醫療設備檔案開發利用工作探析

文·韓莉

煙臺山醫院是集醫療﹑教學﹑科研于一體的三級甲等綜合醫院，擁有價值2000萬元以上美國GE3.0磁共振成像系統﹑1000萬元以上的飛利浦64排CT和500萬元以上的奧林巴斯電子內窺鏡等國際領先的醫療設備近百臺套。統計數據顯示，多數現代醫院醫療設備價值占固定資產總價的二分之一甚至更多。先進的醫療設備在醫院診斷﹑治療﹑教學﹑科研中發揮著不可或缺的作用。醫療設備檔案對全面掌握設備性能﹑使用﹑維護以及后續采購等方面具有無可替代的作用；其開發利用水平直接影響醫院的醫療質量﹑技術水平﹑社會效益和經濟效益。筆者長期從事醫療設備采購﹑檔案管理工作，在醫療設備檔案開發利用方面進行了大量探索和實踐，積累了一定的經驗和體會。

一、醫療設備檔案開發利用的重要意義

醫療設備是醫療服務的物質基礎和技術支撐，直接關系著病人的生命安全﹑醫院的經濟效益和社會聲譽。醫療設備的采購﹑使用﹑維修及報廢等工作都離不開檔案。因此，做好醫療設備檔案的收集﹑保管﹑利用工作，顯得尤為重要。

（一）為采購設備提供參考依據。鄧小平同志曾經指出：“任何重要工作的最后一項工作，都應該是檔案工作；同樣，檔案工作也應該是下一次類似重要工作開始時的第一項工作?！痹O備采購工作也是如此，我們每次采購前都要詳細參閱以前的采購檔案，每次采購結束后都把采購檔案應收盡收。如今，大型醫療設備科技含量高﹑價值昂貴，動輒幾百萬﹑數千萬，醫院采購先進醫療設備前都要反復論證，曾經的采購記錄﹑以往設備的檔案資料﹑日常使用的適應性等都是非常重要的參考資料。目前我院共有68個采購供應公司，其中醫用材料46個，其它物資22個；每年采購設備﹑耗材合計8000余種，每次一個大型醫療設備的采購論證就需要提供數十卷數百件檔案。

（二）為保養維修設備提供基礎數據。在繁忙的診療服務中，醫療設備連軸運轉，零部件的磨損﹑腐蝕和松動會影響設備的精度﹑性能和工作效率，就必須定期維護和檢修。醫療設備檔案是維護和檢修設備的必需基礎資料，及時高效的檔案信息服務支撐能有效縮短設備維修耗時，既提高了服務患者效率，也為醫院創造了效益。2017年，我院一臺采購于2015年的骨密度檢測儀出現故障，廠家以過了一年保修期為由索要大額維修費，我們科室提供了采購時特別約定的3年保修合同，為醫院避免了不必要的支出。

（三）為維護醫院利益提供原始憑據。2016年2月1日，國家食品藥品監管總局修訂的《醫療器械使用質量監督管理辦法》要求醫療設備要實施“全過程”監管，旨在解決醫療設備的購進﹑驗收﹑使用記錄不全﹑不規范，尤其是植入類醫療器械和體外診斷試劑的使用記錄，可追溯性差的問題。恰是2016年，病人楊某因下肢動脈硬化閉塞癥植入進口外周血管支架，八個月后支架斷裂，家屬質疑醫院采購的支架有問題。因我院醫療設備檔案管理細致完備，我們科室提供了病人所用支架采購的醫療器械經營許可證﹑注冊證﹑產品合格證﹑采購記錄等完整合法有效的所用檔案，證明了該支架斷裂屬于特殊部位正常范圍的疲勞斷裂，打消了病人家屬疑慮﹑避免了醫療糾紛。

二、當前醫療設備檔案開發利用情況調研分析

筆者從事醫務工作20余年，先后到省內外50余家各級各類醫院考察學習﹑業務交流，對醫療設備檔案的收﹑管﹑用進行了長期關注和研究，發現在醫療設備檔案開發利用方面普遍存在以下問題。

