信息環(huán)境下的高校檔案服務(wù)策略

楊文靖

(漢江師范學(xué)院，湖北　十堰　442000)

高校檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性、持久性的工作，不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，還記錄著每一位師生的德能勤績(jī)，是我國(guó)檔案事業(yè)中不可匱缺的組成部分。高校檔案信息服務(wù)希望以最便捷的方法來(lái)提升檔案管理工作水平，更好地維護(hù)學(xué)校真實(shí)面貌，這就向高校檔案管理人員提出了較高要求，要努力提升服務(wù)水平，適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。

一、高校檔案服務(wù)工作中存在的主要問(wèn)題

(一)檔案服務(wù)數(shù)字化程度有待增強(qiáng)

現(xiàn)階段情況來(lái)看，高校檔案管理已經(jīng)逐漸步入現(xiàn)代化、規(guī)范化管理模式，信息技術(shù)也得到了廣泛應(yīng)用，但只是停留在統(tǒng)計(jì)與記錄的層面上，計(jì)算機(jī)的許多優(yōu)秀功能并沒(méi)有得到有效利用。究其原因，在于高校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，并沒(méi)有意識(shí)到開(kāi)發(fā)與運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件的重要性，數(shù)字化程度不高，嚴(yán)重影響到服務(wù)速度與質(zhì)量。

(二)檔案服務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

近年來(lái)，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，管理人員也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，對(duì)他們的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。高校檔案管理活動(dòng)中，都享受到信息技術(shù)的便利，但也只是局限于復(fù)印和查找資料，更多的優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，更要認(rèn)識(shí)到自已從事工作的重要性，在提高專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，增強(qiáng)責(zé)任心與使命感，但我國(guó)高校檔案管理工作幾乎都遭遇了人才瓶頸，成為信息化檔案管理過(guò)程中最薄弱的環(huán)節(jié)。

(三)檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系有效性不足

伴隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)張，檔案管理發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用，服務(wù)質(zhì)量也倍受關(guān)注。在實(shí)際操作過(guò)程中，信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系明顯不夠完善，問(wèn)題主要集中在兩方面：一方面，部分學(xué)校沒(méi)有充分利用好檔案，檔案保存失去了應(yīng)有的意義，無(wú)法幫師生解決實(shí)際問(wèn)題，有些學(xué)校建立了檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系，但由于指標(biāo)的不健全，沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。另一方面，信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系沒(méi)有得到有效落實(shí)，形同虛設(shè)。

二、信息環(huán)境下的高校檔案服務(wù)策略

(一)創(chuàng)新高校檔案服務(wù)方式

從檔案服務(wù)角度來(lái)看，以檔案查詢與借閱為主，在信息時(shí)代，智能手機(jī)成為人們生活的必需品，人們獲取信息不再受到時(shí)間與空間的限制，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，在傳統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，增加電話查詢、實(shí)時(shí)咨詢、網(wǎng)絡(luò)查詢、遠(yuǎn)程檢索等服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的輔助下，既要幫廣大師生解決與他們利益密切相關(guān)的問(wèn)題，也要準(zhǔn)確把握用戶檢索習(xí)慣，定期將檔案信息、檔案編研、新聞事件等信息推送給師生。

(二)建立高校檔案服務(wù)平臺(tái)

要想使高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量提升到新的層次，就要適時(shí)構(gòu)建起科學(xué)合理的信息服務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制，為信息服務(wù)工作提供有力保障。高校要意識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)峻性，在最短時(shí)間內(nèi)理順檔案服務(wù)工作，建立全面而高效的服務(wù)平臺(tái)，將信息化管理優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到極致，具體包括如下內(nèi)容：一是完善的服務(wù)指標(biāo)，明確規(guī)定各項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容；二是完備的服務(wù)制度，增強(qiáng)檔案服務(wù)的可操作性；三是規(guī)范的服務(wù)流程，確保服務(wù)的高效便捷；四是到位的服務(wù)方式，使檔案信息趨于完善。

(三)完善高校檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系

檔案管理工作應(yīng)構(gòu)建起全面、系統(tǒng)的服務(wù)評(píng)價(jià)體系，使檔案管理逐漸步入規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展軌道。檔案服務(wù)體系應(yīng)該包括如下內(nèi)容：一是明確服務(wù)指標(biāo)，對(duì)服務(wù)項(xiàng)目的種類、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定；二是合理的服務(wù)制度，依靠制度的約束與激勵(lì)，確保服務(wù)指標(biāo)得到有效落實(shí)；三是科學(xué)的服務(wù)流程，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，提高服務(wù)效率；四是先進(jìn)的服務(wù)方式，合理控制服務(wù)成本，節(jié)約服務(wù)時(shí)間；五是及時(shí)到位的服務(wù)手段，滿足用戶個(gè)性化檔案需求；六是完善服務(wù)評(píng)價(jià)信息采集，及時(shí)建立信息采集點(diǎn)，努力擴(kuò)大信息采集覆蓋面，使信息采集機(jī)構(gòu)趨于合理。除此以外，還要通過(guò)各種渠道了解客戶對(duì)檔案服務(wù)工作的滿意程度，如調(diào)查問(wèn)卷、電話回訪等，為下一步調(diào)整服務(wù)項(xiàng)目、完善與落實(shí)服務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)等提供有力依據(jù)。

(四)加強(qiáng)檔案信息服務(wù)隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作極其復(fù)雜，檔案管理人員不僅要有責(zé)任心與使命感，還要有甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，深刻認(rèn)識(shí)到自己肩上的任務(wù)有多重，以全面、系統(tǒng)的理論知識(shí)充盈自己，不斷完善自己的知識(shí)框架，以嶄新的姿態(tài)投入到信息化檔案管理工作當(dāng)中。更關(guān)鍵的是，檔案管理人員以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為行為準(zhǔn)繩，深刻認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)，踴躍參加各級(jí)各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，自覺(jué)收集并保存好檔案信息資料，為我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)智慧與力量。

三、結(jié)語(yǔ)

在國(guó)家建設(shè)道路上，高等院校一直肩負(fù)著向各行各業(yè)輸送優(yōu)秀人才的重任，是新思想、新技術(shù)的發(fā)源地，對(duì)整個(gè)社會(huì)的思維狀態(tài)產(chǎn)生了積極影響。在信息化時(shí)代，高校檔案管理工作必將向著規(guī)范化、信息化的方向發(fā)展，這也是提高資源利用率、提升服務(wù)質(zhì)量的重要途徑。

參考文獻(xiàn)：

[1]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].檔案學(xué)通訊，2011(5)：92-94.

[2]馬安娜.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].黑龍江史志，2015(13).