網絡信息化發展對人事檔案信息化管理的啟示

陳小琴

摘要：作為人事管理制度的一種顯著的特征，人事檔案在人事管理制度當中具有重要的作用。人事檔案能夠如實的記錄個人的人事活動經歷，充分體現出個人的政治思想發展狀況與工作經歷與工作表現，是記載人生履歷的一種重要形式；同時也是記錄人才詳實信息的一種形式，強化對人事檔案的有效管理，既能夠較好的提升人事工作的效率與質量，同時也能夠科學合理的應用好人力資源，從而對社會與經濟的發展產生較好的促進作用。

關鍵詞：人事檔案管理；傳統檔案；信息化管理；

目前我國人事檔案信息化管理已經取得了一定的經驗，但仍有必要從理論和實踐兩個方面予以更深入的探討，畢竟計算機技術、數字技術和網絡技術發展態勢依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現，充分認識人事檔案信息化管理的理論和實踐的目的，就是為與時俱進地、高質量高效率第做好這項工作打下良好的基礎。

1 傳統人事檔案管理的缺陷

1.1 檔案管理需要專門的場所

在以往對傳統的實體檔案的保管工作當中，必須有一個專門的檔案室來進行檔案的保管與儲存，但是由于實體檔案數量的增多，經過長期的儲存之后，相應的需要增加檔案管理的場所，這就必然會占據不少的辦公空間領域。

1.2 檔案的查詢比較困難

檔案在整理之后會按照一定的次序進行整理，但是在查詢具體的某個人檔案時，需要花費較多的時間，而且這種尋找不具有便捷性和規律性，在一定程度上增加了檔案管理的難度。

1.3 檔案管理過程中問題較多

在整理與匯總傳統的紙質檔案的過程當中，由于會涉及到檔案當中不同人的政治面貌、個人經歷、工作情況等綜合性的資料，并且檔案資料較多，以此在整理與匯總時，倘若產生了錯誤但是未能及時的發現與糾正，或許就會造成重大的的工作失誤，因此在開展此項工作當中，必須認真細致并進行有效的復查，以有效的避免出現工作失誤。

2 網絡信息化發展對人事檔案信息化管理的重要意義

人事檔案管理信息化，是黨政機關以及事業單位人事管理工作重要工作之一，同時也是當前國家信息化發展的一種必然趨勢，因此實施人事檔案管理信息化改革，具有時代發展的必要性。實施人事檔案管理信息化改革是一種與時俱進的社會發展趨勢。伴隨著當前社會經濟的高速發展趨勢，以往傳統的人事檔案管理已難以適應社會發展的實際需求，因此必須有效的推進人事檔案管理制度的改革，進一步推進信息化的建設與發展。目前，生活節奏的加快，人才流動的日益頻繁，這些都對人事檔案管理工作提出了更高的要求。另一方面，人事檔案管理信息化改革有利于提高工作人員的檔案管理效率，降低人事檔案管理人員的工作強度，提升業務水平。人事檔案中的信息反映著個人經歷等方面的重要內容，各單位可以通過人事檔案進行人力資源的開發和人才的選拔。因此，進行人事檔案信息化改革能夠提高單位的管理能力，使檔案管理工作更加規范，提高人事檔案管理人員的工作效率。所以說，進行人事檔案管理信息化改革，是適應快節奏的社會發展趨勢的必然要求，對人事檔案管理工作效率的提高具有十分重要的意義。

3 信息化管理中存在的問題

3.1 信息化意識不夠強

當組織或者機構的管理者的信息化意識不強，對檔案的信息化管理工作不夠重視，就不會認識到檔案信息化管理的重要性，及時實行了向信息化管理的改革，也不會順利的進行，更不會對人事檔案管理有任何作用。

3.2 法律法規不健全

如果想要安全的運行人事檔案信息化系統，就當前而言，還缺乏相關的法律法規來進行有效的保障，由于傳統的檔案管理與檔案信息化管理具有差異性，現行的法律法規大都是為傳統人事檔案管理而建立起來的、并不適用于當前的檔案信息化管理，因此必須有針對性的建立與健全與人事檔案信息化管理相適應的法律法規。

