互聯網時代航空公司差旅成本管理研究

張覺曉

摘要：對航空公司而言，差旅成本是除人工以外的第二大可控支出。國內差旅成本占國內航空公司完全成本的2%-3%，2016年國內三大航差旅類成本超過60億，其中包括了員工出差、機組駐外、空勤人員復訓、航班延誤等產生的住宿費和交通費。目前國內多數航空公司還在使用傳統的差旅管理方式，這種方式對于差旅成本的控制比較弱，管理效率不高，相應地導致差旅成本較高。本文就國內航空公司差旅成本管理的現狀探討互聯網時代如何利用差旅平臺、差旅服務公司（TMC）等信息化、專業化的管理外包，實現節約成本費用、減輕相關人員負擔、提升企業管理水平的目的。

關鍵詞：互聯網時代 航空公司 差旅成本管理

一、航空公司差旅管理現狀及其存在的問題

目前國內多數航空公司的差旅管理流程可以分為兩類：第一類是員工出差產生的個人費用報銷；第二類是機組駐外、航班延誤、空勤復訓等按照合同結算。

（一）員工出差產生的個人費用報銷

員工在出差過程中自行墊付差旅費用，在差旅活動結束之后，員工提交報銷單據經審批同意后，將紙質單據及附件傳遞至財務進行審核報銷。這一流程存在以下問題。

（1）風險控制不夠。由于費用為事后報銷，對于不符合差旅制度的差旅行為，很難做到事先預防，只能在事后財務審核中發現。

（2）員工差旅墊資時間長。員工如遇較長時間出差，需自行墊付較高費用，還可能因當月費用預算不足無法實現及時報銷。

（3）存在虛假票據風險。交通、住宿等所有差旅相關的報銷費用都由員工自己提供報銷單據，一些員工可能會通過虛開發票手段來獲取更多額外利益，這種情況公司很難查證核實，導致公司為員工差旅付出額外的成本。

（4）影響工作效率。全面營改增后，公司要求員工出差時取得增值稅專用發票以便為公司節省稅款，但實務中存在一些偏遠地區及特殊酒店無法開具增值稅專用發票，或開具錯誤發票等情況，員工為發票事宜需要多次溝通協調，降低工作效率。

（5）管理成本增加。員工個人報銷差旅費增加了增值稅專用發票的管理難度，以國內某航企為例，全面營改增后增值稅發票數量月增長60%，增加了發票認證和稅額核對的工作量。

（二）機組駐外、航班延誤、空勤復訓等按照合同結算

該類由管理部門負責前期考察供應商，通過談判招標等方式確定單價，經公司批準后簽訂合同，酒店按月向公司開具發票，發票及所附明細經管理部門審核確認后遞交財務審核付款。這一流程雖然減少了員工差旅墊資和增值稅發票管理難度，但仍然也存在以下問題。

（1）管理成本增加。管理部門需要辦理每一家協議酒店的全部合同審批手續以及前期的考察準備工作，通常合同為一年有效期，在到期前幾個月就要著手辦理續簽或另外選擇酒店的手續，增加公司審批事項，降低企業的運營效率。

（2）存在費用虛高風險。管理部門事后收到酒店發票和入住人員清單進行審核時相對個人報銷審核難度更大，通過手工辨認簽字等方法無法做到準確無誤，實務中部分酒店存在故意或錯誤計算增加人員或次數多收取費用的情況，導致增加公司成本。

上述兩種流程還存在一個相同的問題：這些差旅成本明細數據沒有進入信息系統，無法使用信息技術手段對企業的歷史差旅數據做出分析，并對后續的差旅管理改進提供數據參考。此外，在企業與差旅供應商進行集中采購談判時，由于沒有準確的差旅數據預測，也難以協商出優惠的價格，導致差旅成本偏高。

二、國內外企業差旅管理現狀分析

目前國內三大航員工總人數已超過26萬人，相關分支機構及運營子公司遍布全國及海外，差旅管理工作的主要難點在于金額龐大、地域性強、市場環境多樣，各地機構及子公司差旅政策存在差異，而且受制于會計科目的分類，差旅成本分散在差旅費、駐外費、航延費、復訓費、培訓費等多個項目，預算控制和管理上也較為分散，這一實際情況使得集中化管理成為差旅成本管理最有效的手段。

