大數據時代知識管理對檔案管理的啟示

王曉麗

摘 要：在大數據時代下，檔案管理與知識管理相互融合的進程不斷加快，檔案館中的檔案管理工作必須與時俱進，才能更好的發展。基于此，本文通過對檔案管理與知識管理的聯系進行分析，從深度挖掘檔案資源中的潛在價值、構建學習型管理檔案組織、樹立檔案管理新觀念、多層面確保數據安全等方面論述了大數據時代下知識管理對檔案管理的啟示。

關鍵詞：大數據時代；知識管理；檔案管理

隨著信息技術的不斷發展，社交網絡、物聯網、云計算等新興服務使各種數據規模以及種類日益增多，這種情況下，使檔案館中的檔案管理工作面臨著非常大的挑戰。同時，在大數據時代下，各種知識不斷增加，大數據技術在知識管理中的應用取得了非常好的效果，這對于當下檔案管理困境來說，無疑是雪中送炭，檔案管理可以借鑒其中的成功經驗，不斷的創新改革。

1 檔案管理與知識管理聯系

1.1 知識管理包含檔案管理

從管理對象方面考慮，檔案管理和知識管理有一定的交集。其中知識管理主要是對知識進行管理，通常情況下，分為隱性知識管理和顯性知識管理。檔案管理過程中，其管理對象主要是顯性的，而且是顯性知識當中的一部分。簡單來講便是知識與檔案的管理有著相同的管理目標，但是檔案管理的的范疇比知識管理的范疇要小的多。從管理目的方面考慮，兩者相似。對知識進行管理的終極目的是利用知識共享，給予用戶最為滿意的服務，使知識的價值能夠充分的發揮出來。對檔案進行管理過程中，其終極目的并不是為了保管和收藏，而是為了對檔案資源數據中存在的潛在價值進行充分的利用以及深度的挖掘，從而為用戶提供優質服務，創造更多價值。二者都是服務于用戶，只是服務方式有所差異。從管理流程角度考慮，對知識進行管理的流程主要是知識產生之后，對知識進行收集儲存、整理加工以及利用評價等。檔案管理相關流程為檔案的收集整理、保管鑒定以及統計利用等。二者都是對分散的對象進行收集、處理、加工、利用，然后提供優質服務，實現價值的利用。

1.2 知識管理是檔案管理的高級階段

從管理范圍角度考慮，知識管理范圍要遠大于檔案管理，知識資源不僅包括電子知識、視頻知識、音頻知識、書本知識、文件知識等，還包括人類在社會活動中所產生的各種大數據以及頭腦知識。而檔案資源主要體現在檔案文件上，只是知識的一小部分。從側重點角度考慮，知識管理主要側重于對知識進行共享，比較注重知識的利用和開發。檔案管理主要側重于保管檔案實體文件，確保檔案文件的權威性、真實性、可靠性、完整性、真實性。從管理深度考慮，知識管理比較看重對知識本身進行管理，但是檔案管理比較看重對檔案文件進行管理。由此可見，知識管理的層次更深，檔案管理只是表面層次的管理。

2 大數據時代下知識管理對檔案管理的啟示

2.1 深度挖掘檔案資源中的潛在價值

在檔案館中，其館藏異常豐富，對于檔案管理相關部門來說，這是非常大的資源與財富，如果不對其進行深度挖掘利用，實屬浪費。因此，檔案館中的管理人員要將這些檔案資源充分利用起來，對其潛在的價值進行深度挖掘。而在大數據時代下，檔案管理面臨最大的挑戰是隱性資源的管理。由于隱性資源的隱蔽性非常強，它的潛在價值難以被人們發現。現階段，很多知識管理都利用大數據中的知識分析和知識挖掘技術對隱性資源進行管理。因此，檔案館中的工作人員在管理檔案過程中，要借鑒知識管理中的知識分析和知識挖掘技術對檔案進行管理。首先，通過對檔案文件中的孤立點、分割點、集群點進行分析，深入檔案內部，挖據其中的價值，使檔案管理人員能夠更好理解相關數據。其次，利用大數據中的預測性分析技術對檔案挖掘的結構進行預測性判斷，從而使工作人員能夠確定檔案的利用價值和利用方向。最后，利用大數據中的可視化技術將檔案中的各種數據直觀的展現出來，使數據能夠“說話”，從而為用戶提供更加優質的服務。

