淺析信息時代下檔案管理工作的創新

摘要：21世紀以來，我國正式進入了信息數據時代，大數據挖掘的普及也給我國各方面的工作都提供了便利，尤其是一直以來都較為繁瑣的檔案管理工作。檔案管理工作指的是將國家各方面的文件分門別類進行總結整理，并且制作備份良好的保存。總的來說，檔案管理工作是一門需要進行大量的數據處理和文件歸納的工作，在傳統的工作方法下，往往需要花費大量的人力物力，投入大量的時間才能完成。而隨著我國綜合實力的提升，需要管理的文件也越來越多，光靠傳統的方法，似乎已經行不通，迫切的需要尋求新的道路。因此，在本文中，筆者將著重探討在新信息數據時代下檔案管理工作的創新問題。

關鍵詞：時代發展；信息數據時代；檔案管理工作；創新

檔案管理工作比想象當中要重要得多。它管理著一個國家最基本的文件，也把握著國家發展最重要的脈絡，信息時代下的檔案管理工作，相當于將一個國家的過去，未來都通過檔案連接起來，必須做到高效準確，才能夠有利于國家的發展和時代的進步。接下來，筆者將論證，在信息時代下檔案管理工作創新的必要性。

1 信息時代下檔案管理工作創新的必要性

（1）順應時代的發展。信息時代下的檔案管理工作之所以需要創新，有很大程度上是順應時代的發展導致的。眾所周知，現代社會發展越來越快，如果不能順應潮流，則會馬上被淘汰。而傳統的檔案管理工作，通過人工計算，整理等等一系列的工作手段達到目的，既浪費了人力物力，又占用了大量時間，在當代快節奏為主的社會，是沒有必要將如此多的人力物力和時間花費在這樣重復而繁瑣的工作上的。因此，改革和創新工作方法就成為了必然。

（2）提高工作的效率。當代社會，工作效率的高低就決定了一個工作，甚至行業的存廢問題。如果工作效率達不到要求，就需要做出改變。而創新，就是改變的基礎。創新檔案管理工作，通俗來說，就是去發掘一個更好更快的方法，來代替現有的工作方式，往往能夠大大的節省時間和人力物力的消耗。筆者認為，為了檔案管理工作的長久存續，也為了國家資金和人員消耗的減少，工作效率的提升必不可少。

（3）技術充分的自信。在目前大數據時代下，對于檔案管理工作的創新，是具有充分的技術保障的。無論是數據挖掘技術，還是大數據分析技術，都已經達到了一個比較高的水平，可以應用于檔案管理工作，并且促進檔案管理工作水平的提升。在現有的技術支持下進行創新既然能夠改變現有傳統的檔案管理工作的尷尬現狀，又何樂而不為呢？

2 檔案管理工作的創新

全面分析一個問題，需要站到許多層面上來看。筆者將檔案管理工作的創新分為以下幾個層面：

2.1 宏觀上來看，觀念轉變

觀念轉變是筆者認為檔案管理工作創新的前提，當然也是相對來說最基礎，也最重要的一個部分。試想，若所有進行檔案管理工作的人員，都未確立良好的，接受轉變的心態，或者所有與檔案管理有關的人員都在有形或無形的阻撓創新制度的形成，那么，檔案管理工作的創新，又如何繼續？這樣來看，工作人員的觀念轉變對于檔案管理工作創新的成功是十分重要的。筆者分析認為，從觀念上來看，許多人員之所以無法認同創新改革理念，是與其思想的慣性和惰性有關，習慣了傳統的方式，即使明明知道傳統方式是不順應時代發展的，效率也低，卻無法說服自己去接受新的改變。因此，心態問題是首先要克服的。

2.2 內容上來看，方式轉變

方式轉變指的就是檔案管理具體手段的改變，也就是最為直觀，最為具體的創新。筆者認為，方式上的創新應當具體包括各個方面，從電子技術的運用，到工作手段的改變，再到工作效率的提升，都需要考慮到。具體來說，有以下兩種方式。

第一，電子技術的運用。這是信息時代，大數據被廣泛的運用于社會生活的各個方面。而檔案管理的手段同樣也包括在內。建立電子檔案管理，用大數據挖掘技術進行分門別類的分析，可以有效的減少人工投資和時間消耗，將專業人才放在更加有用的地方，發揮他們的專長，而不是被埋沒在冗長繁雜的非技術活動上，消磨時間和心智。

第二，管理機制的改變。在傳統意義上，檔案管理工作是無所謂管理機制的，大多是建立一個檔案室，將相關的人才，甚至是無關緊要的人員調配到檔案室，進行繁瑣的文案整理和分類工作。筆者認為，檔案管理工作的管理機制需要被重新確立，通過完整的分工，將每一個相關人員的任務安排得當，只有這樣，才能夠促進檔案管理工作的高效率。

2.3 規模上來看，擴展范圍

檔案管理工作，一直以來都是幕后的工作。檔案管理人員只需要通過對現有的文案，進行整理和總結分析，最后將文件分門別類的放在該放的地方進行妥善保存，就算是完成了工作。但是，筆者認為，在當代的快速發展環境下，任何工作都需要講究靈活和變通，檔案管理工作也是一樣。從規模上來說，檔案管理工作，可以不僅僅局限于幕后，而是應當走向臺前，主動擴張自己的工作范圍，或者建立一個資料庫，共享平臺等，將與檔案室有關的資料放在上面進行探討和分析，當然保密工作需要做好，這樣才能夠促進我國檔案管理工作越做越好。

3 檔案管理工作的創新途徑

3.1 電子檔案的普及

在前文中，筆者提到電子檔案的普及問題，是確實可行用在檔案管理工作上的。既有創新的模式，又能帶來現實的效果。電子檔案指的就是，將紙質的檔案建立一個對應的電子檔進行備份。在這樣的基礎上，文件更加容易保存，也不容易丟失。并且提高了工作效率，減少了工作時間和人力物力的支出。

3.2 大數據收納的構建

檔案管理工作的創新途徑還需要與時代相結合，而在大數據時代，大數據收納的充分條件便已經初步建立。接下來，只需要建立起必要條件，也就是將檔案管理工作與大數據收納進行結合，即將數據挖掘和數據分析等先進技術進行使用，將檔案管理工作中相關的文件和文案中的數據提煉出來，進行相對應的具體分析并且形成新的文件報表，進行紙質檔和電子檔的相應備份，在運用大數據收納的同時，不忘記傳統方法中的精髓。

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作者簡介：劉芳（1984.06）檔案館員，中級。endprint