基于等級(jí)醫(yī)院評(píng)審視角的醫(yī)院綜合檔案管理研究

劉釗

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生體系不斷完善發(fā)展，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，整個(gè)醫(yī)療體系越來(lái)越健全。這些都主要?dú)w功于等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的執(zhí)行與實(shí)施，通過(guò)等級(jí)醫(yī)院評(píng)價(jià)促使各大醫(yī)院紛紛實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理、切實(shí)提升其服務(wù)質(zhì)量水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的加速發(fā)展。需要注意的是，這種推動(dòng)效果是全面的、多角度的，醫(yī)院的檔案管理工作也被包含其中。為此，本文圍繞醫(yī)院綜合檔案管理，基于等級(jí)醫(yī)院評(píng)審視角，探討醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化策略，進(jìn)行簡(jiǎn)要論述，期望能夠由此提供相應(yīng)參考。

關(guān)鍵詞：等級(jí)醫(yī)院評(píng)審；醫(yī)院綜合檔案；檔案管理

在當(dāng)前我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生體系當(dāng)中，等級(jí)醫(yī)院評(píng)審評(píng)價(jià)考核醫(yī)院的重要標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)σ患裔t(yī)院的整體發(fā)展實(shí)力和水平進(jìn)行全面、整體的評(píng)價(jià)。具體是從質(zhì)量、服務(wù)、安全、業(yè)績(jī)及控制等幾個(gè)方面進(jìn)行評(píng)審，因此可見(jiàn)角度較多、評(píng)審全面。而在整個(gè)評(píng)審當(dāng)中，檔案管理屬于等級(jí)醫(yī)院評(píng)審過(guò)程的關(guān)鍵內(nèi)容。像醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療、培訓(xùn)、醫(yī)學(xué)研究、內(nèi)部行政管理及其他活動(dòng)所產(chǎn)生的記錄信息都屬于醫(yī)院檔案，統(tǒng)一歸類(lèi)為醫(yī)院綜合檔案，而這些檔案信息正是醫(yī)院開(kāi)展業(yè)務(wù)的重要脈絡(luò)及支撐，對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部管理和發(fā)展而言，起到了重要的依據(jù)作用。所以，醫(yī)院檔案管理工作，成為等級(jí)醫(yī)院評(píng)價(jià)成功的關(guān)鍵。

1 等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理的意義

醫(yī)院綜合檔案本身是醫(yī)院發(fā)展史的重要縮影，因此針對(duì)醫(yī)院檔案的管理工作涉及到醫(yī)院的方方面面。具體包含醫(yī)院的行政、臨床各科室等方面的具體內(nèi)容，因此醫(yī)院綜合檔案不僅是醫(yī)院的重要組成內(nèi)容，同時(shí)也是醫(yī)院管理的主要手段，融合了醫(yī)院歷史發(fā)展的文化、技術(shù)及理念等。而等級(jí)醫(yī)院評(píng)審是對(duì)一所醫(yī)院綜合實(shí)力與發(fā)展水平進(jìn)行衡量的重要手段，其能夠全面、多視角的、從各個(gè)層面來(lái)實(shí)施系統(tǒng)化的評(píng)價(jià)，成為規(guī)范當(dāng)前醫(yī)療行為，切實(shí)提升醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平的重要載體。在實(shí)際的醫(yī)院評(píng)審工作當(dāng)中，要求專(zhuān)家組應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照院內(nèi)的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則來(lái)實(shí)施，執(zhí)行匯報(bào)、系統(tǒng)追蹤及現(xiàn)場(chǎng)抽查的方式來(lái)針對(duì)醫(yī)院實(shí)施考核。而醫(yī)院所開(kāi)展的各類(lèi)不同檔案管理工作，都是為了能夠符合評(píng)審要求，最終通過(guò)等級(jí)醫(yī)院復(fù)審，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理科學(xué)化的重要保障。在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則當(dāng)中明確了檔案及相關(guān)材料管理的范圍，內(nèi)容涵蓋各個(gè)章節(jié)，全面涉及圖片、文件及相關(guān)影像等。因此，這就要求醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照相應(yīng)的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)執(zhí)行，切實(shí)做好檔案記錄，并做好科學(xué)規(guī)范化的檔案管理工作，有序的整理和保存檔案資料，真正為等級(jí)醫(yī)院評(píng)審提供相應(yīng)的評(píng)價(jià)依據(jù)。