（一）管理層面重視不夠。從2009年新醫改提出“為群眾提供安全﹑有效﹑方便﹑價廉的醫療衛生服務”﹑到2013年《國務院關于促進健康服務業發展的若干意見》再次提出“堅持政府引導﹑市場驅動”，再到2016年以來提出建立現代醫院管理制度﹑改革完善藥品生產流通使用政策﹑鼓勵藥品醫療器械創新……醫院創新創業環境不斷優化。但長期以來政府衛生投入不足，醫院面臨的競爭日趨激烈，創收壓力一直存在，多數醫院將主要精力用于臨床治療和科研等產生效益快的工作，盡管采購醫療設備有助于推動臨床治療工作的發展，對醫療設備的檔案管理工作還是沒有給予足夠的重視，醫療設備檔案的利用效果更是無暇顧及。

（二）操作層面重管輕用。醫療設備檔案涵蓋申購過程中形成的申購單﹑論證報告表﹑醫療儀器生產許可證﹑購銷合同﹑協議書﹑發票復印件（原件保存在財務檔案中）﹑安裝調試及驗收報告﹑設備安裝使用說明﹑維修手冊及其他隨機技術資料等數十份資料；運行過程中形成的使用情況記錄﹑操作規程﹑維修保養情況記錄﹑使用率和完好率記錄﹑每年的經濟效益分析﹑最終的報廢表等。為了操作的方便，很大一部分應該收集的檔案散存在一線使用科室和基層維修人員手中，檔案管理人員收集起來難度大﹑任務重。加上多數醫院的人財物都會向醫療﹑科研第一線傾斜，作為輔助性崗位的檔案管理人員配備數量捉襟見肘，人少事多現象十分普遍，能夠盡量收齊﹑管好已經難能可貴，開發利用方面鮮有問津。

（三）研究領域顧此失彼。在中國知網文獻全部分類中檢索，輸入“醫療設備檔案”顯示450篇論文，輸入“醫療設備檔案管理”顯示268篇論文，輸入“醫療設備檔案利用”只發現26篇論文，而2010年以來的研究論文僅有12篇。由此可見，醫療設備檔案研究人員也大多將注意力放在怎樣將檔案收集全﹑管理好方面，對怎樣利用好醫療設備檔案的學術研究還存在很大空白。

（四）考核獎懲機制缺位。在醫院績效考核的指揮棒下，醫務人員普遍重視出成果快﹑直接創收效果明顯的門診量﹑手術量﹑住院數等顯績，對檔案為醫療設備的采購﹑使用﹑保養﹑維修等方面節約的成本認識不夠。調研發現，很少有醫院對醫療設備檔案開發利用的效果提出明確要求，醫療設備檔案利用效果獎懲激勵機制更是缺乏。醫療設備檔案管理人員干多干少一個樣﹑干與不干一個樣，檔案管理工作成為一個甘為人后﹑自覺自愿的良心活。

管中窺豹，可見一斑。多數醫院醫療設備檔案管理工作還停留在收集和管理階段，對醫療設備檔案開發利用實踐和理論研究領域還存在很大空白。

三、開發利用醫療設備檔案的幾點思考

科學的醫療設備檔案管理利用工作有助于制定合理的采購計劃﹑提高使用效率﹑將醫療設備的利用價值最大化。

（一）抓好頂層設計，建立績效考核機制。醫院管理層面要充分認識醫療設備檔案對醫院績效管理的作用和意義，借鑒臨床醫務診療工作的考核辦法，從制度設計層面謀劃醫療設備檔案管理的標準﹑要求，以及合理制定醫療檔案開發利用獎懲辦法，將設備檔案管理工作作為醫院目標管理責任制的一部分，納入院部對科室的目標考核，及時與有關人員的考評﹑職稱晉級﹑年終評優掛鉤。讓檔案管理工作者開展工作有遵循﹑有目標，不作為有警示﹑有懲戒，做出業績有榮譽﹑有收益，從而激發醫療設備檔案管理人員鉆研業務﹑創新工作﹑創造效益的蓬勃熱情。