目前國內外企業的差旅集中管理方式主要有以下兩種。

一是以歐美等發達國家為代表，很多大型企業跨國公司都采用與差旅服務公司（TMC）合作的方式，把差旅的相關工作交給一家或者多家專門從事差旅管理的公司，這些公司可以為企業提供差旅方案、差旅服務平臺、差旅政策改進分析報告等多種全流程的服務解決方案，其中比較著名的大型差旅管理公司包括Carlson Wagonlit Travel、羅森布魯斯、國際旅行社和美國運通公司等。這些企業和差旅服務公司建立的是相對長期的、穩定的戰略伙伴關系。國外企業選擇這一方式主要是因為歐美等國家的差旅市場已經較為成熟和專業，企業選擇將非核心的業務和管理流程外包，選擇專業的商旅管理公司提供完善、快捷的差旅服務，可以節約費用、減輕企業相關人員負擔，滿足企業對于成本控制及管理效率提升的要求。

二是以國內大型央企為代表，選擇自行建立內部信息化差旅平臺，以滿足差旅成本管理及服務員工的需求。根據相關報道，截至2017年5月，中國聯通、華為、中興已經建成了自有的差旅管理平臺，中石化、中石油、國家電網、建設銀行、中國移動、中國電信等大型國有企業的自有差旅平臺也在建設中。選擇這一方式很大程度上是因為目前國內差旅市場相對不夠成熟，企業對差旅管理服務的認知度、信任度不高，同時國內差旅服務公司（TMC）提供的服務目前還不能滿足這些企業的要求。但從長期來看，自建差旅平臺前期的資金投入、后期的管理投入都是巨大的，企業需要投入大量的資金、人力去管理自建信息化平臺，而且受制于專業限制，企業自己所能掌握的差旅資源是有限的，企業規模越大，所需求的差旅服務越是繁多和復雜，仍然需要和差旅服務公司合作以實現企業成本管理的目標。

三、互聯網時代差旅平臺設計的想法與建議

（一）將差旅業務集中化管理，選擇專業的差旅平臺建立長期、穩定的合作關系endprint

對航空公司而言，其核心業務為經營航空運輸業，在行業內競爭日趨激烈的背景下，將非核心業務交給專業且值得信賴的合作伙伴進行管理，可以更好地專注于主營業務的發展。航空公司在差旅服務（TMC）合作方面有先天的優勢，航空公司本來就是差旅服務的上游供應商，國內航企近年推動的“提直降代”迫使一些旅游電子商務代理人（OTA）轉型投入到差旅服務中，航空公司除了與OTA一起合作賣機票，也可以利用其差旅資源及信息化技術平臺合作開展內部差旅管理。

根據相關資料，目前國內商旅服務公司主要有國旅運通、錦江HRG、騰邦國際、攜程商旅等幾大供應商，前兩位客戶主要為外資及合資企業，后兩位主要為國內中小企業提供服務。根據航空公司員工差旅的特點，出差可以使用免費機票，航空公司差旅成本主要集中在酒店住宿和地面交通上，地面交通中占主要比例的高鐵票價因壟斷而無議價空間，那么航空公司差旅成本中最大的壓降空間就是酒店價格，因此在選擇差旅服務合作伙伴時應著重考慮其在酒店資源方面的優勢，并且可以通過差旅平臺設定提前預定酒店的時間來計算不同的出差補貼，以此來鼓勵員工提前進行預訂，培養員工提前制訂出差計劃的習慣，為公司節省成本。

（二）要注重其平臺的易用度和信息安全

企業差旅平臺的主要使用者為公司員工，隨著國內近年移動互聯技術的迅猛發展，越來越多的人習慣使用移動智能設備進行移動辦公，因此差旅平臺應以移動智能設備平臺為主要平臺，提供手機APP、iPad等多種移動設備應用程序可以對接或嵌入公司OA，方便員工使用和管理，對于航空公司機組駐外、航班延誤等重要差旅應提供24小時電話等預定服務，同時平臺應具有較強的安全性，確保既不影響員工出行，又能保證敏感信息安全。

（三）要注重平臺的信息化支持程度

差旅平臺的后臺信息技術可以支撐航企海內外幾十家分支機構及分子公司同時使用，可以通過大數據、云計算等應用技術向企業提供高效、精準的差旅數據分析報表功能，并對接企業ERP系統，使企業財務團隊對于差旅成本開支情況一目了然，進而實施相應的管理措施。

互聯網時代航空公司通過與專業的差旅平臺合作，實現非核心業務的管理外包，不僅可以對差旅服務進行集中采購、控制差旅成本，而且可以對差旅行為進行全過程的管理、監控、數據分析并持續優化，進而實現提升員工滿意度、為企業降本增效的雙贏局面。endprint