淺析如何提高新時代基層檔案管理質(zhì)量

文·曾小敏

黨的十九大作出了“中國特色社會主義進(jìn)入新時代”的重大判斷，新時代迫切要求構(gòu)建一體化的檔案工作管理體制，切實解決檔案事業(yè)發(fā)展中存在的基礎(chǔ)較差﹑創(chuàng)新能力較低﹑服務(wù)水平有待提高等問題。如何在新形勢下做好基層檔案工作，提高質(zhì)量和水平，最大限度的發(fā)揮檔案的價值，更好地服務(wù)黨和國家建設(shè)，是當(dāng)前基層檔案管理工作面臨的重要課題。

一、基層檔案管理工作存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施投入有欠缺

一方面，硬件設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)低。一些部門單位存在檔案館（室）基礎(chǔ)實施差，如庫房陳舊﹑面積狹小，設(shè)施設(shè)備配置嚴(yán)重不足﹑無監(jiān)控室﹑無陳列展室﹑無閱檔室等現(xiàn)象；在少數(shù)地方，還存在有館無庫，將檔案異地存放，嚴(yán)重缺失安全防護(hù)等情形。這些問題，嚴(yán)重制約了公共服務(wù)活動有效開展。另一方面，軟件設(shè)施更新速度慢。隨著信息化技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)前檔案部門面臨的一項重要而緊迫的任務(wù)。受一些部門單位思想偏見和檔案管理觀念落后影響，一些基層檔案管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化辦公條件還比較落后，無力建設(shè)“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)﹑政務(wù)網(wǎng)﹑互聯(lián)網(wǎng)）和數(shù)字化檔案館，查檔還停留在手工檢索階段，工作效率低下。有些地方雖然配備了較為先進(jìn)設(shè)備的檔案館，開通了政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，建立了檔案信息網(wǎng)站，但大多又因為錄入資源不足和缺乏相應(yīng)的專業(yè)科技人才，僅僅停留在日常維護(hù)上，無法真正發(fā)揮檔案資源共享﹑網(wǎng)上查檔﹑微機(jī)檢索等服務(wù)社會的諸多功能。

（二）隊伍服務(wù)創(chuàng)新意識不強(qiáng)

部分基層檔案工作者存在著思想觀念落后﹑工作方法陳舊的情形，思想認(rèn)識還只停留在檔案服務(wù)政府﹑檔案服務(wù)機(jī)關(guān)的層面上，對“檔案服務(wù)社會”的理解還不夠透徹，工作熱情不夠，沒有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，不能主動適應(yīng)新常態(tài)新形勢下的檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)﹑服務(wù)社會工作，接受新鮮事物的意愿較低。

（三）館藏結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理

檔案管理機(jī)構(gòu)要充分發(fā)揮它的社會功能，必須有豐富的館藏資源作保證。從基層檔案館（室）檔案結(jié)構(gòu)來看，存在內(nèi)容重復(fù)﹑利用價值低等不合理問題，館藏的大多是黨政機(jī)關(guān)的文書檔案，價值較高的聲像檔案﹑地方特色檔案﹑名人檔案﹑珍貴實物檔案等嚴(yán)重不足，可為社會公眾所用的檔案屈指可數(shù)，難以反映地方特色和經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的變化。因為館藏的匱乏，導(dǎo)致利用率低下，嚴(yán)重制約檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)﹑服務(wù)社會的作用發(fā)揮。

二、制約基層檔案管理工作的原因分析

（一）經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不平衡，經(jīng)費(fèi)保障不足

目前，中國特色社會主義進(jìn)入新時代，我國社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。發(fā)展不平衡不充分的一些突出問題尚未解決，發(fā)展質(zhì)量和效益還不高，創(chuàng)新能力不夠強(qiáng)，實體經(jīng)濟(jì)水平有待提高，部分基層政府財政收入較低，直接影響到各項事業(yè)的投入和保障工作，制約了檔案管理的場所建設(shè)和設(shè)施配備。

（二）績效管理水平有待提高，工作積極性不高

工作中，檔案管理部門人員﹑信息相對封閉，與其他兄弟單位交流的機(jī)會比較少，再加上干部隊伍年齡結(jié)構(gòu)老化﹑學(xué)歷層次偏低等原因，長期的單調(diào)工作形成了惰性心理，而績效考核制度的缺失，更加重了干部心中“干多干少一個樣，干好干壞一個樣”的消極想法。

（三）輕視輿論宣傳，社會關(guān)注度不高

制定的檔案管理機(jī)制再完善，都需要通過宣傳進(jìn)行推廣。不重視輿論宣傳的作用，也就失去了各級領(lǐng)導(dǎo)﹑各機(jī)關(guān)單位和全體公民對檔案管理工作的理解，別人也就認(rèn)識不到檔案管理工作的社會價值，進(jìn)而會制約檔案工作的發(fā)展。

三、提高基層檔案管理質(zhì)量的對策與建議

（一）抓軟硬件設(shè)施建設(shè)