3.3 信息安全系統不夠健全

每個人的人事檔案都具有保密性，信息的安全問題就顯得尤為重要。如果，信息安全出現問題，就使人事檔案的安全性失去了保障。

3.4 出現資源建設與人才建設不協調

如果在組織單位沒有系統的關于資源建設與人才建設的規劃，更談不上對二者的投入。沒有人力資源作保證，就沒有長遠發展的生命力。

4 網絡信息化發展對人事檔案信息化管理的啟示

人事檔案管理信息化改革，作為一個浩大的社會系統性工程，具有較大的繁復性特征，這必然就會形成當前我國人事檔案信息化管理的一些不足之處，并會讓此項工作流于形式，不能進入深層次、全方位的的工作領域。因此，應進一步持續深化人事檔案管理信息化的改革。對此，筆者提出以下幾點建議：

4.1 提高人事檔案信息化管理的認識

在開展人事檔案工作當中，應有效的提升單位的全員對人事檔案信息化管理的客觀全面的認識，以促進順利開展檔案管理工作，并要進一步的提升檔案管理的從業者專業知識水平與綜合素質，有效的提升檔案管理者的創新意識與服務意識，并積極主動的去做好各項工作。

4.2 完善人事檔案管理信息化制度

人事檔案管理信息化制度應與實際工作情況進行緊密聯系，在工作當中不能因循守舊，應立足于實際工作情況來制定出科學合理的改革方案，建立健全人事檔案管理信息化制度，進一步提升管理水平的進步與發展。近年來，伴隨著我國日趨完善的人事檔案管理體系，在人事檔案管理工作當中信息化技術更加彰顯出其重要性。但是，與國外先進人事檔案管理相比較，我國的人事檔案信息化管理的改革在某些方面存在著滯后性。因此，進行人事檔案管理信息化改革勢在必行，建立一套與我國國情相符的人事檔案信息化管理制度并加以不斷完善，成為我國人事檔案管理信息化改革的重要任務

4.3 建立完整的信息數據庫

當前伴隨著全面推進人事檔案管理信息化的改革發展趨勢，在實際工作當中，必須高度重視建立與健全人事檔案信息數據庫的重點工作。第一、必須收集與匯總不斷發展的人事動態與持續更新的信息數據，并進一步提升人事檔案信息綜合數據庫的安全性與利用率。第二、應建立起完備的數字檔案庫。在當前所提出的信息數字化概念當中，在社會相關領域所實施數字化的管理工作正在實施當中，充分體現出檔案管理數字化的可行性。由此看出，分類數據庫的建立是人事檔案信息化管理中十分重要的基礎性工作。它集中了個人全部的基礎信息和原始記錄，不僅能夠多次使用提高數據利用率，還能減少信息數據的重復收集和存儲。因此，建立完整的人事檔案信息數據庫是進行人事檔案管理信息化改革的關鍵。

4.4 加強人事檔案管理隊伍的建設

當前，伴隨著信息技術的高速發展趨勢，在社會生活的各個領域當中信息技術也獲得了較好的推廣與應用。進一步提升了檔案管理的信息化，因此有效的促進了當前人事檔案管理工作的現代化發展進程。這也要求人事檔案管理的工作人員必須具備較高的理論知識與實際操作水平。人事檔案信息化管理工作是一種具有較強專業性、實踐性的工作，因此必須在工作實踐當中，進一步提升人事檔案管理的工作人員的專業知識與實際操作的水平、并提升其綜合素質，這同時也是持續推進人事檔案管理信息化改革的前提條件。人事檔案管理隊伍的建設要選擇政治可靠、責任心強、作風正派的人員進行檔案的管理，同時管理人員還要具有深厚的專業管理知識，能夠熟練地掌握現代化檔案管理方法和科技操作技術。

結束語

總之，在當前社會生活當中的各項管理工作都高度重視工作的效率與質量，因此作為人事檔案管理的從業者們，必須增強人事檔案管理信息化的意識，自覺主動的學習與掌握先進的信息技術與工作技能，進一步提升自身在人事檔案信息化方面的管理水平，持續推進人事檔案管理信息化改革的深入發展，并在人事檔案管理當中體現出信息技術所具有的優勢，有效的提升當前人事檔案管理工作的效率與質量，以此來推進單位整體工作的有效的實施。進一步促進單位的可持續性發展。

參考文獻：

[1]蘭培龍.人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的改革[J].企業改革與管理，2015，10：89.endprint