淺析如何做好醫院文書檔案管理工作

田潔

摘 要：醫院文書檔案主要工作內容是整理文件、收集資料、立卷、歸納等等，避免重要文檔丟失，泄露病人的個人隱私，便會承擔相應的責任。因此，做好醫院文書檔案工作非常重要，這就需要管理人員在工作中認真檢查和整理，還可以運用信息技術，高效分類各種文檔，提高文書檔案管理工作的效率，對于促進醫院發展起到至關重要的作用。

關鍵詞：醫院 文書檔案 管理工作

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）07（c）-0137-02

醫院在長期發展的過程中會留下很多文書檔案，其中包括很多珍貴的資料，以便于日后核對和參考，為了保存這些寶貴的財務，必須要落實完善的醫院文書檔案管理制度，從而按照規定，要求管理人根據不同的資料進行分類保存，還應學會運用計算機，快速整理歸類文書檔案，不僅創新和改變了傳統的管理模式，還有利于做好醫院文書檔案工作。

1 以往醫院文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 文書檔案管理機制不完善

以往醫院文書檔案管理機制不完善不具體，沒有指出相關的管理規定，致使監管不嚴格不到位，難以增強約束力，進而出現懶散、怠慢的工作情緒，致使文書檔案整理不齊全，經常遺忘整理資料，導致很多檔案沒有得到妥善的保管，從而在查找文書時，發現重要檔案丟失，沒有可供參考的資料，無法查找到真實的信息，可見由于管理機制不健全，不僅降低文書檔案的嚴密性，還給醫院造成損失。使很多重要的文書被泄露，不能確保檔案具有完整性和保密性。歸根到底在于管理工作中沒有落實嚴格的規章制度，對于發現的問題，沒有立即處罰，難以確保檔案嚴密、完整，進而發現文書封面標注的信息和時間不準確，出現隨意涂改的現象，表明在未經允許的情況下，文書檔案被隨便批注，體現出管理不全面，沒有做到全方位地監管，使患者病例被盜取，無法保護患者個人信息，不利于促進醫院發展。

1.2 文書檔案管理意識淡薄

文書檔案之所以經常出現丟失現象，主要原因之一就是人為因素，主要體現在管理意識淡薄，沒有意識到加強管理文書檔案的重要性，從而在工作中過于注重完成工作量，一味地追趕時間，逐漸加快工作進度，進而導致文書檔案擺放混亂，很多不同的文書保管在一起，在借閱時難以快速找到所需的檔案，便會浪費很多時間，表明對文書檔案管理工作不夠重視，從而在管理中過于注重走形式，沒有按照規定整理文書，很多資料、檔案隨處丟放，導致重要文件丟失，當急需核對信息時，無法找到相應的檔案，無法掌握患者就醫記錄，不清楚病人病例，給臨床治療帶來阻礙，充分體現出由于缺乏管理意識，使珍貴的文書檔案沒能保存下來，便會發現各種資料不齊全，而且，許多文件上沒有標注具體的時間，不能確定文書檔案記錄的內容是否真實，不清楚文件資料屬于哪個科室，勢必會阻礙醫院發展。

1.3 管理方式比較落后

早期，文書檔案管理人員在短時間內，無法快速整理文件，歸檔高效不高，不利于提高管理檔案的時效性，表明管理方式比較落后，不能快速歸類諸多的資料，繁重的工作量，在指定的時間內無法完成，給管理人員施加了工作壓力，為了滿足要求，經常加班分類檔案。在疲勞的狀態下工作，很容易出差錯，致使同種類別的檔案中有其他資料，當借閱材料和文件時，就會出現病例不切合實際，不符合具體情況，需再次查找，不僅浪費時間，還耽誤核對信息。由此可知，由于管理方式不先進，就不可避免地出現檔案分類不準確，整理效率較低的現象。而且，需要諸多的人力，才能統一歸檔，漸漸地增加勞動強度，為了改變這一現狀，以下文章提出了運用先進的信息技術，便可解決存在的問題。