2.2 構建學習型管理檔案組織

在大數據時代背景下，知識的更新速度非常快，人們需要進行終身性的學習，接受繼續教育的培訓，以此來滿足社會需求和適應時代發展。大數據時代背景下，對知識進行管理，利用了更多現代化技術，督促著人們不斷的學習，不斷的完善人們的管理技能和方法。將自身的組織知識沉淀同時還要不斷的積累，使其形成一個特色的組織文化，這對于知識管理來說是一筆寶貴的財富。現階段，檔案館在對檔案進行管理過程中，要摒棄以往單獨管理的模式，從知識管理模式中借鑒相關經驗，創建一個學習型的管理檔案組織。具體方法為：首先，利用大數據中的大數據安全、應用、可視化以及檢索等技術對檔案館中的檔案文件進行分析處理，構建一個完善且安全的檔案管理體系。其次，不斷加強培訓工作人員的力度，使其能夠學習更加先進的管理方法和理論。在這個組織中，可以使檔案館中的工作人員更好的交流溝通，從而進行團隊協作。最后，利用鼓勵工作人員積極的進行改革創新，并實現與知識管理一樣的知識共享，這樣才能有效的提高檔案管理的效率和水平。

2.3 樹立檔案管理新觀念

在檔案館中對檔案進行管理時，要借鑒知識管理中的知識共享、注重實用價值以及注重知識的利用和開發等理念進行管理。因此，檔案館的工作人員要徹底轉變“重藏輕用”理念，不斷的學習知識管理觀念。首先，樹立以大數據挖掘知識、共享知識、積累知識、利用知識為指導思想的檔案管理新觀念。提倡積極創新改革，積極利用和挖掘各類檔案資源，以此來全面推進檔案資源的共享。其次，堅持以用戶為中心的管理思想和服務意識，以檔案資源共享為總體目標，最大限度的實現檔案資源的利用和開發。這樣才能豐富檔案服務的途徑、方位、形式以及種類等，使檔案館中的館藏發揮出更大的優勢。最后，檔案館要大力普及知識共享理念，為用戶提供更加優質的服務，這些用戶主要包括社會組織機構、政府機關、國家部門、個人單位以及企事業單位等。這樣才能夠充分體現出在大數據時代背景下，檔案管理的真正價值和目的。

2.4 多層面確保數據安全

在大數據時代背景下，對知識進行管理過程中，其安全性是非常高的，不論是隱性知識的管理還是顯性知識的管理，都充分利用了信息安全技術和大數據安全技術。因此，檔案館在管理檔案過程中，要借鑒知識管理中的數據安全保障措施，從多層面確保檔案數據的安全。具體實施方法為：首先，將信息安全技術與大數據技術對接。將信息安全領域中的匿名技術大數據預測技術結合起來，并實現無縫對接，以此來解決檔案用戶各類信息的隱私泄露問題。其次，利用大數據預測技術對檔案管理系統中的漏洞和風險進行檢查，最大限度的將病毒軟件清理干凈。最后，在日常管理工作中，對大數據操作流程進行處理過程中，要構建一個系統的檔案安全管理體制，同時在保護檔案隱私和數據過程中要充分發揮法律的作用。在此過程中，檔案館要盡可能的提高工作人員的安全觀念和安全意識，從而加強工作人員安全處理檔案數據的能力。

3 結論

綜上所述，檔案管理和知識管理的關系非常密切，在對檔案進行管理過程中，要不斷借鑒知識管理的經驗。經過上文分析可得，在大數據時代背景下，知識管理對檔案管理有很大的啟示，檔案管理要從中汲取安全管理經驗、組織管理經驗以及數據挖掘和分析經驗，同時還要不斷的改變自身的管理理念。這樣才能有效的推進檔案資源共享進程，實現檔案資源的深度利用。

參考文獻

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