管理創新推進檔案創效

崔艷玲

摘 要：檔案具有不可替代的價值，如何開發利用，實現檔案創效？渤海鉆探第五鉆井工程分公司檔案室保存的房屋租賃合同檔案，是歷時14年的油田單位與地方經濟糾紛案例，該公司通過管理創新，深入挖掘歷史檔案價值，有效推動追繳工作，創造經濟效益。

關鍵詞：管理創新；檔案

1 實施背景

隨著石油企業體制、機構改革和人事變動，一些歷史檔案容易被忽略和遺忘，而且歷史檔案數字化之前，查詢檔案費時費力，更容易造成關鍵檔案信息沉沒。

為有效保護檔案資源，發揮檔案在企業經營中的作用，開發檔案利用價值，該公司強化檔案組織機構和檔案制度建設，突出檔案工作的前瞻性和延伸性，尤其加強檔案過程跟蹤監督，加快檔案信息化建設，極大地提高了檔案查詢和利用效率。該公司抓住上線集團公司檔案系統時機，成立檔案項目組，在渤海鉆探首批完成檔案數據上線任務；加快歷史檔案數字化進程， 進行了大批量的歷史檔案整理掃描和檔案信息化建設及開展檔案工作評價，首批成為渤海鉆探A級管檔單位，為保護和發現、利用檔案價值奠定了堅實的基礎。

強化檔案管理工作創新，該公司檔案管理人員不拘泥于單純整理保管檔案，而是仔細鑒別，在“紙堆里撿寶”。《房屋租賃合同》檔案掃描整理中，發現該合同未完結，這應該屬于未辦結檔案。為更深層地挖掘檔案信息，檔案管理人員又專門與經營部門合同管理人員溝通，尋問結果，答復是與地方打交道“棘手”的事情而擱淺。此時，與歷史檔案數字化工作共同推進的集團公司“節支降耗、控本增效”工作已全面開展，檔案管理人員同時作為信息編審人員，重點收集整理、分享節支降耗典型做法和亮點，同時作為檔案工作人員，對有價值的檔案信息進行再挖掘，與加大“清欠工作”相結合，聯合相關部門，對房屋租賃事項提上清欠議程，該公司進行了徹底清查，利用檔案數字化便捷，及時提供合同原本和多份相關文件為佐證，歷經3年事件跟蹤，達成三方協議，使長達14年懸而未決事項得到解決，挽回經濟損失。

2 源頭追溯，檔案制度成關鍵

只有完整原始的檔案材料才最具有說服力。該公司從源頭保證檔案材料的完整性和有效性，在上級檔案部門指導下，檔案工作實行“三納入”：日常工作計劃、崗位職責制、年度工作報告中均體現檔案工作；檔案管理人員實行“四參加”：重要事項、鑒定、驗收等均有權力與責任參予工作；針對重點生產經營項目，堅持“四同步”：項目啟動、項目實施過程、項目驗收和項目評審，檔案管理人員按部就班介入項目運行，及時監督指導重點材料歸檔。近年來，結合檔案工作評價要求，進一步細化管理，建立了“檔案材料歸檔備案制與審批制”，每年為各部門下達歸檔范圍，使歸檔工作較之前更加及時，檔案材料真實、齊全、完整。

有歸檔制度的保證，房屋租賃事件以來，自前期產生記錄、中期過程跟蹤、最后結果形成完整材料鏈，保證了《租賃合同》案卷的完整性。該公司2002年以來形成的《房屋租賃合同》及附件文本，其中有合同文本，請示與批復文件，資產評估報告，占地圖紙、協議等，共計168頁，內容完整詳實。

3 重組改制，檔案意識成財富

集團公司鉆探系統2008年專業化重組后，該公司組織機構和人事發生了很大變動，但是檔案機構和檔案管理人員沒有變，這是基于該公司高度的檔案意識，將檔案視為公司資產的重要部分，并保留原單位室存檔案。渤海鉆探公司重新為各單位分配全宗號后，檔案管理人員對室存檔案又進行了清查，憑借多年工作經驗，對涉及人、財、物記錄的文件材料、對正在執行或者尚未有結論的爭議事項記錄，如合同檔案、會計檔案等將其作為重點檔案資產保管。

