高校科研經費報銷存在的問題及解決途徑

許志強

(西北農林科技大學 計財處,陜西 咸陽 712100)

1 引 言

2016年7月31日,中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》,提出了新形勢下科研項目資金管理的基本原則。相關政策的出臺對于解決高校科研項目經費報銷過程的存在和問題提出了原則性的解決方案,同時也對高校科研項目經費報銷工作提出了新的要求。如何將“放、管、服”的新規落實到日常報賬工作中,各基層單位會計如何在日常工作中執行新的科研經費管理政策,這些都是擺在高校財務工作者面前的一道重要課題。下面筆者就從高校會計工作的實際出發,就會計如何正確把握科研經費日常報銷的尺度進行闡述。

2 存在的問題

2.1 報賬會計懷疑一切會計業務真實性,對原始憑證要求過多,不符合法制精神

近幾年來,隨著各高校校外審計業務增多,各外部審計傳遞的報賬尺度信息,讓所有報賬會計對原始憑證的審核極近嚴苛,會計總會從最苛刻角度的要求報賬老師提供他想到的所有憑證,以降低工作風險。如在我們學校就曾經有過有一位老師要報1200多元的測試費用的發票(測試化驗費報銷一度出問題較多),報賬會計要求同時提供測試委托合同,經和測試業務提供商聯系,歷時一星期補簽了一個1200元的測試合同；第二次送到報賬點,報賬會計又說從該出具發票的公司名稱上看,該公司應當不能從事測試業務,讓老師再提供該公司的營業執照復印件。報賬老師又用了一星期時間再次聯系商家,提供了營業執照的復印件,并附上了測試報告；第三次送去報賬,會計又說是營業執照年檢過期了,公司資格有問題,因此起了爭執,處領導出面此事才得以解決。

2.2 差旅費報銷要求過于煩瑣

差旅費的報銷由于涉及情況復雜,出差時取得的原始憑證不統一,報賬時,會計人員往往會有要求過多,讓報銷的老師覺得障礙重重。比如,在一次差旅費報銷時,本校一位全國著教授,在參加外單位組織的專業會議時做為特聘專家列席,主辦單位負擔了教授會議期間的食宿費。回校報銷時,教授說明了他只有來回機票需要報銷,不要會議期差旅費補貼。由于往返機票之間有三天時間的間隔,而這三天又沒有住宿費發票說明行程,會計人員以此為由拒絕報銷此筆業務,要求出差的教授出具出差期間無住宿費的證明材料。教授找到所在學院領導及課題組人員寫了情況說明,相關領導簽字并加蓋學院公章,再去報銷時,報賬會計還是未審核過,說是本單位自己開具的證明證據性差,需要主辦單位給開具蓋紅章的證明,為此事課題組又聯系主辦單位,郵寄來證明材料才算了事。

2.3 報銷流程繁雜,簽字環節過多

高校現執行的報銷規定中,對原始憑證的審簽規定很多,流程未做優化,報賬會計往往是怎么流程長,簽字多,就怎么要求。比如,筆者所在高校在報銷固定臨時工工資時,學校要求年初項目組按校后勤處計劃外用工辦公室提供的統一表格先進行用工登記,簽訂用工合同,明確用工崗位職責并報計劃外用工辦公室備案。計財處會計部門在報銷工資時,要求流程如下：先由項目組做工資表,項目負責人審批確認,所在院系的主管財務副院長簽字,并加蓋院系公章；再去后勤管理處計劃外用工辦公室由科長簽字確認,送后勤副書記審簽后加蓋后勤管理處計劃外用管理辦公室公章；隨后要去人事管理處,由主管用工副處長簽字；如金額大于限額,還須找計劃財務處副處長和主管財務的副校長簽字。如此算來,如果全部簽字,需簽名8人,蓋兩公章。要辦一個長期用工報銷手續,如果簽字的人都在,特別順利的話,也需要一整天才可能跑完,如任何一個環節出問題,僅審簽耗時兩星期也是常有的事情,依財務及計劃外用工管理科的規定,長期臨時工工資必須當月下半月按月發放,如當月未發順延到下月發放時,系統會自動合并計稅處理,導致固定臨時工多繳個人所得稅,科研人員對此怨聲載道。

2.4 報銷流程未能和信息化技術配套使用,使信息化系統效能降低

近幾年來,高校財務管理信息化水平提升很快,銀校直聯,網絡預約報賬,科研管理網絡互聯等新功能投入使用,使會計業務處理效率有了大幅度的提升,但有的會計業務處理流程未能及時更新,使得信息化手段的使用效用大減。還是以上面勞務費報銷為例,學校開放了網絡預約系統中的“網上申報系統”,要求所有勞務費報銷必須通過“網上申報系統”的接口報入,這樣一來,長期臨時工登記管理,合同管理,月度工資發放等都必須通過網報來收集數據,網報填入各人的銀行信息,通過銀校直聯,發放速度也得到了提升。但報銷審批的流程,無論是計劃外用工管理辦公室,還是各報賬會計,還要求用原來的報銷表格和簽字流程,使得老師們報銷勞務費時,不但手續及所附原始憑證非但沒有減少,反而又加了一份“網絡預約工資表”。老師們對此也頗有怨言。

