔案信息的數字化和結構化。大數據技術能夠從根本上將一些零散孤立的碎片信息進行結構化處理，也會進行一些系統化的處理，同時，還會借助目前我國最先進的云計算技術建立起一個“檔案云”，再對這些“檔案云”進行整個處理，最終形成一個有序的檔案數據庫。

（二）改變檔案服務模式，深度挖掘用戶信息

檔案服務要立足于一個大服務觀，改變傳統的檔案服務模式，將被動檔案服務模式變為主動，也就是利用各種先進的大數據技術和智能技術來對檔案信息進行集中整合和處理，以此來發揮出檔案的最大價值。用戶數據往往有很大的信息量，以用戶的日常行為為探究的出發點，通過對其進行具體分析，確定出用戶所需的服務，以此來適應社會對智慧型服務的需求。想要深度挖掘用戶信息，就必須學會利用各種數據分析技術和一些計算機技術將一些分散的檔案整合到一起，在這個過程中，要以相互聯系的理念為指導思想，學會在眾多復雜的網絡中分析出每一個獨立用戶的發展趨勢，實現檔案與檔案之間的完美對接以及用戶與檔案之間的關聯服務與精準服務，逐步實現檔案服務的社會化﹑智能化。

二、大數據視野下強化檔案管理工作的策略

（一）制定數字化檔案管理規章

目前，紙質檔案管理工作正朝著數字化方向發展，所以檔案管理者必須利用一些先進的數字技術手段來實現檔案資源管理的全面整合，其首要工作就是要制定出一個嚴謹的數字化檔案管理規章。在制定數字化檔案管理規章的過程中，工作人員一定要十分細心，不能夠忽略掉檔案存儲過程中的每一個細節，無論是在存儲路徑上，還是在檔案信息的錄入上和一些機密有效文件的加密服務上，都要有十足的耐心和細心。為了促進檔案工作者能夠相互學習相互監督，還可以制定相應的績效考核辦法，并且以公示板的形式張貼出來，進而保證整個檔案管理服務的效率。

（二）提升檔案管理人員業務水平

隨著大數據時代的到來，許多崗位上的工作都變得比以往輕松了許多。但也正是由于大數據時代，許多先進的計算機技術應用到檔案管理工作中，這就要求檔案管理人員要不斷的提升自身工作素養。同時，檔案管理部門在人員的配置上也應該學會優化人員結構，積極聘用一些年輕有活力﹑有思想﹑有創新意識的檔案管理人員。對于檔案管理工作經驗豐富的工作人員，要鼓勵其繼續提高專業素養，并且對年輕工作人員進行“傳幫帶”，以此實現相互促進。同時，相關單位可以適當組織一些培訓活動或參觀活動，通過培訓學習﹑業務交流和參觀考察來提升檔案管理人員業務水平。

（三）做好檔案信息管理的安全保障工作

檔案信息資源十分重要且保密性強，所以，一定要加強檔案信息安全。在建設數字化檔案管理時，一定要加強媒體環境的建設。檔案管理者要積極主動向一些計算機機構進行技術上的學習，采用先進技術手段減少檔案信息數據被泄露的風險。在大數據背景下，網絡信息技術被不斷地應用到檔案管理工作中，這就要求管理人員一定要對網絡環境進行人為的監督和一些相應的技術防御，建立起嚴密的檔案信息防護系統。在提升數據庫存儲能力的同時，也要保證其備份能力。

總之，數據分析符合時代發展潮流，也是未來檔案管理工作的主要方向。我們要通過大數據思維轉變傳統檔案管理方式，明確未來檔案管理工作方向，以確保檔案管理能夠向著科學﹑正確的方向發展。

●參考文獻●

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