（二）加強專業人才配備，提供檔案利用智力保障。習近平總書記今年年初系統提出了“發展是第一要務，人才是第一資源，創新是第一動力”三個“第一”的重要論斷。醫療設備檔案管理是專業性極強的工作，既需要檔案專業知識﹑也需要醫學專業知識﹑還需要前沿科技知識，需要引進﹑培養熱愛檔案﹑熟悉醫學﹑掌握現代信息技術的復合型人才。而實際工作中，醫院多是將臨床一線亟需人才引進放在第一位。但是，有作為才有地位，現有檔案管理人員要加強學習﹑勇挑重擔，讓不會說話的檔案創造看得見的經濟﹑社會效益，引起決策層重視和支持，從而不斷加大對醫療設備檔案管理人才的引進﹑培養﹑使用力度。

（三）深度介入診療活動，全程跟蹤服務醫學科研。醫療設備技術飛速發展要求檔案管理人員及時了解醫療設備的發展動態和產品現狀，以超前﹑主動的信息服務來保證醫療工作的順利進行，使醫療設備的效能得到充分發揮，投資得到最大收益。醫療設備檔案管理人員要與醫療設備的一線操作﹑保養﹑維修人員密切配合，必要時請求供應商技術人員協助，全面掌握醫療設備的性能和使用規則，做到日常有維護﹑使用按規程﹑小故障快排除﹑大檢修有依據。逐步鍛造出一支醫院自己的醫療設備保養維修技術隊伍，在做到小故障自行維修﹑節約時間和經費的基礎上，對醫療設備進行適應性技術改進，逐步提高醫院的應用科研水平。

（四）潛心研究設備資料，深入發掘檔案價值。醫療設備檔案管理人員要樹立把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案室”變成“思想庫”的理念。在設備采購論證環節提供同類設備技術水平﹑性價比﹑故障率﹑售后服務質量和供應商誠信等基礎信息。在采購實施環節要提供以往招標材料﹑醫療設備采購可行性分析報告等，如進口設備，還要對能否享受免稅政策進行前期調研。在采購策略上遵循四比原則：即同一產品比質量，同一質量比價格，同一價格比服務，同一服務比信譽。在設備使用過程中為科室提供定期保養提醒﹑做好檢修記錄留存﹑技術改進圖紙檔案保管，盡最大努力縮短停機時間﹑提高設備使用效率﹑節約維修費用﹑創造更多收益。要定期編制醫療設備檔案開發利用案例，供一線科室借鑒﹑供領導決策參考。

（五）利用互聯網和大數據，為檔案開發插上信息翅膀。隨著人民群眾對美好生活需求日益增長，對醫療健康的要求也越來越高。煙臺山醫院十多年前就探索推廣網上診療服務，2013年推出手機預約診療服務平臺，市民只要下載相關軟件就能實現手機網上預約掛號。2016年DMIAES項目啟動，標志著煙臺山醫院成為國內首家運用大數據建模分析進行精益管理的醫院。調研發現，我院的信息化建設歷程就是各級綜合性醫院的一個縮影。近年來，醫院采購醫療設備數量越來越多，科技含量越來越高，需要保存的信息量越來越大，有相當一部分是電子數據信息，這倒逼著我們做好醫療設備檔案管理的信息化建設。從我們的實踐看，功能強大的信息管理系統不僅能通過隨時記錄﹑更新醫療設備檔案信息，更能開展相應的檔案信息分析，檔案信息開發已經發揮了巨大的使用價值。當然，在云計算﹑大數據時代來臨的大背景下，醫療設備檔案開發利用工作還有很長的路要走。

以習近平同志為核心的黨中央，把維護人民健康作為治國理政的基本要務，推進健康中國建設取得令世界矚目的成就。醫療設備檔案工作者理應身在局部﹑心系全局，深入挖掘醫療設備檔案的深層價值，充分發揮醫療設備的綜合效益，不斷提高醫院醫療服務水平，為做好區域醫療衛生工作和健康中國建設貢獻自己的力量。