關于做好金融企業檔案管理工作的探討

文·荊冰

金融企業檔案是金融企業經營管理活動的直接歷史紀錄，既是金融企業的有形資產和無形資產，也是金融企業的核心信息資產。金融企業的檔案工作與金融企業各項經營管理活動緊密相聯，相互作用﹑相互影響，是金融企業內部管理的基石。推動金融企業檔案工作與金融企業各項工作協調發展，對提高金融企業科學管理水平，完善現代金融企業管理制度，提升金融企業競爭能力，維護金融企業與客戶利益，防控金融風險，打擊經濟犯罪，促進企業文化建設等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。然而，一直以來，不少金融企業檔案部門只注重管理類檔案的管理，業務檔案由業務部門管理，沒有實行檔案的集中統一管理，檔案丟失和利用檔案辦理假業務現象時有發生，庫房安全存在隱患。同時檔案管理制度不健全﹑權責不明確也造成了檔案資源不同程度的流失。因此筆者認為金融企業應按照檔案法律法規以及有關企業檔案管理的相關規定，盡快理順檔案管理的體制機制，切實提高全員的檔案意識，突出抓好檔案資源建設，貫徹集中統一管理的檔案管理原則，同時改善檔案的管護條件，確保檔案安全。

一、做到“三要”，完善檔案基礎設施建設

重點是要改善檔案保管條件，滿足各類檔案集中統一管理的需求，確保檔案絕對安全。

一要高標準打造規范檔案庫房。目前部分金融機構檔案處于部門分散管理的狀態，沒有設置綜合庫房或者預留空間明顯不足，不能滿足現有和以后新增檔案資料的保存需求，不能實現企業各類重要檔案的集中統一保管，增加了檔案保管的不安全因素。因此在檔案庫房的建設上，首先要滿足開展檔案工作基本需求，還要預留一定的空間；其次庫房應設置在遠離易燃﹑易爆物品和水﹑火等存在安全隱患的場所，無特殊保存裝置一般不宜設置在地下或頂層。

二要購置檔案防護裝具和設備，確保檔案安全，延長檔案保存時間。檔案裝具可以采用安裝鐵皮柜或密集架的方式，其中密集架可以達到“最大化利用空間”的目的；檔案盒需購置正規的無酸紙檔案盒。庫房需要安裝電子監控﹑防盜報警器﹑防盜門﹑遮光窗簾，配備溫濕度計﹑滅火器﹑空調﹑去濕機﹑加濕器﹑消毒滅菌機﹑符合標準的光源等保護設備，實現防水﹑防盜﹑防火﹑防潮﹑防光﹑防塵﹑防蟲鼠﹑防有害氣體﹑防磁等“九防”要求。

三要做到重要的制度上墻。包括檔案管理人員的崗位職責﹑檔案庫房管理制度﹑檔案資料借閱制度﹑檔案保密制度﹑文件材料歸檔制度等。

二、做到“十要”，建立健全檔案管理的體制機制

重點是理順檔案管理體制和機制，盡快實現各類檔案的集中統一管理，明確檔案管理部門職責﹑健全檔案管理網絡﹑完善檔案管理制度，規范檔案收集﹑整理﹑保管﹑利用﹑統計等各個環節的工作，同時還要切實做好電子文件歸檔工作，以適應現代金融企業管理的需求。

一要健全檔案工作的管理網絡，重點解決和落實檔案工作責任的全覆蓋。要明確檔案工作的分管領導，配備與金融企業發展和管理相適應的專職檔案員，各部門﹑各項目也應配備專職或兼職檔案員，并保持檔案人員相對穩定，即應建立完善檔案管理“四級”責任人制度，即金融企業領導﹑分管領導為檔案工作領導責任人；檔案部門負責人為形成歸檔質量保障責任人；各部門﹑項目專兼職檔案人員為收集整理經辦責任人；專職檔案人員為指導監督提供利用管理責任人。

二要高度重視，落實檔案工作“四納入”。即納入金融企業領導和各類人員崗位職責。從分管領導﹑部門領導﹑專（兼）職人員﹑部門專兼職人員崗位責任制落實到位。納入各項工作流程，與業務工作同部署。單位在各相關活動及各業務流程，要明確檔案形成與業務工作同步進行，檔案材料不歸檔，不算工作的最終完成。納入業務工作或項目計劃。納入年度考核體系和獎懲制度，與各項工作同步檢查考核。

三要明確檔案管理部門的職責以及各部門的工作責任。檔案管理部門是金融企業檔案的“管理者”，而不是“保管者”“整理者”，應該負責金融企業檔案工作計劃﹑組織﹑培訓﹑指導﹑檢查考核﹑接收﹑保管﹑提供利用等工作，應該把所有部門﹑項目的檔案都管起來。當然，檔案是在各項工作中形成的，單憑檔案部門單打獨斗，很多問題解決不了，檔案工作難以從根本上做好，一方面需要領導的重視支持，更加需要各個部門﹑項目的重視支持﹑共同參與。建議用正式文件的形式下發成立檔案機構的文件或會議紀要，并明確檔案部門對本單位及所屬部門檔案工作的指導﹑監督與檢查的管理職能。

