高校圖書館館情填報工作研究

（云南民族大學圖書館 云南昆明 650031）

根據高校整體工作安排與行業協會的工作要求，高校圖書館每年依慣例大致需要填報3次圖書館館情信息：一是向學校有關部門提供“高等教育質量監測國家數據平臺”圖書館部分的相關數據；二是配合學校提交“高等教育學校統計報表”涉及圖書館填報的相關信息；三是向教育部高等學校圖書情報工作指導委員會提交“高校圖書館事實數據庫”的相關內容。三者之間既有聯系，又有區別。對高校圖書館館情數據填報的工作進行認真梳理與研究，可以確保數據填報的真實、有效。

1 填報館情平臺概述

1.1 高等教育質量監測國家數據平臺

高等教育質量監測國家數據平臺（以下簡稱“高校狀態數據庫”）由教育部高等教育教學評估中心主管，2016年以前曾稱之為“高校教學基本狀態數據

庫”，系統版本自2.0升級為3.0之后，改為現有名稱。數據平臺所采集數據是國家開展專業評估乃至“雙一流”建設的重要依據。圖書館涉及填報數據是其“學校基本條件”大類申報項目中的一項，由兩部分組成，即圖書館當年現狀與圖書文獻資源當年的新增數量。包括：館舍數量、圖書館座位數、紙質與電子圖書總量與當年增量、圖書流通量、電子資源訪問量等13項填報內容。雖然填報內容不多，但因“高校狀態數據庫”所需填報數據事關“普通高等學校本科教學工作審核評估”，學校高度重視，一些學校由分管“迎評”工作的校領導開會并布置落實數據的采集。圖書館上報的原始數據如年度購買圖書冊數、圖書館文獻總量等信息，會影響評估大局，一般會經過學校相關部門的層層審核，而最終數據填報由學校安排專人負責，圖書館只起到輔助作用。

1.2 高等教育學校統計報表

高等教育學校統計報表（以下簡稱“高基報表”）由教育部發展規劃司編制。每年由省教育廳部署所屬高校統一填寫上報。它是教育部核定高校基本辦學條件的主要依據，直接關系到學校的財政經費撥付和項目申報。圖書館主要涉及內容有兩類5個子項目：一類是學校資產大類中圖書總量與當年新增圖書的統計；另一類是在信息化建設大類中有關數據庫數量、電子圖書冊數與音視頻資料的填報。學校對“高基報表”的填報一貫重視，一般安排發展規劃處、“評建辦”、教務處等作為歸口單位專門負責數據的核實與上報，圖書館只負責原始數據的填報。圖書館在“高基報表”填報中的項目雖不多，但報表明確要求“需提供入庫單、采購單、訂貨單等能證明圖書數量增加的材料”，故圖書館負責填報工作的重點是收集證明每年新增文獻資源的相關佐證材料。

1.3 高校圖書館事實數據庫

高校圖書館事實數據庫（以下簡稱“圖書館事實數據庫”）是由教育部高等學校圖書情報工作指導委員會主管，負責收集全國高校圖書館的館情狀態。它試圖通過對全國高校圖書館每年運行情況的實時掌握，達到從頂層推動高校圖書館事業發展的目的。該數據庫每年由各省級高校圖工委以發文形式安排具體填報事宜，數據庫填報事項詳實并會根據有關意見建議適時調整填報項目。目前需填報的門類由圖書館基本情況、年度經費情況、當年新增文獻量、文獻資源累積量、閱覽室情況、開放時間、資源利用情況、信息素養課開設情況、自建數據庫、設備、院系資料室情況等11個大類組成，每類又有若干子項目，采集信息幾乎涵蓋高校圖書館年度工作的全部內容。該項工作由高校圖書館直接填寫上報，不需經過學校其它部門審核。

2 數據填報的注意事項與應對策略

2.1 填報數據需關注統計周期的差異

這3種填報平臺所關注的具體事項不同，導致所填報信息的時間統計范圍有較大出入。其中“高基報表”側重于掌握高校以學年為時間節點的各項教育事業的發展狀況，故統計時點與統計時期強調以學年為主，如統計數據的截止時間以每年9月1日為限，統計數據的區間時間從上學年度的學年初9月1日至學年末8月31日為一個時間區間；“高校狀態數據庫”關注每年評估觀測點的動態變化，既有按時點填報的內容，也有按自然年填報的信息，如圖書館整體情況的統計強調時點，即以每年9月30日為限，而文獻增量與利用情況則以自然年為統計單位；“圖書館事實數據庫”則關注高校圖書館一年的發展運營情況，統計時間一般以自然年為單位。

