運用QC方法提高檔案管理效率

文·盛杰 馬德起

QC小組作為一種質量改進的方法自1978年引進我國后，已在各行各業發揮著積極又重要的作用。其圍繞企業的經營戰略﹑方針目標和現場存在的問題，以提升產品質量﹑節約資源﹑培養員工和增加收益為目的，運用相關理論與方法開展活動。在企業持續地開展QC小組活動，既是群眾性質量管理活動的一種有效組織形式，又是職工參加企業民主管理經驗同現代科學管理方法相結合的產物，更是迅速提升企業核心競爭力的有效途徑。

一、課題選擇

山東省建筑設計研究院圖檔室的工作包含工程設計文件﹑技術檔案的管理。目前，圖紙歸檔已進行了信息化平臺操作，將圖紙全部掃描入庫，保證了圖紙永久性存放，方便了設計人員查閱。但是，圖紙的歸檔還存在一些問題，比如圖紙標識錯誤頻出﹑前期歸檔資料準備不足﹑設計人員對歸檔有抵觸情緒等。針對以上的圖檔管理問題，我們組成了QC小組，以提高圖檔管理工作效率為課題，運用QC質量管理的方法，尋求更好的方法解決當下存在的諸多問題，全面提升圖檔室的工作質量和工作水平。

二、現狀調查及原因分析

（一）圖檔室工作現狀調查

QC小組成員收集大約150份針對圖檔室工作的調查問卷。從中隨機選取120份，對調查問卷內容結合檔案管理人員的實際工作情況進行檢查與分析。同時，QC小組對圖檔管理情況進行了認真調查和分析，并繪制了影響因素圖（圖1）和排列圖（圖2），從而確定了影響圖檔管理工作效率的因素。

圖1 圖檔管理工作的影響因素圖

圖2 圖檔管理工作的影響因素排列圖

由圖1和圖2我們不難看出，影響圖檔管理工作的因素中，歸檔工作程序繁瑣的因素較多，其頻數為86次，占73%；其次是管理規定不細致因素，為15.83%；而圖紙追蹤困難和圖檔人員不足等因素分別占到6.67%和4.16%。因此，進一步提高圖檔管理工作效率顯得尤為必要。

（二）影響圖檔管理工作的原因分析

QC小組成員從人員﹑機器﹑方法﹑材料和環境五個方面，認真分析研究了影響圖檔管理工作的原因，共找出10條原因，并一一列舉在因果圖上，如圖3所示。

圖3 影響圖檔管理工作因果圖

QC小組成員采用調查分析和集中討論的方法，對全部末端原因進行逐一驗證，確認圖檔管理工作效率低的4條主要原因，見表1。

三、制定對策及實施

（一）制定對策

針對上述主要原因，QC小組成員進行認真研究和總結，按照每條主因制定了相應的對策，如表2所示。

表2 圖檔管理工作效率低的要因對策表

2 人員配合不到位人員之間相互配合人員之間配合默契，確保歸檔及時準確。強化內部溝通，制定相關的獎罰制度3 圖檔室空間受限提高圖檔空間利用率充分發揮圖檔室的作用，更好地服務于設計一線人員改進工作方法，修訂現行的規定，在現有空間的基礎上提高利用率4歸檔的有關規定過于死板歸檔規定因地制宜歸檔更加順暢，節約成本，提高工作效率圖檔工作人員根據工作經驗，提出規定中不合理的部分，及時修改加以矯正

（二）對策實施

小組成員嚴格按照提高圖檔管理工作效率所制定的對策，在圖檔管理工作中，做到逐條落實﹑嚴格把關，確保對策的實施效果。具體實施方法如下。

1. 加大管理力度，嚴格執行院制圖規定

首先，圖檔工作人員積極學習院制圖規定并嚴格執行。從源頭做起，設計人員人手一冊院《工程制圖統一規定》。設計人員嚴格按照統一規定的圖例﹑線型﹑線寬﹑字型﹑字高等繪制施工圖，并做到個人自檢。制定了各專業﹑各設計階段變更圖填寫要求，保證圖紙不再出現各分院的圖面質量不佳﹑風格不統一的問題。

2. 提出分流工程措施，人員配合到位

針對各分院在歸檔過程中設計人員配合不到位，拖后歸檔工程，造成圖檔室歸檔扎堆﹑工作忙亂的現象，我們課題組向各分院的歸檔人員提出了分流工程的措施，確保人員配合到位，保證緊急先行的工程。同時，實施圖紙歸檔后發放獎金的措施，明顯提高了工程歸檔的積極性。資料歸檔及時﹑齊全，方便了資料的查閱。

3. 合理利用圖檔室空間及電子閱覽室

針對當前空間狹小的現狀，我們建議需要替換的圖紙可以直接替換原圖，減少圖紙存放空間，保證圖紙的準確性。為了更加合理的利用空間，在當前滿足圖紙信息歸檔的前提下，適度縮短底圖存放期限，由原來的五年保留期改為保留近三年工程的圖紙。

目前，電子閱覽室未得到充分的利用。通過調查，我們發現原因有三：一是空間小，操作受限；二是設計人員工作太忙，根本沒時間前來查閱；三是宣傳不到位，多數設計人員不知道電子閱覽室的存在。對此課題組成員采取相應的措施：對所有來歸檔和借閱資料的設計人員大力宣傳電子閱覽室的功能，鼓勵他們積極前來查閱。

4. 完善歸檔的有關制度

我院制定的歸檔制度過于死板，隨著時代的發展，我們發現有些老的規定嚴重制約了歸檔的進程。針對那些規定，我們課題小組在歸檔中制定了以下措施。

（1）院里規定必須有規劃定點批文方可歸檔，但在實施過程中，我們對有些系統的工程，只要出具所屬管理部門的相關批文也放行歸檔，歸檔的數量大幅度增加，保證了我院工程歸檔的及時性。

（2）院規定歸檔工程的地質勘察報告必須有審查單位的公章。由于地質勘察報告都是甲方的資料，隨著當前網絡的發展，有些甲方為節約成本只提供電子版本，對此我們要求提供審查單位意見即可。

（3）只有關圖紙歸檔的規定中，總平面圖規定所有子項都必須出具相應的總平面圖，為了節約成本，我們認為只要出具一份總平面即可，不需要每個子項都出一份。

（4）針對緊急放行的工程，重新制定了緊急放行歸檔的要求，歸檔的效率顯著提高，方便了設計人員出圖，更好地服務于甲方。

（5）完善歸檔制度，制定施工圖資料歸檔明細要求。明細要求的出臺使施工圖資料歸檔的要求更加明確，方便設計人員更加直觀地了解資料歸檔需要注意的問題，減少了歸檔中出現的錯誤和漏洞。

綜上所述，本次QC小組活動證明了其有效性，大大提高了圖檔管理工作效率，為設計人員資料借閱﹑工程歸檔﹑管理人員數據統計等工作提供了極大的便利，達到了預期目標。