3 解決思路

3.1 加強制度建設和更新,推薦實行“報賬明白卡”制度

高校科研經費支出會計業務量大,但細分一下,不外乎材料購入、差旅費、勞務支出、版面費、辦公用支出等固定的幾種。高校應組織力量,對現有會計業務財務制度進行詳細分類梳理,按業務種類不同編制“報賬明白卡”。“報賬明白卡”要簡潔,注明各類報賬業務所需的原始發票、簽字人、蓋章、詳細的會計報銷流程等,要讓報賬的人一看就能明白某種業務,我該向業務提供方索取什么票據,是否需要提供合同,發票回來找誰審簽,在哪里報銷,款什么時間能到賬等。一旦有新類型的會計業務或報銷制度發生變化,要隨時組織會計力量及時修訂或增補“報賬明白卡”。不僅為報銷人員提供報銷說明,同進也是對報賬會計業務執行監督的依據。

3.2 優化報銷流程,順應信息化潮流

高校應以銀校互聯為基礎,廣域網預約報賬為切入點,在人員身份驗證的基礎上,對現有報銷的流程及審簽環節進行優化,對原有純手工賬務報銷流程進行改革,使會計業務適應信息化發展趨勢,讓信息流起來,讓報賬老師少跑路。計財處應對現有業務報銷流程各控制點進行細致分析,區分關鍵控制點和一般控制點。如果校園網已實現物理身份認證(如IC智能卡、USBKEY等)或生物特性識別認證(指紋識別、虹膜識別和人臉識別)等較為安全完備的身份認證手段,在日常科研勞務費報銷時就可以利用數字簽名系統進行無紙化審簽,報賬會計就可以依電子簽名作為報銷簽名,執行全過程無實體簽名的全信息化業務處理。但就現階段而言,各高校網絡財務管理系統一般只用基于工號與口令認證的弱身份識別系統,其安全性相對較低,存在被人冒用的風險。會計機構可區分審簽的重要程度,對一般事務性審簽,如科研勞務費報銷過程中需學院分管領導審簽(學院用工統計及模糊控制),計劃外用工管理辦公室審簽(主要是統計全校用工數據)等審簽環節,可實行以簡單口令進行身份認證的預約單多級網絡審簽,來替代傳統的實體簽名制。而對于重要審簽環節,如課題負責人,在網絡授權操作后,還須進行實體簽名。如此一來,非重要的簽名均在網上進行,并實施業務互聯網推送制,無論審簽人在不在辦公室,都可通過VPN網絡終端或移動終端進行業務審核,提高工作效率,也符合業務審核業務控制的需求。

3.3 加強會計人員職業道德建設和業務培訓

會計職業道德是會計從業之本,會計人員要樹立正確的價值觀、執業觀,對經手的會計業務要從公平從容的第三者角度去處理。要恪守職業操守,潔身自好,甘于清貧。高校計財處要對會計從業人員職業道德勝任能力定期評價,對不符合會計職業要求的及時調離會計崗位。也要從家庭、生活、心理等多方面關心會計人員,積極爭取,改善會計人員待遇,穩定會計隊伍。高校計財處要從業務技術技能入手,著力培養新型復合性技能的會計人才。隨著社會信息化程度的提高,現代會計工作已和傳統會計工作有了很大不同,不但需要會計人員有財務會計知識,還需要有計算機信息技能作為強力后盾,才能勝任會計工作要求。計財處要定期對會計人員進行信息化技術培訓,充分利用高校的教育資源,對會計人員進行信息化教育,作為會計人員繼續教育的重要組成部分。

3.4 加快會計核算和其他業務系統對接進程

高校管理是一個整合的多應用信息系統,要提升高校財務管理水平,就需要高校財務管理系統和其他業務管理系統無縫對接。依科研經費管理為例,財務管理在賬務系統中進行,科研業務管理有獨立的科研業務管理系統,兩系統相互獨立運行,兩個信息系統中項目編碼各不相同,就連項目名稱也很難完全一致,使在日常科研經費管理中費時費力。2016年,我校依財務管理系統為基礎,對科研經費管理進行了部分整合,初步實現了科研經費立項、認領、預算編制的信息化。銀行來款信息通過銀校直聯直接寫入賬務系統,并自動生成來款掛賬憑證,同時,來款信息同步到網絡科研經費申報系統中；項目負責人在登錄財務科研申報系統后對自己負責的項目經費查詢、認領,認領信息經科研院審核確認后寫入賬務系統生成科研項目入賬憑證,新項目財務立項工作也同步實施。經費認領入賬周期,由原來的1～2個月縮短到2～3個工作日。項目負責人一點錄入,科研院、計財處各司其職,不僅提高了科研經費上賬速度,科研院也從自己接口可以得到他們需要的財務信息,實現了科研業務管理和經費管理的雙贏,贏得老師們的一致好評。

4 結 論

科研經費管理做為高校財務管理的重要內容,高校財務部門要從管好用好國家的科研資金的角度,強化制度建設,充分利用內部控制,減少科研經費違紀行為的發生。同時,會計部門要優化不必要的審批環節,適時調整工作流程,適應信息化工作環境,為高校科研工作減負松綁。要提升財務人員職業道德水平和業務技能,強化制度培訓和服務意識,使一線工作人員報賬尺度符合科研工作要求。

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