探析聲像檔案的收集與管理

田永巧

摘 要：社會經濟的快步發展，讓人們的辦公條件得到很大改善，人們工作上的相關設施也得到了更新換代，為了讓人們的事物運行得到更為專業性的記錄，很多的單位開始對檔案記錄的種類進行豐富，檔案信息從傳統的文字與符號形式升級為聲像模式，聲像檔案信息在直觀性與生動性上具備更大的優勢，但是這些聲像檔案在保存過程中需要得到專業性的護理，才能保障這些影像記錄內容不出現丟失上的問題，本文針對聲像檔案的收集與保存方法進行了論述，僅供參與借鑒。

關鍵詞：聲像檔案信息；收集方法；管理措施

聲像檔案的收集與管理工作的難度很大，對管理工作人員的專業素質要求也較高。這些電子播放技術支持的聲像信息很容易受到外界因素的影響，一旦在保管過程中出現問題，檔案信息就會出現丟失的狀況，有些信息可以通過一些技術的實施得到恢復，但是在一些硬性條件影響下，這些聲像檔案信息出現的丟失問題是不可逆的，出現這種情況，專業技術人員也基本無計可施。

一、聲像檔案的概念

聲像檔案資料是各企業在從事各種活動中形成的，對企業有保存價值的照片、底片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它具有客觀性、形象性和科學技術性的特點，能生動形象地再現本單位有關方面的工作及成果，客觀反映和記錄本單位管理工作的真實面貌，具有現實查證和追溯歷史的作用。它和文字、圖紙檔案一樣，經過收集整理形成了各行業聲像檔案，也是檔案的重要組成部分。

二、為何要做好聲像檔案資料的收集工作

（一）聲像檔案資料收集、保存的必要性

聲像檔案資料是開展各項工作最真實的寫照。它形成于各項工作之中，真實地記載了開展各項工作的過程與結果、成功與失敗、經驗與教訓等。要做好某項工作，離不開齊全的計劃、嚴密的組織、適當的調控、認真的總結。在這些環節中必然形成大量的有保存價值的珍貴資料。比如，設備改造、生產車間的規劃改造、搬遷、大型技術改造項目、產品結構的更新換代等等，都會形成專門的系列聲像資料。將這些聲做資料收集、整理的過程就是對每一項工作最好的回顧和總結。

（二）聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求

比如照片、底片需要同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，加之照片、底片分離則難以保存齊全。時間長了，攝影人員自己也很難追憶的準確和全面。同時由于各企業管理分散，且僅考慮個人或本部門工作的便利，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室統一保管，特別是隨著人員變動和機構調整，則會造成聲像檔案的流失。本來是很珍貴的影像資料，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值，這是檔案管理工作的重大缺陷。

三、聲像檔案信息的功能介紹

聲像檔案是當前各行各業進行檔案信息記錄的主要方式，也是各種檔案使用模式中的重要組成部分。聲像檔案這種記錄方式不僅生動形象，還可以將歷史發展的原貌進行完整全面的還原，這個優勢在一些歷史發展以及重大事件上的作用尤為突出，聲像檔案的使用可以將各個行業的發展過程進行展示，在記錄與播放的過程中也可以將各行各業成功與失敗經驗進行總結，讓工作人員可以直接找到歷史發展過程中的錯誤決策，并制定針對性的措施進行整改，不僅節省了大量的人力與物力資源，還讓錯誤尋找的過程變得更為簡單，減輕了檔案信息管理工作人員的負擔。聲像檔案信息在收集與整理上有其他檔案收集方法不具備的優勢，工作人員運用起來也更加順手。

聲像檔案信息在記錄的過程中對操作人員的專業技術要求不是很高，這直接彰顯了聲像檔案工作的的方便快捷性。在內容記錄上的直接通過生動形象的聲像檔案方式對資料進行整理。可以對事件的原貌進行還原，有著較高的真實性，這是文字與符號記錄方式無法比擬的。但是聲像檔案有一個缺點需要得到檔案信息記錄收集人員注意，就是聲像檔案信息在保存時對技術上的要求較高，同時受保存設備的影響較大，一旦保存的電子設施出現什么突發狀況，這些聲像記錄就會受到損壞。

檔案信息以聲像的方式進行記錄的模式一經開發，就受到了很多企業與單位的歡迎，信息時代已經將聲像檔案這種信息記錄方式作為主要使用模式，這讓檔案信息上的利用價值得到大跨度增加，為后人對已經發生的歷史事件信息掌握提供了真實可靠的依據，這對于事件的發展走向也具備異常重要的影響作用。所以，加強聲像檔案信息的收集與利用管理工作對信息維護來說具有重要的作用。其中最為實用的方法是建立健全完善的管理制度，讓這項工作可以進行的更為順利與嚴謹。

四、如何做好聲像資料收集管理工作

（一）加強學習宣傳貫徹《檔案法》，提高全員檔案意識，增強法制觀念

取得單位領導的重視和支持。如果領導對檔案工作重視的程度不夠，企業檔案管理制度不健全，與經濟責任制未能掛鉤，獎懲不明確、不兌現，在執行管理制度的，就不能行之有效地行使監督職能，勢必造成檔案執法監督不力。搞好聲像檔案工作不僅是檔案主管部門的事情，各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。比如要利用生動實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用，爭取單位領導的大力支持，特別是要提高各級領導及有關人員的檔案意識，營造良好的檔案工作氛圍。

（二）加強管理，制定措施，狠抓制度落實

通過聲像資料收集工作同時能反映單位的管理水平。聲像資料歸檔是否及時、齊全完整，從一個側面也反映了一個單位或部門管理水平的高低。如果管理水平高，從宏觀上看，應該是決策、計劃、實施、反饋、調整、評價等各步驟運轉正常；從微觀上看，也必然是規章制度嚴謹、人員調配合理、工作井然有序、獎勵處罰嚴明。在各項工作中均會形成完整、系統的文件資料。相反，如果管理水平差、工作零亂、要求不嚴、賞罰不明，形成的文件資料必然是殘缺不全、雜亂無章，甚至是一片空白。

檔案工作的好壞，也可以說是單位或部門管理水平的一面鏡子。要改變聲像檔案管理的現狀，必須制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。避免攝像設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；或存放在科室或個人手中，沒有合理利用；或使用人員頻繁變動，不能熟練使用設備，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，使聲像資料缺項或不完整，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下遺憾。

五、結語

聲像檔案信息的有效收集與利用不是一項簡單的工作，需要得到專業技術人員的重視才行，嚴格按照工作管理制度開展各項事務，是保障聲像檔案信息完整準確的重要基礎。專業的技術工作人員應將聲像檔案信息收集與管理過程中每一個環節都進行重視，防止出現的差錯讓檔案信息的完整性無法保證。

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