論智慧城市建設(shè)背景下區(qū)縣級(jí)檔案館的發(fā)展方向

文·商惠晴

一、智慧城市建設(shè)的背景及與檔案的關(guān)系

“智慧城市”的概念是2010年IBM公司提出的，其主要特點(diǎn)是無(wú)處不在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境﹑無(wú)所不包的海量數(shù)據(jù)環(huán)境與共享，以及無(wú)所不容的業(yè)務(wù)管理和服務(wù)模式。截止到2012年，我國(guó)的智慧城市建設(shè)已達(dá)到150余個(gè)，為我們提供了一些現(xiàn)行的模板，包括智慧公共服務(wù)﹑智慧指揮中心﹑智慧教育文化服務(wù)﹑智慧健康保障體系建設(shè)等。隨著智慧城市建設(shè)不斷延展，區(qū)縣級(jí)城市也開始進(jìn)行智慧城市建設(shè)的探索，一系列新型事務(wù)開始進(jìn)入人們的生活，如共享單車﹑虛擬圖書館等。但同時(shí)，智慧城市建設(shè)也面臨許多挑戰(zhàn)，其中最為突出的就是信息的挑戰(zhàn)。一方面智慧城市建設(shè)過(guò)程中積累了大量的基礎(chǔ)和運(yùn)行數(shù)據(jù)，會(huì)出現(xiàn)信息采集﹑分析﹑存儲(chǔ)﹑利用等一系列數(shù)據(jù)處理上的棘手問(wèn)題；另一方面，智慧城市中多系統(tǒng)的智能融合過(guò)程中，也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的復(fù)雜問(wèn)題。

信息，是智慧城市建設(shè)的支撐源之一，只有通過(guò)透明﹑充分的信息獲取，廣泛﹑安全的信息傳遞，有效﹑科學(xué)的信息處理，才能提高城市運(yùn)行和管理效率，改善城市公共服務(wù)水平，構(gòu)建城市發(fā)展新形態(tài)。這就相當(dāng)于高速公路，智能的技術(shù)可以把路修的好，但還要有車在上面跑且跑的好，才能體現(xiàn)出路的價(jià)值。各種信息就相當(dāng)于車，而檔案管理者就相當(dāng)于開車的人，只有遵守一定的章程才能讓車跑的好﹑跑的快﹑跑的有效率。智慧只是手段并不是目的。智慧城市概念的創(chuàng)造者IBM公司在《智慧的城市運(yùn)營(yíng)管理中心的業(yè)務(wù)組件構(gòu)成》中，明確將“城市檔案”作為城市運(yùn)營(yíng)管理中心的業(yè)務(wù)組件，這表明城市檔案是智慧城市必不可少的組成部分，智慧城市的建設(shè)與運(yùn)行離不開檔案資源的支撐。

二、檔案事業(yè)的發(fā)展

檔案館是集中管理特定范圍檔案的專門機(jī)構(gòu)，基本的社會(huì)功能就是通過(guò)管理檔案這一特殊信息資源，記憶并服務(wù)社會(huì)發(fā)展。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，各種類型的電子記錄大量產(chǎn)生，如電子郵件﹑電子公文﹑掃描圖像﹑電子表單﹑數(shù)據(jù)庫(kù)﹑地理空間記錄﹑網(wǎng)頁(yè)﹑音頻和視頻﹑微博﹑微信等等，這其中有相當(dāng)一部分具有參考和長(zhǎng)期利用價(jià)值，逐步成為履行職責(zé)﹑依法辦事﹑征信審計(jì)﹑生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)﹑科研教學(xué)﹑建設(shè)發(fā)展的真實(shí)記錄和原始依據(jù)憑證，成為體現(xiàn)國(guó)家歷史傳承和文化軟實(shí)力﹑記錄機(jī)構(gòu)歷史原貌的信息資源和社會(huì)財(cái)富，成為檔案管理的重要工作對(duì)象，其重要性日趨凸顯。