2 基于等級(jí)醫(yī)院評(píng)審視角的醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

結(jié)合等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)可知，醫(yī)院所開(kāi)展的綜合檔案管理工作仍然存在較多問(wèn)題，歸納總結(jié)起來(lái)具體表現(xiàn)為以下方面內(nèi)容：

1）檔案管理意識(shí)不足，整體利用率偏低。在醫(yī)院內(nèi)有很大一部的工作人員對(duì)于檔案管理的意識(shí)較為薄弱，對(duì)檔案管理工作的作用不明確，缺乏收集和整理資料的習(xí)慣。更有甚至認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)含量偏低、操作簡(jiǎn)單的工作類(lèi)型。而一到等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的關(guān)鍵時(shí)刻，需要查找相關(guān)檔案材料時(shí)，卻手忙腳亂，浪費(fèi)大量時(shí)間與精力進(jìn)行翻找與查閱，甚至難以從中找出能夠支撐和參與醫(yī)院評(píng)審的材料，導(dǎo)致醫(yī)院評(píng)審難以符合評(píng)審的要求。

2）檔案管理分散，歸整困難。主要表現(xiàn)為醫(yī)院內(nèi)各個(gè)部門(mén)和科室對(duì)于檔案材料的分散管理，專(zhuān)職的管理人員嚴(yán)重不足。絕大多數(shù)檔案管理人員都屬于兼職人員，完全不懂得如何進(jìn)行檔案管理和使用。而從檔案材料的收納保存角度來(lái)看，同種類(lèi)型的檔案材料，很容易造成空間和人物力的浪費(fèi)，直接影響到檔案材料的綜合運(yùn)用及安全完整性。而從等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的角度來(lái)看，大量的檔案材料必須進(jìn)行歸整、銜接與分類(lèi)，促使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變。

3）檔案管理制度不全，效率偏低。具體在醫(yī)院管理當(dāng)中，有關(guān)醫(yī)療質(zhì)量安全的檔案數(shù)量居多，其中涉及到檔案管理的制度明顯偏少，缺乏較為完整的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在醫(yī)院內(nèi)的目標(biāo)管理考核當(dāng)中，并沒(méi)有將檔案管理工作歸于目標(biāo)考核，從而很容易致使檔案的收集不夠齊全，收集管理的效率也明顯偏低。

4）硬件投入不足，管理水平難以提升，有些醫(yī)院內(nèi)的檔案管理設(shè)備較為陳舊，所采用的管理技術(shù)落后，信息化水平偏低，很不利于檔案的管理和開(kāi)發(fā)，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

5）人才隊(duì)伍建設(shè)不足，素質(zhì)偏低，相當(dāng)一部分醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作都是由工作人員兼職擔(dān)任，明顯缺乏高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才，醫(yī)院內(nèi)部也未設(shè)立相應(yīng)的人才培訓(xùn)機(jī)制，人員整體不夠穩(wěn)定，難以符合等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的要求。

6）科室檔案資料管理較為薄弱。當(dāng)前等級(jí)醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)對(duì)醫(yī)院工作提出了新的要求，具體要求檔案工作開(kāi)展縱向到底、橫向到邊。但是科室檔案管理始終是醫(yī)院檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，絕大多數(shù)醫(yī)護(hù)人員都未將檔案管理放在心上，大都專(zhuān)注于本職工作的開(kāi)展。

3 基于等級(jí)醫(yī)院評(píng)審視角的醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化策略

