芻議文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

宓丹

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化技術(shù)已經(jīng)成為提升工作質(zhì)量的主要形式，因此，加強辦公自動化建設(shè)，已經(jīng)成為許多行業(yè)的發(fā)展趨勢，文書檔案管理工作同樣也不例外。但是從當(dāng)前的文書檔案管理工作實際來看，受傳統(tǒng)工作模式的影響，其中還存在一定的問題和缺陷，這些問題也是制約文書檔案管理質(zhì)量提升的主要障礙[1]。在這樣的發(fā)展形勢下，深入分析文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用，對于提升文書檔案管理工作的整體質(zhì)量具有十分積極的現(xiàn)實意義。

1 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的突出問題

1.1 對于文書檔案管理工作不夠重視

一直以來，文書檔案管理工作都沒有得到足夠的重視，有些文書檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作可有可無，并不是單位發(fā)展過程中的核心工作，因此在工作中出現(xiàn)散漫的狀態(tài)，不認(rèn)真對待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見不鮮[2]。另外，相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)也存在不重視文書檔案管理工作的現(xiàn)象，甚至一些單位都沒有配備專門從事文書檔案管理工作的人員，而僅僅是一些人兼職，這些人在管理工作中缺乏專業(yè)知識，無法進行有效管理[3]。可以說，對于文書檔案管理工作不重視是影響檔案管理辦公自動化應(yīng)用的重要因素。

1.2 檔案管理觀念陳舊，辦公自動化應(yīng)用程度較低

信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來了全新的發(fā)展契機，文書檔案管理工作也是如此，目前，文書檔案管理自動化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，也是文書檔案管理工作急需解決的重要問題[4]。但是從當(dāng)前的文書檔案管理工作來看，并不是所有單位都應(yīng)用了辦公自動化，有些單位還一直沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，而且在文書檔案管理提檔升級的過程中也無法適應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，造成了文書檔案管理水平處于相對滯后的狀態(tài)，影響了文書檔案管理的整體工作效率，這是當(dāng)前文書檔案管理過程中面臨的又一主要問題。

1.3 缺乏完善的文書檔案管理辦公自動化機制

除了以上兩個突出問題之外，制約文書檔案管理質(zhì)量提升的還有一個主要問題，那就是沒有形成完善的文書檔案管理辦公自動化工作機制。在文書檔案管理工作中，由于管理觀念傳統(tǒng)，并且對于檔案工作的重視程度不夠，因此有部分單位尚未制定完善的文書檔案管理工作制度，沒有科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作流程，實際工作中處于較為隨意的狀態(tài)[5]。有些單位即使制定了相關(guān)管理制度，但是其中絕大部分都是照搬其他單位的條文，沒有結(jié)合單位自身的實際特點，缺乏針對性和可操作性，沒有實際指導(dǎo)意義，缺乏完善的文書檔案管理機制，也沒有進行辦公自動化的應(yīng)用。

2 提高文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的有效對策

2.1 提高文書檔案管理人員的辦公自動化水平

在文書檔案管理實踐中，制約管理工作質(zhì)量提升的一個主要原因就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，因此，提高文書檔案管理人員的辦公自動化水平，是提升文書檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)[6]。對此，應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專門從事文書檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員應(yīng)該具備一定的辦公自動化基礎(chǔ)知識，這樣才能在管理工作中實現(xiàn)不斷優(yōu)化[7]。有條件的單位可以聘請有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者，對文書檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的辦公自動化水平，為優(yōu)化文書檔案管理模式創(chuàng)造良好的前提條件。

2.2 加強文書檔案辦公自動化制度建設(shè)

在文書檔案管理過程中，影響辦公自動化水平的另外一個主要因素就是缺乏健全完善的管理依據(jù)。因此，針對這個問題，有關(guān)部門應(yīng)該積極重視，并且及時采取有效措施，制定文書檔案管理方面的法律法規(guī)，從而為文書檔案管理辦公自動化建設(shè)提供充足的法律依據(jù)，也可以在一定程度上規(guī)范管理工作流程，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[8]。在此過程中，有關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合文書檔案管理工作實際，針對辦公自動化建設(shè)中存在的問題和缺陷，制定法律法規(guī)，并且在檔案管理過程中嚴(yán)格按照法律規(guī)范執(zhí)行，包括文書檔案管理、材料的使用、檔案的核對和調(diào)用等等[9]。在執(zhí)行過程中，如果一旦發(fā)現(xiàn)制度中存在問題或者有與實際工作不符的情況，應(yīng)該及時對其進行調(diào)整，確保辦公自動化順利應(yīng)用。

2.3 不斷優(yōu)化文書檔案管理辦公自動化工作模式

在文書檔案管理過程中，缺乏完善的辦公自動化管理模式，檔案工作機制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問題[10]。因此，應(yīng)該積極構(gòu)建和完善文書檔案管理工作機制。在具體的工作實踐中，應(yīng)該及時認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的文書檔案管理辦公自動化工作機制，規(guī)范文書檔案管理流程[11]。同時，應(yīng)該對檔案管理模式進行優(yōu)化，并不斷完善辦公自動化工作程序，提升管理效率，改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升管理工作的整體質(zhì)量。

2.4 完善辦公自動化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

辦公自動化已經(jīng)成為文書檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢，因此，為了有效提升管理水平，應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理體系進行優(yōu)化升級，提升辦公自動化管理水平。由于相關(guān)的工作設(shè)備陳舊，無法適應(yīng)文書檔案辦公自動化工作的需要[12]。針對這個問題，應(yīng)該專門撥付一部分資金，對文書檔案管理設(shè)備進行更新?lián)Q代，引進先進的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到辦公自動化水平，從而有效提升文書檔案管理質(zhì)量，為以后的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。