檔案館自2000年起開始進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的探索，形成了“深圳模式”“青島模式”“杭州模式”“蕭山模式”等特色鮮明的數(shù)字檔案館典型。隨著電子政務(wù)﹑網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)開始突破思路，從專注館藏資源信息化建設(shè)與服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦⒅仉娮訖n案管理和信息共享。主要表現(xiàn)在將機(jī)關(guān)檔案室電子檔案納入數(shù)字檔案館資源體系，通過(guò)構(gòu)建電子文件信息中心﹑電子文件管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)資源共享平臺(tái)等，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案館與檔案館﹑檔案館與檔案室﹑檔案室與檔案室﹑檔案館與社會(huì)之間的資源共享。2014年12月，國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》，對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)有了明確的規(guī)定，使數(shù)字檔案館建設(shè)有規(guī)可循。《辦法》強(qiáng)化了對(duì)檔案利用共享和知識(shí)管理功能的注重，基于用戶的建設(shè)理念和追求，更高的服務(wù)績(jī)效逐漸凸顯，而這也正與智慧城市建設(shè)的理念相合。因此，在建設(shè)數(shù)字檔案館的過(guò)程中融入智慧檔案館的內(nèi)容，對(duì)在數(shù)字檔案館建設(shè)中相對(duì)滯后的區(qū)縣一級(jí)檔案館來(lái)說(shuō)，是更好的選擇。

目前關(guān)于智慧檔案館的建設(shè)國(guó)內(nèi)外均處于實(shí)踐探索階段，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。主要存在兩種觀點(diǎn)，一種是智慧檔案館是數(shù)字檔案館的升級(jí)版，另一種認(rèn)為智慧檔案館應(yīng)與數(shù)字檔案館并行存在。無(wú)論是哪種觀點(diǎn)，目前對(duì)建設(shè)智慧檔案館的廣泛認(rèn)知主要集中在以下幾個(gè)方面。

一是基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的智能館庫(kù)管理。如視頻監(jiān)控系統(tǒng)﹑安防報(bào)警系統(tǒng)﹑樓宇對(duì)講系統(tǒng)﹑門禁一卡通系統(tǒng)﹑火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)﹑公共廣播系統(tǒng)﹑多媒體會(huì)議和信息發(fā)布系統(tǒng)﹑機(jī)房系統(tǒng)等的樓宇智能管理。通過(guò)各類傳感器的信息采集智能化監(jiān)測(cè)﹑評(píng)價(jià)和處置檔案管理狀態(tài)，使智慧檔案館獲得安全﹑高效﹑節(jié)能的環(huán)境；如RFID射頻技術(shù)的應(yīng)用，智能化識(shí)別﹑定位﹑跟蹤﹑監(jiān)控和管理檔案實(shí)體等。

二是基于大數(shù)據(jù)﹑云計(jì)算技術(shù)的智能化信息管理。主要集中在信息的收集﹑利用和存儲(chǔ)上。如對(duì)各單位專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的高效接收﹑有序管理和監(jiān)督指導(dǎo)；對(duì)電子檔案文件質(zhì)量﹑開放檔案劃控鑒定等建立模型控制，進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)管和輔助管理；對(duì)媒體信息，包括電視﹑網(wǎng)絡(luò)﹑移動(dòng)平臺(tái)等進(jìn)行智能化采集，建立“城市記憶中心”；對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行最細(xì)致化的感知，像數(shù)據(jù)挖掘，智能化識(shí)別﹑抽取﹑整合和應(yīng)用檔案信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行增殖性“信息再造”，構(gòu)建虛擬檔案庫(kù)，提高檔案檢索利用的查全率和查準(zhǔn)率等。

三是基于移動(dòng)服務(wù)技術(shù)的檔案服務(wù)泛在應(yīng)用。建立移動(dòng)數(shù)字信息查閱服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息的移動(dòng)服務(wù)和檔案歷史文化的泛在宣傳。