四要明確“誰的檔案誰負責”的原則，做到“誰形成﹑誰立卷﹑誰整理﹑誰移交﹑誰負責”。文件材料是實踐活動進行中留下的痕跡記錄，而且是同步進行的，這個痕跡留的越全﹑越多，越能詳實地說明實踐活動的全過程，證明和說明任何活動都需要“這個記錄”材料做依據和支撐。金融企業各類管理﹑業務人員進行管理﹑開展業務等過程中，同時產生形成記錄和反應活動過程的第一手（記錄）文件材料， 每一份﹑每一頁檔案的內容是否完整﹑手續是否完備﹑書寫材料是否耐久﹑是否得到安全保管和及時移交都取決于業務活動的承擔者。各類業務人員是歸檔文件（檔案）質量的決定者。因此檔案管理部門應該對產生檔案的活動全過程參與進去，對產生檔案的人員都提出歸檔要求，將文件形成﹑積累和歸檔要求納入各部門﹑項目以及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導﹑部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。兼職人員主要是負責本部門業務范圍內文件材料的形成積累﹑整理﹑立卷﹑移交及與檔案部門的業務信息的協調溝通，部門負責人負責本部門﹑分管項目移交歸檔的質量審核及簽署意見，對齊全完整準確負責。

五要完善檔案工作的制度體系，建立長效機制。應盡快完善檔案管理制度，包括文件歸檔制度﹑檔案保管制度﹑檔案鑒定銷毀制度﹑檔案統計制度﹑檔案利用制度﹑檔案保密制度﹑電子檔案管理制度﹑檔案管理系統操作制度﹑庫房管理制度﹑檔案工作責任追究制度（對不按照歸檔歸檔或造成檔案損毀﹑丟失﹑泄密等行為，進行相應的懲處）﹑離崗交接清點等制度，讓制度規范檔案管理工作。

六要實行各類檔案集中統一保管。目前大部份金融企業的文件材料﹑檔案都分散在部門﹑個人的手中，有許多弊端，主要一是業務部門人員不熟悉檔案管理政策﹑法制和規章制度，業務檔案管理不規范；二是業務檔案長期存放在業務部門存在利用業務檔案辦理假業務的風險；三是業務檔案存放業務部門，檔案保管不集中，庫房安全存在隱患；四是業務檔案分散保管浪費庫房空間和人力物力。因此，應該以金融企業資產關系為紐帶，實行統一領導﹑統一管理﹑統一制度﹑統一標準。對所屬部門﹑下屬基層單位或駐地遠的單位檔案，對其實體保管和信息利用狀況進行動態監管。各部門也應按照規定，將應歸檔文件材料按要求進行整理﹑立卷，定期移交檔案管理部門集中管理，并辦理歸檔交接手續。

七要規范檔案工作的整理利用體系。明確文件立卷與檔案整理原則﹑整理方法﹑檔號編制要求和檔案裝具要求等。做到分類科學﹑排列有序﹑保管期限確定準確﹑檔號編制規范。要制定本金融企業《各類文件歸檔范圍和保管期限表》，明確各類文件歸檔范圍﹑保管期限。要制定本金融企業《檔案分類方案》，明確分類依據﹑類別標識﹑類目范圍。制定本金融企業《檔案整理規范》，明確文件立卷與檔案整理原則﹑整理方法﹑檔號編制﹑檔案裝具等，讓檔案整理工作有章可循。同時要做好檔案保管﹑統計﹑鑒定﹑提供利用等工作，還要建立全宗卷，將檔案管理檔案過程中的所有資料以及組織機構沿革﹑大事記﹑全宗介紹等材料進行集中保管。

八是要加強電子文件管理工作。金融企業應加強對電子文件的管理，尤其是有些業務檔案電子化了以后，業務檔案更多的以電子文件形式存在，一定要將電子文件納入歸檔范圍。因此金融企業在建設業務信息系統時，應該有檔案部門的參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。同時應按照要求做好電子檔案的存儲和安全管理，保證電子檔案的真實﹑完整﹑安全和可用，并對重要的電子檔案進行異質﹑異地備份，確保檔案安全。

九要規范業務檔案管理服務外包工作。如果有將業務檔案管理進行服務外包的需求，應該從以下三點把握，一是檔案管理服務外包前，應選擇安全保障能力好，具有相應資質的承包商；二是在簽訂合同協議時，應明確有關檔案安全保管﹑信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款；三是只能將不含有國有秘密的檔案進行服務外包，其中的含有國家秘密不僅僅是標定了密級的文件，還包括含有敏感信息的檔案，均不得外包。

十要加強對檔案管理人員的業務培訓。檔案專兼職管理人員都應該具備相應的檔案專業知識和技能，檔案部門專職人員應定期參加金融企業系統以及市區檔案管理業務培訓班；專職檔案員還要每年制定培訓計劃，并對各部門專兼職檔案管理人員進行業務培訓。