1）增強(qiáng)醫(yī)院全員檔案意識(shí)，以等級(jí)評(píng)審為目標(biāo)。為符合等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的要求，要求醫(yī)院檔案管理工作首先必須獲得院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并將檔案管理工作納入到醫(yī)院的常規(guī)議程當(dāng)中，并針對(duì)全員范圍來(lái)宣講和培訓(xùn)關(guān)于檔案法的內(nèi)容。通過(guò)這種方式里促使院內(nèi)所有成員都自覺(jué)的貫徹和執(zhí)行《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，促使醫(yī)院全員不斷提升自身的檔案管理觀念，最終形成人人關(guān)注檔案、支持檔案并積極主動(dòng)維護(hù)檔案管理的情況。同時(shí)充分借助院內(nèi)多媒體、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等科學(xué)的技術(shù)方法，以此來(lái)將檔案管理資源的內(nèi)容迅速傳遞出去，不斷拓展檔案管理宣傳的范圍和深度。主要目的是為了促使院內(nèi)全體職工都能夠充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要，使得醫(yī)院全員都能夠具備檔案管理意識(shí)，在日常工作中重視對(duì)檔案材料收集的及時(shí)、詳盡及準(zhǔn)確要求，這樣才能真正利于醫(yī)院往后檔案管理工作的有效開(kāi)展。

2）強(qiáng)化檔案管理要求，規(guī)范醫(yī)院評(píng)審材料搜集。為更好的開(kāi)展等級(jí)評(píng)審工作，要求醫(yī)院在收集檔案材料的過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身崗位特性，設(shè)立不同的檔案管理工作小組，比如行政、醫(yī)療、保健、護(hù)理等等。并在此基礎(chǔ)上指派相關(guān)人員分別負(fù)責(zé)相應(yīng)的檔案資料管理、收集及利用、指導(dǎo)等工作，由此將評(píng)審工作的理念擴(kuò)散的全員當(dāng)中，由總責(zé)任人結(jié)合評(píng)審材料建設(shè)規(guī)則來(lái)制定出評(píng)審材料檢查的月度計(jì)劃，據(jù)此不斷推進(jìn)，最終保障各項(xiàng)舉措的落實(shí)與執(zhí)行。并且，需要做好對(duì)各種評(píng)審材料的細(xì)化分類(lèi)，明確評(píng)審細(xì)則，保障內(nèi)容的充實(shí)性。在完成資料搜集后，則需展開(kāi)實(shí)時(shí)跟蹤，督促在一定期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資料的提供資助保障檔案材料的完整性。因此，這就需要做好相應(yīng)的檔案資料匯總跟蹤，要求相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)和要求來(lái)對(duì)所有檔案資料進(jìn)行匯總整理分類(lèi)。而當(dāng)評(píng)審結(jié)束后，需將檔案材料統(tǒng)一交付綜合檔案室進(jìn)行保存處理。

3）以等級(jí)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案收集管理。醫(yī)院的檔案管理工作也屬于等級(jí)評(píng)審的審查重點(diǎn)內(nèi)容，因此不管是院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)還是其他基層員工，都需要深刻認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)。醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作時(shí)促使醫(yī)院內(nèi)部管理優(yōu)化、外部醫(yī)療質(zhì)量提升的關(guān)鍵舉措，因此要始終堅(jiān)持“以評(píng)促管，以評(píng)促建”，這就需要由此促使醫(yī)院檔案管理必須逐步向著制度化、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變。因此，醫(yī)院的檔案管理需嚴(yán)格依照等級(jí)評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)績(jī)效，由此促使醫(yī)院檔案管理處于持續(xù)改進(jìn)的狀態(tài)。同時(shí)，需要在此基礎(chǔ)上建立完善的檔案管理體系，以此強(qiáng)化檔案管理的監(jiān)督管控，促使所有檔案資料都能獲得規(guī)范化管理。最主要的是要求醫(yī)院全員都對(duì)檔案管理起到一定的重視，要求各個(gè)科室部門(mén)都需要設(shè)立相應(yīng)的檔案管理人員。而檔案管理人員在此基礎(chǔ)上不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，充分結(jié)合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，促使信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式向全院覆蓋，由此充分保障醫(yī)院檔案管理工作的全面運(yùn)轉(zhuǎn)。

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