應對金融危機是全員意識，該公司檔案部門主動與相關部門配合，早在2009年就加快清欠工作。將“租賃費拖欠事項”報請新任總會計師，總會計師在檔案室了解其詳細原始檔案材料后，立即召開了租賃費追繳洽談會，總會計師親自主持，經理助理、財務、經營、檔案等部門人員與地方代表等共同商討租賃費事項。檔案管理人員提供了2002年簽訂的租賃合同、保證合同、協議書、請示文件以及管理局批復、管理局向集團公司的請示文件、原租賃場所資產清查明細、國土資源局證明以及資產評估有限公司出具的資產評估報告書，實證材料充分，并簽訂拖欠款項意向書。檔案管理人員更加深感此卷檔案材料的重要性，并及時制作副本，以保護正本原件，并以新全宗號重新立卷。

作到重點項目主動參與、跟蹤、時時歸檔、及時提供利用，加強了檔案保護工作。

4 過程監督，數字化檔案成捷徑

該公司創新“三位一體”檔案管理模式，檔案管理人員集“檔案、公文、信息”開發利用于一體，前置檔案管理工作，對來往公文和信息接收、制發、歸檔一體化管理，并有效開發利用檔案信息，因此更加熟悉和掌握重點工作流程與進度。經手的最原始的租賃費事項向上級請示文件和后續的文件都經過了檔案管理人員終核發文，該公司檔案管理工作創新的“三位一體”管理模式，為深化檔案管理工作提供了便捷通道。

集團公司檔案管理系統上線以后，該公司檔案管理人員基于以前保存的大量電子文件，加快了檔案數字化進程，重點針對內外經濟合同檔案率先進行數字化，目前完成21年的合同檔案掃描上傳集團公司檔案管理系統以及其他檔案的數字化工作，為檔案的快捷高效利用、有效保護原始檔案打下堅實基礎，檔案信息化也極大地促進了檔案資源的開發利用。

2014年以來，在公司大力推進“節支降耗、控本增效”活動中，檔案管理人員作為信息編審人員，重點收集整理、分享節支降耗典型做法和亮點，同時作為檔案工作人員，對有價值的檔案信息進行再挖掘，與加大清欠工作相結合，聯合經營、財務部門對租賃費一事進行了催辦，利用檔案數字化便捷，快速提供合同文本和多份相關文件為佐證。為進一步加大清欠力度，深入挖潛增效，盤活存量資產，檔案室與相關部門聯合，2015年將租賃費事項再提上議事日程，主要領導責成總會計師和部門負責人，要求徹底清查這一事項，挽回經濟

損失。

由于新到崗的合同管理人員對以前的事項知之甚少，檔案管理部門多次主動聯系，為其提供相關合同及檔案材料文本，幫助查閱相關記錄，同時為保護原始檔案，檔案管理人員及時通過檔案系統查詢原始文本電子檔案，基于檔案數字化便捷，快速協助整理摘錄，使事件原委進一步清晰，并指出關鍵點。其中一系列合同、文件、催交函及協議記錄備案詳實，電子文件齊全，很快形成了新的詳述書上報。

為積極有效推動工作，該公司向上級單位提交的請示文件，由檔案兼公文管理人員親自核實該文件，并在OA系統中報送上級單位，收到上級批復文件后，檔案管理人員立即呈送主要領導批示，并傳閱總會計師和經理助理，推動工作進展，最終達成了三方協議，挽回巨額經濟損失。

5 效果及影響

讓死檔變活檔，讓壞賬成活賬。該公司檔案工作突出前瞻性和延續性，通過創新管理，及時跟進，深入挖掘，在完善的檔案制度、高度的檔案意識、快捷的檔案信息化支撐下，形成完整的檔案信息鏈，有效佐證《房屋租賃合同》事實。三方協議生成后，該公司檔案部門一方面立即與經營部門聯系，獲取“協議”文本，按規定歸檔；一方面與財務部門核實，確定于錢款已到賬，才將此檔案辦結。

從幕后到前臺，該公司檔案工作大膽創新，發揮作用，揭開塵封檔案的面紗，歷時14年的油田單位與地方的經濟糾紛劃上句號， 既挽回了巨額經濟損失，又樹立了公司形象，促進了企業穩定和諧發展。