因此，圖書館統計人員要熟知統計口徑的差異，在數據填報前仔細核查時間節點的問題，杜絕每年只簡單統計一次館情數據、數據混用現象的發生。

2.2 不需圖書館填報的相關數據需仔細核實

每年學校在填報“高校狀態數據庫”與“高基報表”時，均把任務分解到各個部門，但有時填報部門不了解基層部門真實情況，導致數據誤差增大。以圖書館為例，一般“館舍面積”被列為學校校舍建筑面積指標體系，按任務要求由學校資產處、基建辦按檔案記載面積組織填寫，圖書館不需要申報。但在實際工作中圖書館館舍存在被其他部門征用的情況，例如兩地辦館的高校圖書館，因老校區圖書館利用率問題，被學校職能部門借用館舍樓層的情況相當普遍，而基建辦等相關部門并不掌握實際利用情況，依然按原始數據填報，導致數據失真，也影響諸如“生均閱覽面積”等由填報系統根據學生人數自動統計生成數據的準確性。

故圖書館填報人員要主動了解學校填報中與圖書館相關的各項數據，與負責填報部門及時溝通，使其掌握圖書館的現狀，確保所填數據符合實際。

2.3 注意關聯數據之間的邏輯關系

目前，圖書館填報的數據平臺均已有一定的邏輯校驗功能，一項內容填報不準確，會直接影響數據庫關聯信息的整體錄入。如“年度文獻購置經費”與“圖書館年度利用經費”之間存在包含關系，文獻購置費用填報時數額如大于圖書館年度總額，系統會報錯。這避免了原則性錯誤的發生，填報時可主動利用系統的這一特性糾正數據中的訛誤，提高工作效率。

2.4 關注上位數據與下位數據的填報

以“圖書館事實數據庫”為例，很多項目的上位數據都由系統根據填報的下位數據信息自動計算得出。如“工作人員總數”一項，只需填報“在編職工”“合同制職工”“臨聘職工”等子項目，系統會自行生成總數。在填寫“年度經費使用狀況”時由此帶來的問題也尤為突出，一是圖書館經費項目龐雜，僅用“文獻購置費”“文獻加工費”“設備資源購置”“辦公費”“設備維護費”5項無法涵蓋圖書館所有經費使用狀況；二是花費經費部門之間缺乏溝通聯系，數據重復上報現象時有發生，比如圖書館接收贈書產生的物流費用，在圖書館內部統計時采編部門上報為文獻購置費，辦公室上報為業務費，雙重申報，使統計出的年度經費總額大于圖書館實際利用經費數額。

圖書館填報時一方面要將系統中上位數據與下位數據的設置缺陷及時匯總并反饋，以便來年主管部門進行項目設置的微調；另一方面要統籌圖書館的館情填報工作，要由專人負責館內各部門提交的原始數據的任務劃分與審核工作，避免重復上報現象的發生。

2.5 重點關注每年增改項目的填寫

每年各填報平臺均會有一定程度的調整，值得研究關注。例如對電子圖書的統計，各填報數據庫均由原來側重冊數、種數的填報改為關注圖書館電子文獻整體質量的考察，統計口徑以購買數據庫數量、所占存儲空間大小即“GB”為衡量標準。又如，對于學校資料室文獻資料利用的統計，在以前的館情上報中均不作明確填報要求。但在2015年以后的“高校狀態數據庫”填報中已納入統計范圍，“圖書館事實數據庫”修訂時更是將院系資料室文獻情況列為單獨觀測點，有“資料室數量”“資料室資源總量”“資料室資源購置費用”等一級填報門類，下設若干子項目。

這就要求圖書館統計人員摒棄慣性思維，利用新手段、新方法做好修訂項目的數據采集工作。特別是資料室相關信息的收集，高校普遍交由圖書館統籌，但圖書館與院系之間互不隸屬，信息不對稱，在數據的采集中易出差錯，需發揮圖書館在學校文獻建設中的引領作用，做好部門之間的協調、銜接工作，確保采集數據的完整、準確。

3 上報館情數據填報的思考

3.1 整合館情上報數據平臺

以上需填寫館情數據的平臺均由教育部所屬部門或下設機構設計，所報信息之間又有一定聯系，故此應打通部門機構內部的藩籬，做到基礎數據的資源共享，為基層填報單位減負。如圖書館館情信息的采集，可依“圖書館事實數據庫”填報內容為藍本，在設置填報數據時考慮其他平臺的具體需求，為其他上報平臺抓取相關信息提供必要的接口支持，嘗試收集一次數據各平臺互相通用的可能。這一方面提高了信息數據采集的效率，另一方面也為信息數據的統一、有效奠定基礎。