2 做好醫院文書檔案管理工作的對策

2.1 建立健全檔案管理制度

當前，醫院要重視建立健全檔案管理制度，主要的內容可分為以下幾點：第一，根據文書檔案的種類，分為多種類型的資料，將同一類別的檔案存放在一起，按照時間的先后順序，在封皮上寫上具體的年月日，歸類整理齊全后，在保管表格上簽字，以此明確負責管理文書的人員，促使管理人員明確工作職責，充分意識到管理不當，容易造成文書丟失，需接受處罰、承擔責任，逐漸增強責任，盡職盡責做好文書檔案工作，管理過程中時刻遵守規定，有利于加大管理力度，避免出現文書檔案被盜取的現象。第二，當醫務人員需借閱文書檔案時，需經過院長允許，出示相應的證明，才能查找檔案，進而獲取所需的信息，要求醫務人員必須要遵守保密協議，自覺保密患者的個人信息和病例，對于在借閱過程中發現隨意破壞文書檔案的現象，予以嚴厲的處罰。管理機制中明確提出必須要保存珍貴的檔案，因而，如有損壞立即根據情節提出警告或者給予處罰，方可做好文書檔案管理工作。

2.2 加強檢查，增強檔案管意識

現階段，在開展文書檔案管理工作時，醫院的領導人員應加強檢查，充分了解各種文件、資料、檔案是否齊全，有無丟失現象，一經發現文書檔案保管不當，立即處罰相關的管理人員，達到警示的目的，逐漸增強管理人員的責任感和管理意識，管理工作中更加細心、認真、負責，自覺主動按照規定和要求，分類整理諸多的文書檔案，以便于日后查閱。可見醫院加強檢查非常重要，從而及時發現存在的問題，盡快追究其責任，予以處罰，對于情節嚴重的人員便可辭退，警示檔案管理人員做好本職工作，進而在管理功過程中發揮出主動性和積極性，仔細核對各類檔案的信息，依據不同的類型，保存在不同的位置，方便醫務人員查找，當查閱檔案時，快速找到所需的信息和資料，全面掌握病人的基本信息，盡早做出判斷，以免出現誤診的情況，就會影響醫院的形象，為了避免出現這種情況，嚴格檢查文書檔案是否保存妥當十分重要，這樣才能從根本上杜絕出現檔案丟失的問題，推動醫院穩定發展。

2.3 運用信息技術，高效整理文書檔案

現如今，科學技術不斷進步，推出了信息技術，廣泛應用于各個領域，醫院在發展的過程中要做到與時俱進，跟上時代發展的步伐，從而積極引入先進的信息技術，從而用于管理文書檔案，管理人員借助信息技術，快速檢索檔案的信息，依據時間、類型整理和歸檔，準確地分類保管各種文書檔案，避免出錯。可見運用信息技術，使檔案管理工作高效進行，不僅減輕了負擔，還方便整理多種檔案，為管理人員提供了便利。因此，管理過程中發揮出信息技術的作用和優勢，隨時在計算機管理系統中輸入關鍵詞，就可以掌握檔案的具體時間、詳細的內容及、立卷日期等等，結合檢索得知的信息和自己對檔案的理解，操作計算機根據不同的文書檔案，整理在指定的文件夾中，方便日后借閱和查找。也可以依據文書檔案的類型，運用信息技術，建立不同的數據庫，輸入動態密碼即可查找，充分體現出應用信息技術，管理文書檔案更加便捷，改變了傳統的管理方式，進一步提高文書檔案工作的時效性。

3 結語

綜述，醫院文書檔案工作中要注重完善管理制度，從而按照規定和要求，規范化地整理各種文書檔案，在管理過程中如發現保存不當，使重要資料丟失，需承擔責任和后果，還應予以嚴厲的處罰，警示管理人員認真做好本職工作，嚴格遵守管理規定，認真歸檔、分類、篩選等等，有效提高醫院文書檔案的保密性，使檔案為臨床治療提供參考資料，推動醫院建設，促進醫院長久、穩定地發展。

參考文獻

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