綠色食品安全監管檔案管理規范化探析

白永波

綠色食品安全監管檔案是指食品安全監管部門對轄區內綠色食品生產企業進行行政許可、現場監督檢查、監督抽檢、風險監測等文字記錄材料。主要包括，生產許可證、監督檢查法律文書、監督抽檢報告單、風險監測報告等。其科學化、規范化管理對綠色食品安全監管意義重大。本文針對綠色食品安全監管檔案規范化管理展開了論述。

食品安全問題事關人民群眾身體健康安全，事關社會安全穩定。要想使綠色食品產業做大做強，用監管促進發展更尤顯重要。因此，加強綠色食品安全監管檔案管理，是綠色食品安全全過程監管工作中重要的手段和不可或缺的有效工具，食品安全監管部門對食品生產經營行業監管過程中形成的各種記錄資料進行規范化管理，能為綠色食品安全監管工作正常、有效運行提供有力保障。

一、建立綠色食品安全監管檔案的重要作用

1、實現對綠色食品生產企業實時管理。綠色食品安全監管檔案可以動態記錄從企業誕生到企業發展壯大過程，監管者可以通過查看檔案，回溯企業成長歷程，通過對監管記錄的查閱，可以分析出企業的風險點，可以實現精準監管、靶向監管，更加便于提高監管效能。

2、實現對食品安全監管者的實時監督。食品安全監管部門可以通過調閱監管檔案，對其工作人員工作總量、工作效果等方面進行監督，特別是監管檔案是痕跡化管理的重要舉措，如果一旦企業發生系統性風險，可以運用監管檔案證明監管者是否存在行政不作為行為，是否存在監管自由裁量權使用不當行為，是否存在與企業發生合租行為。同時通過監管檔案可以實現對監管者工作量化考核，便于政府職能部門行政管理。

3、實現對綠色食品生產企業誠信記錄管理。綠色食品生產企業是否能做到基業長青，誠信生產經營是關鍵。通過對綠色食品生產企業建立檔案，可以線性地對綠色食品企業進行誠信記錄，一旦企業出現監督抽檢不合格產品等行為，監管者可以通過建立“黑名單”制度，采取行政公開的辦法對企業進行誠信懲戒。

二、建立綠色食品安全監管檔案存在的短板

1、行政執法部門建立實行痕跡化管理意識不強。行政執法部門習慣于慣性管理思維，制度建設不規范，隨意性執法行為較大，存在由于工作人員變動較大，工作連續性不強，不能夠很好堅持標準化的監管模式，一個監管人員一種工作方法和態度，同時直接與監管人員的敬業精神正相關。同時由于檔案是多種材料的匯集，有時是多個執法部門參與，文字材料歸并較難。

2、行政執法部門缺乏相應專業人才。檔案管理是一門專業學科，一般行政執法人員都是法律、工科專業人員出身，對檔案管理知識不了解、不掌握，甚至不愿意掌握，認為無關重要，一定程度影響了檔案的建立。

3、行政執法部門對應硬件建設配備缺乏。食品安全監管部門特別是基層食品安全監管部門基礎設施比較落后，在縣級的食品安全監管派出機構一般公場所所非常緊張，甚至部分存在沒有辦公場所的監管所，根本沒有場地放置檔案柜，同時也沒有現代化的辦公設備，這些客觀原因也制約了綠色食品安全監管檔案的建立和完善。

三、綠色食品安全監管檔案規范管理實現的路徑

1、建立食品生產企業一企一檔。食品安全監管部門要對轄區內綠色食品生產企業要進行調查摸底，切實做到底數清、情況明，要求凡是獲得食品生產許可證的綠色食品都要建立檔案，實行一企一檔制度，建立嚴格的綠色食品生產企業檔案管理長效機制，確保應建檔企業全部建檔。

2、明確企業檔案建立規范化內容。

（1）實行規范化行政監管法律文書。省級食品安全監管部門要做好頂層設計，印發建立綠色食品安全監管檔案的通知，要求在全省范圍內的食品安全監管部門統一建立綠色食品安全監管檔案。制定下發行政許可模板、行政執法告知書、行政執法處罰決定書、監督抽檢抽樣單、監督抽檢結果通知書、監督抽檢檢驗檢測報告書等法律文書模板，實行全省統一格式，真正建立起標準化、規范化、程序化的行政執法模式，為建立綠色食品檔案奠定堅實的基礎。

（2）統一建立綠色食品安全監管檔案歸檔目錄。要明確綠色食品安全監管檔案歸檔主要的內容，充分利用政務檔案管理經驗，使用相對應的檔案管理方法，便于檔案管理的標準。縣級以上質量監督、工商行政管理、食品藥品監督管理部門應當建立食品生產經營者食品安全信用檔案，記錄許可頒發、日常監督檢查結果、違法行為查處等情況；根據食品安全信用檔案的記錄，對有不良信用記錄的食品生產經營者增加監督檢查頻次。檔案目錄應至少包括企業營業執照復印件、組織機構代碼證復印件、食品生產許可證復印件、企業執行標準復印件、監管部門檢查企業記錄、季度監督抽檢結果記錄、風險監測結果記錄、投訴舉報記錄、違法違紀等文字記錄材料等。通過歸定必備存檔資料，可以實現檔案管理的統一性和規范性。

（3）建立綠色食品安全監管檔案管理程序化模式。檔案建立和歸檔材料要嚴格實行審批制度，確保檔案資料的真實性和準確性。要建立起具體負責檔案管理人員定期向一線執法人員匯總檔案的機制，每一份檔案都要經過具體負責人員簽字、部門負責人員簽字、分管領導簽字后再存檔。形成合理的工作流程，切實提高工作效率和工作效能。

（4）運用“互聯網+”思維建立綠色食品安全監管動態檔案。利用計算機等現代化管理手段可以更加便捷和高效地管理檔案，有條件的食品安全監管部門可以探索與計算機軟件公司聯合開發檔案管理軟件，可以實現對企業的動態管理。執法人員充分利用手機、ipad、執法終端等電子設備，將監督檢查過程傳輸至信息化處理系統，形成“信息采集→錄入→上報→分流→問題處理→反饋→歸檔”的閉路循環系統，確保基層監管流程精準、快捷、高效。全面推廣電子監控設備在大型食品生產企業的應用，質量管理人員通過視頻終端實時觀看，及時管控質量問題，消除風險隱患。電子檔案存檔后，可以在互聯網上對有關信息進行公開，廣大消費者可以實時查看企業的生產情況，消除生產者與消費者之間的信息不對稱性，用檔案管理的方式助力綠色食品生產企業發展，促使市場環境更加優良，更好發揮綠色食品安全監管檔案管理的作用。endprint