3.2 梳理流程，規范管理

因館情上報工作要求時間緊，任務重，數據統計又相對繁瑣，圖書館對數據的總體把握還有待于加強。許多圖書館仍延續由部門上報、館辦公室匯總的模式。相關人員對圖書館填報項目的內涵認識不到位，數據填報的差錯頻出，導致數據之間相互矛盾，影響工作進度。此外，由于“圖書館事實數據庫”一般由各省高校圖書情報工作指導委員會發文組織填寫上報，對高校圖書館的約束力不高，一些館還存在上報滯后等問題。

圖書館建立符合館情的數據上報規程是當務之急，要通過建章立制厘清館情上報責任人、時間、方法和效果的關系。在具體實踐中還要注意如下問題：首先，館內要明確館情數據管理的責任，要有相關問責機制；其次，負責數據匯總人員一般要由經驗豐富、崗位相對固定的人員擔任，以便數據核實；其三，對采集數據人員進行相關培訓，尤其針對項目填報說明要額外重視，避免在時間節點、統計范圍中出現問題；其四，加強與省高校圖書情報工作指導委員會的聯系，支持工作指導委員會開展相關工作，必要時請委員會專家對圖書館館情上報工作進行業務指導。最后，在上報數據時要有必要的文字性說明材料作為填報附件或支撐材料，為日后的數據核實提供依據。

3.3 完善統計項目

“高基報表”與“高校狀態數據庫”對圖書館的觀測點依然偏少，且對于圖書館整體工作的理解存在誤區，有必要正本清源，完善相關填報內容。例如，圖書館在“高基報表”中只是列為學校資產情況的一個子項目，側重于對圖書館當年資產狀況的統計，但由于項目設置的先天不足，“高基報表”尚不能全面反映圖書館當年的資產現狀。如“高基報表”中對于電子圖書的闡釋與統計（指標解釋為學校圖書館及資料室擁有的正版電子出版物）同圖書館目前電子資源的利用趨勢尚有一定距離。數據庫廠商為使自身利益最大化，多數以按年繳納數據庫使用費的方式同圖書館合作，圖書館也囿于硬件設備的不足、管理成本的考量傾向于以購買服務來代替原有的購買數據庫模式，使這類電子資源的資產狀況在“高基報表”中成為盲區；而對于高校圖書館每年普遍訂閱規模在10萬元以上的中外文期刊，“高基報表”也未納入統計，涉嫌漏項。又如“高校狀態數據庫”中對于圖書館資源利用的觀測僅以“圖書流通量”“電子資源訪問量”兩項為統計指標，也無法反映圖書館文獻資源利用的全貌。

鑒于此種現狀，圖書館在填報過程中要向相關指標設計單位匯報基層的意見建議，促進統計指標的完善修正。此外，圖書館要前瞻館情上報的發展趨勢，對填報項目的調整有一定預期，建立館內對于填報項目的關聯數據檔案，為將來個別指標體系的增補提供數據支持。

3.4 解決最終數據上報后的遺留問題

因“高校狀態數據庫”與“高基報表”中圖書館所填報內容事關高校評估與財政撥款，高校圖書館上報的原始數據有被學校“評建辦”等機構人為修改的可能，更有甚者直接要求圖書館對照指標按及格線參照填報，導致圖書館館情數據的虛報與瞞報問題突出。隨之而來的是來年圖書館數據填報基數偏高，每年增量巨大，導致學校經費投入不足等問題。圖書館上報數據時面臨填報真實數據與學校職能部門要求圖書館填報合格數據之間的博弈問題。

目前，高校圖書館同仁均能守住底線，實事求是上報真實館情信息，但對學校職能部門向上級單位申報的最終數據卻無能為力。針對這種業界深惡痛絕的亂象如何改善值得深思。可行舉措如下：一是教育部應將相關平臺采集數據在一定范圍披露、公開，接受輿論和公眾及時有效的監督，加大對漏報、瞞報的懲處力度；二是高校教育主管部門要做好頂層設計，使主管部門期許通過每年數據統計，監督、掌握高校運行狀態的初衷不至于成為高校的負擔，要在充分考慮中西部地區差異、省部重點院校與普通院校差異等因素的基礎上，重新制訂包括圖書館觀測點在內的新指標評價體系，避免“一刀切”；三是鼓勵高校對照指標揭示自身不足，并給予高校一定的政策緩沖期，加大對高校短板項目的財政投入、政策扶持，消除高校如實申報的顧慮；四是作為填報統計基層單位的圖書館要協調與數據匯總部門的關系，加強抗干擾能力，確保填報數據的獨立性與真實性。

4 結語

綜上所述，館情上報工作是高校圖書館的一項常規任務，工作細致而又具有一定挑戰性且事關學校的總體建設發展。圖書館要從制度流程、人員培訓、數據采集、核實監督等方面著眼，開拓思路，創新方法，提升館情上報數據的整體質量，推進相關工作再上新臺階。

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