提高畢業論文格式排版效率方法的探討

彭艷

摘 要：本文針對畢業論文排版的相關問題進行探討，給出科學有效的排版流程，同時提出利用微課和VBA對論文排版進行指導，為師生節省了論文排版和修改的時間，避免了重復的勞動，提高了工作效率。

關鍵詞：畢業論文排版流程 微課 VBA 自動化

中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）07（c）-0032-02

Abstract： This paper discusses the related issues of graduation thesis typesetting， gives a scientific and effective typesetting process， and puts forward the use of micro-lectures and VBA to guide the paper typesetting. It saves the time for the papers and revisions for the teachers and students， avoids the duplication of labor and improves the work efficiency.

Key Words： Graduation thesis typesetting process； Micro-lectures； VBA； Automation

高職畢業論文是高職院校實現人才培養目標的重要實踐教學環節，其內容和格式要求均十分嚴格。學生除了花費大量時間和精力在論文內容設計與撰寫外，還要按照指定要求對論文格式進行排版。論文質量的好壞取決于論文的內容與排版，排版不合格也是論文不合格。

通過《計算機應用》課程的學習，學生已經掌握Word的基本編輯操作，并學習了關于畢業論文排版的技能與操作方法。由于課程在一年級開設，學生在畢業時才撰寫論文，學習的時間間隔太長，很多關于論文排版的技能與操作方法已經忘記。而且畢業論文的內容多、章節多、排版的要求也多，學生操作時很容易出錯。多數學生做畢業論文時，總是急于論文內容的錄入，直接將各章節的編號進行手動錄入，當后續對文檔結構進行調整時，手動錄入的編輯很容易混亂。實際上，撰寫論文的一般流程應該是：先擬訂論文提綱，再確定文檔結構，最后填寫內容。

1 論文排版的流程

1.1 論文排版的要求

每所學校都有關于畢業論文排版的要求，包括頁面屬性、封面、目錄、各級標題及正文、公式、圖形、表格、頁眉和頁碼、參考文獻等各方面的設置要求。由于格式要求多種多樣，學校制作統一的規范文件，詳細說明論文排版的要求，學生按照規范文件進行排版。

1.2 論文排版的流程

論文的排版應該依據規范文件，按照一定的排版流程逐步對文檔進行格式設置。下面就以Word排版軟件為例，對幾個重要的流程進行介紹。

（1）頁面設置。包括頁面屬性的各項設置，如紙張，頁邊距等格式設置。在開始論文排版之前，一定要按照排版要求進行頁面設置。如果論文排版完成后，發現頁面設置錯誤，再對頁面屬性進行修改，會造成大幅度調整。

（2）樣式設置。樣式是指已經命名的一組字符格式和段落格式的集合，Word中提供了多種內置樣式。為了使論文的內容層次分明，便于閱讀，將不同的內容設置不同級別的樣式，如對章名、節名、小節名分別應用內置樣式1級標題、2級標題、3級標題樣式，正文應用正文樣式，參考文獻、摘要等沒有相應的內置樣式可用，則先新建樣式再應用。當論文格式需要修改時，只要修改樣式，應用該樣式的內容將同步更新，從而減少了出錯機會，提高了排版效率。通過應用樣式，可使一篇畢業論文中同一級別的內容格式一致。因為樣式設置的好壞，影響著論文排版效果和后面的操作流程，故樣式設置是畢業論文排版的關鍵。

（3）自動加入多級列表。對于一篇較長的論文，需要使用多種級別的標題編號，如第一章、1.1、1.1.1等。如果手動加入編號，一旦對章節進行增刪和移動，就需要修改相應的編號。自動編號的好處是章節進行更改后編號數值也會自動調整。在自動編號之前，先確保各級標題應用正確，然后在“多級列表”中選擇“定義新的多級列表”命令。在打開的“定義新多級列表”對話框左側選擇需要修改的級別，右側設置級別鏈接的對應標題樣式，再設置編號的格式。