巧婦難為無米之炊。硬件方面，應(yīng)按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，爭取基層黨委﹑政府的支持，采取以本級財政預(yù)算為主，多方籌集的辦法，完善軟硬件設(shè)施﹑設(shè)備的建設(shè)。如在縣委縣政府的大力支持下，嘉祥縣重新選址新建了高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館，目前硬件條件已到達(dá)，如何實現(xiàn)軟件的匹配創(chuàng)新設(shè)置是下一步工作的重點(diǎn)。軟件方面，要著力科學(xué)設(shè)置館的功能分區(qū)，并盡量預(yù)留發(fā)展空間，要以檔案信息網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)，檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心，建立計算機(jī)服務(wù)中心，配置服務(wù)器﹑微機(jī)﹑掃描儀﹑檔案管理軟件等與檔案管理現(xiàn)代化﹑信息化建設(shè)相適應(yīng)的軟﹑硬件，積極推進(jìn)開展全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使檔案管理現(xiàn)代化與辦公管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

（二）抓檔案干部隊伍素質(zhì)能力提升

功以才成，業(yè)由才廣。人才是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的根本，是檔案館功能實現(xiàn)的保障。檔案管理工作社會作用的發(fā)揮，必須要大力提高檔案干部隊伍的整體素質(zhì)。一要樹立為民服務(wù)能力。要結(jié)合“不忘初心﹑牢記使命”主題教育活動，牢固樹立“四個意識”，進(jìn)一步堅定了做好檔案管理工作的決心和信心，在新時代新形勢下，牢記全心全意為民服務(wù)的宗旨，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，提升履職盡責(zé)的自覺性。二要練就過硬的業(yè)務(wù)技能。要求必須熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)﹑步驟，掌握各門類檔案﹑各種載體檔案的管理方法。在具備這些基本業(yè)務(wù)技能后，還應(yīng)該拓寬視野﹑豐富知識，提高運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段的能力，掌握相關(guān)知識和現(xiàn)代化管理所必需的技能。三要培養(yǎng)發(fā)展創(chuàng)新能力。檔案工作者必須適應(yīng)新形勢，挑戰(zhàn)傳統(tǒng)觀念，提出新辦法，解決新問題，要通過個人自學(xué)﹑外出交流﹑參加培訓(xùn)等多種形式，增長自己的見識，拓寬自己的視野，爭做創(chuàng)新型人才。

（三）抓館藏檔案結(jié)構(gòu)優(yōu)化

檔案管理機(jī)構(gòu)要完全體現(xiàn)它的服務(wù)社會功能，必須有豐富的館藏。要根據(jù)形勢發(fā)展和利用需求的變化，圍繞“突出地方特色，反映時代特色”制定擴(kuò)大檔案館接收范圍的具體方案。一要創(chuàng)新工作思路，積極拓展檔案征集渠道和范圍，積極做好重要會議﹑重大活動﹑重點(diǎn)項目﹑重要事件和人物檔案的收集整理工作，尤其注重收集能夠全面﹑生動反映地方和單位實踐活動的圖片﹑聲像檔案資料。二要積極向社會各界征集反映民俗﹑民情﹑民間藝術(shù)等特色檔案，不斷豐富檔案資源，優(yōu)化存檔結(jié)構(gòu)，提升檔案價值。比如，突出抓好老城區(qū)﹑老街巷的檔案征集工作；抓好反映不同歷史時期民風(fēng)民俗﹑民間藝術(shù)﹑歷史人物及方言等方面檔案的收集和整理工作。三要通過創(chuàng)新方式方法，形成多渠道檔案資源來源﹑多元化檔案資源結(jié)構(gòu)﹑多層次檔案資源內(nèi)容的格局，達(dá)到改善和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的目的。例如，機(jī)關(guān)檔案室要適應(yīng)機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步修訂完善歸檔范圍，在完成常規(guī)文件的收集歸檔任務(wù)的基礎(chǔ)上，做好部門獨(dú)立承辦或代政府承辦的重要工作﹑重大活動檔案的積累﹑歸檔工作。

（四）抓輿論宣傳引導(dǎo)

“酒香也怕巷子深”。通過做好檔案宣傳工作，使各級領(lǐng)導(dǎo)和全體公民加深對檔案工作的理解，進(jìn)而重視和支持檔案工作，為檔案事業(yè)發(fā)展提供更優(yōu)良的平臺和更廣泛的支持。一要加強(qiáng)與公眾的溝通。應(yīng)選擇一些大家喜聞樂見的內(nèi)容﹑圖片展覽﹑錄音﹑錄像﹑電視專題等素材，多角度將館藏的檔案排列，通過形式多樣﹑行之有效的宣傳，展示檔案工作成就和檔案部門形象，弘揚(yáng)優(yōu)秀檔案文化。二要根據(jù)基層檔案工作的需要，從人力﹑物力﹑精力等方面改進(jìn)和完善檔案管理手段。要分階段﹑分步驟，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化﹑信息管理標(biāo)準(zhǔn)化﹑信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。三要堅持新發(fā)展理念。緊扣社會主要矛盾變化，按照高質(zhì)量發(fā)展的要求，牢牢把握“走在前列”目標(biāo)定位，全面提升檔案工作質(zhì)量和效益，推動基層檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展持續(xù)發(fā)展領(lǐng)先發(fā)展。