三、區(qū)縣級(jí)基層檔案館智慧檔案館建設(shè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

以淄博市區(qū)縣級(jí)基層檔案館建設(shè)智慧檔案館為例，建設(shè)智慧檔案館的機(jī)遇主要有以下幾種。

（一）2016年國(guó)家檔案局檔案行政執(zhí)法檢查組向山東省反饋意見，明確提出加大檔案館（庫(kù)）建設(shè)力度，市十五屆人大三次會(huì)議政府工作報(bào)告中提出，2018年要“完成7個(gè)區(qū)縣檔案館新建工程”。借此機(jī)遇，各區(qū)縣檔案館建設(shè)過(guò)程中融入智慧檔案館建設(shè)要素，安裝相應(yīng)設(shè)備和管理軟件，有望基本實(shí)現(xiàn)智能化管理。

（二）2017年淄博市人民政府先后發(fā)布《淄博市政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法》《淄博市政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》，建立全市統(tǒng)一的政務(wù)網(wǎng)絡(luò)和信息共享平臺(tái)。借此東風(fēng)，可實(shí)現(xiàn)檔案館室一體化管理，推進(jìn)電子檔案的歸檔管理和移交利用﹑專業(yè)檔案庫(kù)的信息收集和檔案的監(jiān)督指導(dǎo)。

而面臨的挑戰(zhàn)則是：

（一）從檔案館內(nèi)部來(lái)說(shuō)，如何讓大量的館藏檔案成為有用的信息資源，是我們面臨的首要問(wèn)題。智慧城市建設(shè)的關(guān)注點(diǎn)不再是數(shù)據(jù)資源的產(chǎn)生﹑積累和應(yīng)用，而是更多的關(guān)注用戶視角的服務(wù)和信息的提供，這就需要我們不僅要從觀念上擺脫傳統(tǒng)的思維模式，還要在檔案的數(shù)字化﹑編研﹑鑒定劃控等具體工作中更多的考慮到檔案利用者的實(shí)際情況，深度開發(fā)檔案信息資源。

（二）從檔案館外部來(lái)說(shuō)，智慧城市的建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成大量的數(shù)據(jù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)中等城市每年視頻監(jiān)控產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量在300PB以上，而一個(gè)高清攝像頭一個(gè)月就能產(chǎn)生大約1.8T的數(shù)據(jù)。這些海量數(shù)據(jù)很多是沒有意義的，不經(jīng)篩選處理盲目收集會(huì)違背檔案的基本屬性，即價(jià)值性。而即使納入了城市檔案管理范圍的，檔案館也沒有必要﹑沒有可能管理所有的城市檔案。因此，這就需要做好頂層設(shè)計(jì)，一方面依據(jù)城市檔案包括的門類，制定城市檔案管理策略，建立城市檔案分工管理制度，檔案的管理職責(zé)；另一方面從智慧城市的視角重新審視檔案館接收檔案的范圍，收集智慧城市產(chǎn)生的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案資源，成為智慧城市核心記憶資源的永久存儲(chǔ)基地和信息服務(wù)中心。

加拿大著名檔案學(xué)家Terry Cook 說(shuō)：“如果我們現(xiàn)在不致力于做好電子文件管理工作，那么，檔案行業(yè)將被逐步邊緣化，而檔案館只會(huì)淪為收藏信息文物的博物館。”同理，如果現(xiàn)在我們不找對(duì)自身的定位，喪失在智慧城市初創(chuàng)階段的檔案信息的主導(dǎo)權(quán)，那么未來(lái)我們便會(huì)被邊緣化，面對(duì)無(wú)法管理城市檔案的尷尬局面。所以我們要積極融入智慧城市建設(shè)的大潮，趁勢(shì)而上，贏得主動(dòng)，讓檔案工作在智慧城市建設(shè)中發(fā)揮無(wú)可取代的作用。