（4）自動生成目錄。目錄通常由兩個部分組成：左側的目錄標題和右側標題所對應的頁碼。添加方法分為手工和自動兩種。手動添加目錄比較麻煩，不利用以后的編輯修改。Word提供了自動生成目錄的功能，在完成樣式及多級列表設置的基礎上，利用“目錄”中“自動目錄”命令，可以快速生成目錄。目錄生成之后，可以利用“自定義目錄”命令，對目錄中標題的格式進行修改。如果對論文正文中的標題文字進行修改或者頁碼進行了調整，可以執行“更新目錄”命令，刷新目錄，使條目指向正確的內容。

（5）插入分節符。沒有插入分節符之前，Word視整篇文檔為一個“節”，此時設置頁眉頁腳，整篇文檔的頁眉和頁腳是一樣的。使用“分節符”可以將文檔分成不同的“節”，再根據需要對每個“節”的格式進行設置。在設置頁眉頁腳之前，先按照排版要求，將排版要求相同的部分設置在同一“節”中。

（6）頁眉頁腳的設置。論文內容分封面、摘要、目錄、正文和參考文獻等部分，需要進行不同的頁眉頁腳等版面設置，如封面不顯示頁眉頁腳，正文部分顯示頁眉頁碼。分節之后，再進行頁眉頁腳設置，如果需要編輯第1節頁眉頁腳，先進入頁眉頁腳編輯狀態，再輸入相應內容；編輯第2節頁眉時，如果第2節內容與第一節內容不同，則先取消“鏈接到前一條頁眉”，再輸入相應內容，其余各節的頁眉頁腳同理設置。頁眉頁腳設置完畢后，“關閉頁眉和頁腳”。

2 指導論文排版的方法

論文的排版是每一位同學需要掌握的技能。由于排版要求較多以及排版流程較復雜，對于部分學生來說，往往不知從何入手，需要較長時間進行理解。另外學生的信息素養參差不齊，導致部分學生接觸論文排版時，操作十分吃力。

指導老師不僅要對論文的內容與設計做出指導，還要對論文格式進行修改。在實際指導過程中，每篇論文在格式排版上都或多或少存在一些問題。為了幫助學生快速掌握論文排版的方法，避免重復的排版操作，本文采用微課和VBA兩種方法對畢業論文進行排版指導。

2.1 微課的應用

為了幫助學生學習畢業論文排版的技能與操作方法，同時又滿足學生個性化學習的要求，教師按畢業論文排版的流程分步驟錄制微課，錄制的微課視頻的時長不超過7min，學生根據自身情況進行有選擇性的學習。既提高了學生學習效率，又避免教師對畢業論文排版進行重復指導。

2.2 VBA的使用

VBA（Visual Basic for Applications）是Visual Basic的一種宏語言，是微軟開發的在其桌面應用程序中執行通用的自動化（OLE）任務的編程語言。在Word中編寫完成某項特定任務的宏，可以使一些文檔處理變得自動化。利用VBA編寫宏后，執行宏命令，實現論文排版和審查的自動化，減少指導老師的工作量。其實VBA并不神秘，通過錄制宏的方式可以輕松地獲得VBA代碼。使用“開發工具”中的“錄制宏”命令，將排版操作錄制成宏，并將宏保存在通用文檔（Normal.dotm）中。在修改畢業論文時，打開“宏”對話框，執行“運行”命令，實現排版修改的自動化。執行“編輯”命令，可以查看宏代碼。此外，執行“創建”宏命令，并在宏代碼中添加過程，將錄制的相關代碼復制到過程中，再根據要求稍加修改，可以實現自動審查的功能。

畢業論文排版是一項繁瑣的工作，減少復雜度使部分工作自動化，是有一定實際意義的。文章中先提出了科學有效的排版流程，再利用微課和VBA對論文排版進行指導，為師生節省了排版和修改的時間，避免了重復的勞動，提高了工作效率。學生將精力集中于論文的內容上，從而提高了論文的質量。

參考文獻

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