淺議職工失業(yè)保險檔案管理工作

文·宋剛

職工失業(yè)保險檔案是辦理職工失業(yè)保險業(yè)務過程中形成的具有法律效力和保存利用價值的專業(yè)性文字材料﹑電子文檔﹑圖表﹑聲像等不同形式的歷史記錄，可以全面反映參保人履行繳費義務﹑享受社保待遇的真實情況，是檔案資源的重要組成部分，也是實現(xiàn)參保人“紀錄一生﹑跟蹤一生﹑服務一生﹑保障一生”的重要條件。如何做好職工失業(yè)保險檔案工作，已成為職工失業(yè)保險經辦部門的一項重要任務。筆者結合多年工作實踐，對職工失業(yè)保險檔案管理工作進行了探討。

一、為什么要重視和加強職工失業(yè)保險檔案管理

（一）事關職工社會保險制度改革進程。雖然有的地區(qū)職工保險制度已經并軌，但隨著全國統(tǒng)一并軌制度的推行，職工失業(yè)保險制度又增添了新的內容和新的要求。職工失業(yè)保險部門不但要履行社會就業(yè)形勢穩(wěn)定的責任，同時還要承擔起就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策落實的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，如果沒有完整準確的檔案資料記載，缺少安全有序的職工失業(yè)保險檔案管理，整個職工失業(yè)保險部門的工作就會陷入困境，從而影響到下一步職工失業(yè)保險制度改革的進程。

（二）事關參保人的切身利益。一個參保人從辦理參保手續(xù)到享受職工失業(yè)保險待遇，要經過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要采集個人信息，并作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納保險費﹑劃撥個人賬戶﹑計算利息等。當職工進行流動時，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出等手續(xù)，這些記錄詳實的的檔案資料，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。職工失業(yè)保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

（三）事關經辦部門的工作質量和辦事效率。檔案資料的收集﹑整理實際上是對業(yè)務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務工作進行整理﹑歸檔，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動，可以為決策者提供準確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領導科學決策提供服務，從而改進工作方法﹑提高辦事效率。

二、職工失業(yè)保險檔案的主要特點

（一）涉及面廣。我國職工失業(yè)保險涉及的群體之龐大，是其它保險所無法比擬的。從內容上看，職工失業(yè)保險檔案涉及符合參保條件的，保險關系轉移接續(xù)等諸多工作環(huán)節(jié)。而由此產生的職工失業(yè)保險業(yè)務檔案資料必定是構成復雜，數(shù)量巨大，涉及到各式各樣的群體，涉及到方方面面的內容。

（二）變動性大。職工失業(yè)保險的服務對象為企業(yè)下崗失業(yè)職工，他們一般沒有單位，工作變動較大，且工作單位又經常處于變化之中。因此職工失業(yè)保險檔案從建立到利用也就經常處在變動之中。

（三）政策性強。我國職工失業(yè)保險的基本原則是強制性﹑無償性﹑固定性，與之對應的職工失業(yè)保險檔案必須適應﹑尊重不同參保群體的多樣性﹑差異性和流動性，參保人基本信息﹑參保時限等內容，與每個參保人的切身利益息息有關，與就業(yè)優(yōu)惠政策落實密不可分。

三、當前職工失業(yè)保險檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)

當前，隨著社會保險經濟體制改革迅速推進，職工失業(yè)保險檔案更加全面化﹑多方位地服務于人們的日常生活和工作。但是在工作推進中出現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，有的社保管理機構的資金和技術支持在檔案管理方面相對薄弱，機械﹑片面地認為社保工作應以資金收入為中心，職工失業(yè)保險檔案的管理工作只是社保工作的一個微不足道的環(huán)節(jié)，甚至認為職工失業(yè)保險檔案管理工作的好壞對整個社保工作不會產生什么影響。其次，檔案管理人員的綜合素質參差不齊。廣大檔案管理人員忙于日常工作事務，在學習培訓或學術交流等方面機會較少，投入的精力也很少，逐漸形成了固定的工作模式，檔案管理創(chuàng)新能力有待提高。再次，缺乏統(tǒng)一的﹑專業(yè)的管理標準和規(guī)范。職工失業(yè)保險檔案由于起步較晚，且因管理的對象不同于其它社會保險檔案，所以管理上缺乏統(tǒng)一標準，造成各地管理辦法不統(tǒng)一，管理的規(guī)范方式﹑方法千差萬別，亟需建立標準化﹑規(guī)范化的管理制度和管理程序。

四、推動職工失業(yè)保險檔案工作科學發(fā)展的建議

（一）切實提高職工失業(yè)保險檔案管理重要性的認識。利用各種宣傳手段和宣傳渠道，提高每一位公民特別是領導干部的社會保障意識，加大對職工失業(yè)保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委﹑政府領導對這項工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決工作中存在的人員匱乏﹑資金短缺﹑庫房緊張等現(xiàn)實問題，為建設和完善職工失業(yè)保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織經辦工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

（二）著力培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員。檔案管理人員是社保檔案管理工作的主體，也是提高社保檔案管理工作質量的關鍵所在。可以通過以下幾種途徑，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人員：一是定期組織職工失業(yè)保險檔案人員參加檔案業(yè)務培訓﹑交流活動，推廣職工失業(yè)保險檔案管理工作技巧和經驗，提升檔案工作人員的整體素質。其二，盡可能為職工失業(yè)保險經辦人員提供外出學習的機會，吸收和接納新的檔案管理理念，學習和掌握新的檔案管理方法，在原有的工作認知基礎上進一步提高自身的工作素養(yǎng)和認知水平。其三，通過普招﹑聘任等多種形式為檔案管理隊伍招賢納士，在人才資源方面形成有效競爭，建立老﹑中﹑青有機結合的梯隊年齡結構，為職工失業(yè)保險檔案工作提供有力地人才保障。

（三）統(tǒng)一職工失業(yè)保險檔案管理制度。社保機構廣泛分布于全國各地，由于地域差異以及管理觀念的差別，各地區(qū)的職工失業(yè)保險檔案管理存在很大差異，這些差異性對于社保一體化管理模式以及職工失業(yè)保險檔案信息的互通產生了消極的影響。應當依據(jù)《檔案法》《社會保險法》等法規(guī)政策，制定職工失業(yè)保險檔案分類大綱和保管期限，對各門類檔案的收集﹑整理﹑保管﹑移交﹑存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。

（四）加快失業(yè)保險檔案信息化建設。各級特別是縣級職工失業(yè)保險部門應克服資金緊張的困難，購置先進設備，加快推進檔案信息化建設。逐步建立系統(tǒng)完整的職工失業(yè)保險檔案數(shù)據(jù)庫，并在此基礎上不斷增強電子檔案信息的搜索查詢功能，實現(xiàn)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)共享。積極打造出適合當?shù)氐闹悄懿樵儵p手動查詢﹑屏幕觸摸式查詢﹑網(wǎng)絡查詢﹑定期公開等平臺，從根本上提升職工失業(yè)保險檔案管理的功能性，充分體現(xiàn)新型的服務管理觀念，把職工失業(yè)保險檔案打造成為民服務的工作亮點。