簡議企事業辦公室文秘工作的要求與措施

劉吉利

摘 要：辦公室文秘工作對于企事業單位具有重要作用，其需要處理各種有關于企業單位運轉工作的文件，主要負責辦公室的資料搜集，匯總月、年的工作，其工作量非常大，工作程序相當繁瑣，因此需要提高企事業辦公室文秘人員工作水平。基于此，本文簡述了企事業辦公室文秘工作的主要職責及其重要性，對加強企事業辦公室文秘工作的要求及其措施進行了論述分析。

關鍵詞：企事業辦公室；文秘工作；職責；重要性；要求；措施；

辦公室文秘在企事業單位負責處理內外各項事宜，是單位管理方式和處理結構上的主要人員，主要工作內容就是負責上傳下達，進行相關工作的協調。提高辦公室文秘的實際工作水平，能夠確保相關部門的工作質量和辦事效率。因此文秘人員應該注意提高自身的專業素養及辦事效率，對單位和工作要有奉獻精神，從整體出發，單位也要加強對文秘人員的理論和技能方面的培訓，還要完善相關的考核和獎懲制度，提高文秘的創新意識，并且需要結合文秘具體工作情況和單位特征不斷完善其工作方法。

一、企事業辦公室文秘工作的主要職責及其重要性

1、辦公室文秘工作的主要職責。企事業辦公室文秘工作的主要職能有參謀職能、協調職能、服務職能和督辦職能等。其具體職責主要表現為：做好辦公室日常行政事務及文秘工作；負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作；做好各種會議的記錄及會務工作；辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜；做好單位印章管理，按規定開具介紹信；做好來訪接待工作；做好信息收集及報送工作；完成領導交辦的其它任務和各種應急事務的處理。

2、辦公室文秘工作的重要性。辦公室作為企事業單位的行政和管理部門的核心，主要負責行政工作，文秘的工作細致而復雜，比較繁瑣，有較大的工作量且很注重細節的完善。一方面，文秘要協調企事業單位內部各項行政工作，和單位員工做好溝通，另一方面還要負責外部信息的搜集和相關的往來工作。因此，文秘應該不斷提高自身的工作水平，還要遵守必要的工作原則。首先，遵守文秘行業的職業道德規范，用嚴謹、耐心的工作態度規范自己的行為，遵守企事業單位各項規章制度。其次，不斷提高自己的職業素養和辦事效率，處理好辦公室的各項工作，提高工作效率。第三，聽從上級的安排和指揮，做好上下級溝通的橋梁，為企事業單位有序高效運轉提供決策依據。

二、加強企事業辦公室文秘工作的要求分析

加強辦公室文秘工作的要求主要表現為：（1）提高文秘的綜合素質。第一、文秘應該不斷學習新知識，拓寬思維。新思潮的不斷發展，要求文秘要緊跟時代步伐，關心本行業發展的動向，工作之余接受相關的技能培訓，此外，還要學習自動化辦公，只有掌握較多的信息才能拓寬解決問題的思路。第二、對工作保持熱情。積極工作，態度端正必然能夠提高辦事效率，在工作中應該保持熱情，盡力做事，在枯燥的工作中尋找樂趣。（2）提高辦事效率。由于文秘工作的復雜性，可以大到企事業單位的重大決策小到日常工作的雜事，都需要耐心對待，注意運用科學的方法，盡量達到事半功倍的效果。第一、文秘辦事應該預先做好計劃。所謂的計劃性要求文秘意識要超前，根據自身單位的工作經驗，提前考慮可能出現的問題，應該完成的工作。面對每天可能出現的新任務，甚至經常會有臨時任務，每項任務都不允許疏漏。文秘應該增強速記能力，避免工作重復，每項任務之間要預留出空檔以避免突發情況。任何任務都有輕重緩急之分，文秘應該有所分類，從大局出發，緊急重大的事情應該優先處理，避免撿芝麻丟西瓜的情況出現，做到條理清楚，提前計劃。第二、提高自身的溝通能力。上傳下達是文秘工作的關鍵，同時，需要文秘有良好的溝通能力，在聽從領導指令時，切忌討價還價，雖然強調要有自己的主見，但是思維要活躍，面對領導決策的失誤，應該及時溝通，有效解決問題。在向基層傳達指示時，要條理清楚，將落實內容講明白，確保基層人員理解接受。（3）從大局利益出發，具備奉獻精神。辦公室文秘應該從大局利益出發，避免貪圖小便宜。面對較大的工作壓力，應該注意自身協調，受得了委屈，避免假公濟私。此外，辦公室文秘實際上是服務人員，既要給領導做好后續的服務工作，又要為基層員工服務，兼具輔助和反映職責，在工作量如此之大的情況下，文秘應該提高奉獻精神，任勞任怨，進一步提高自身的責任感。

三、加強企事業辦公室文秘工作的措施

1、健全完善辦公室文秘人員考核制度。企事業單位建立完善的工作考核制度能夠有效激發其工作的熱情和積極性，激發他們的競爭意識，定期的考核升職加薪是很有效的方法，考核期限可以設定為半年或者一年，辦公室和領導共同推舉工作優秀的文秘人員，綜合考評他們的辦事效能，可以提拔為辦公室的管理人員或者提供加薪。此外，獎罰分明也是有效方式，能夠調動文秘的創造性和積極性，要求他們不斷追求更高的目標，獎勵制度能夠讓相關人員不斷提高自己，懲罰制度能夠告誡他們加以改正，避免再犯，從而完善自己。獎罰都要公平合理，根據領導和同事的評價綜合來認定，本著科學適度的原則，做好評估。

2、加強對文秘進行理論和技能培訓。首先，加強辦公室文秘人員的理論學習，用正確的理論指導實踐工作。組織文秘學習國家相關的法律政策，熟悉國家發展的態勢，樹立正確的價值觀，學習所在企事業單位的新政策，進行企業文化培訓，熟悉單位的核心理念，此外，加強文秘學習文秘工作的相關專業知識，提高專業服務水平，考取文秘相關的資格證。單位應該在培訓方面加大投入，讓文秘工作人員的理論和技能水平得到不斷提高，打牢硬件基礎，確保工作質量和效能。

3、不斷提高辦公室文秘的創新意識。創新是社會發展的動力，并且是提高企事業單位競爭力的重要手段。但是在一般人眼中，文秘工作枯燥乏味，大部分的工作內容都是按部就班，缺乏靈活性，所以單位應該引導文秘工作人員提高自身的創新意識，在思想觀念和辦事方法上都應該擯棄落后的模式，尋求先進高效的辦事方法。只有這樣，才能提高辦公室文秘整體的工作質量。在引導其樹立創新意識方面，領導者要起到領頭羊的作用，首先要有創新思維，將這種創新思維滲透到辦公室工作中，啟發文秘人員不斷思考進步。其次，對辦公室文秘人員的意識或者辦事方法上的創新思路要加以鼓勵，耐心聽取文秘人員對單位的建議，上下級之間形成融洽的溝通氛圍，創造和諧的創新風氣。

結束語

綜上所述，辦公室是企事業單位的核心部門，工作內容繁瑣復雜，其不僅需要將上級領導的指示傳達給相關部門，還需要及時向領導反饋基層工作部門的工作情況，協調內部的各項事情，對外還涉及到與其他單位人員的溝通。作為辦公室重要工作人員，文秘工作水平直接影響著企事業辦公室的辦事效率，因此對加強企事業辦公室文秘工作的要求及其措施進行分析具有重要意義。

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