“五常法”在高職檔案管理中的應用研究

摘 要：如今，檔案管理已經成為高校管理工作的重中之重，但是受到傳統檔案管理模式的限制，高職檔案管理中還存在很多弊端。在新形勢下，如果將“五常法”廣泛應用于高職檔案管理中，不僅可以提高高職檔案管理效率和水平，還可以提高檔案的利用率。但是，高職院校需要注意的一點就是必須結合實際情況應用“五常法”，發揮出“五常法”的作用，實現高職檔案管理目標。

關鍵詞：“五常法”；高職檔案管理；應用；研究

高職院校在發展的過程中不僅要關注技術和經濟力量，還需要加大檔案管理方面的精力投入。高職檔案管理直接關系到院校日常事務的進展效率和質量。“五常法”在高職檔案管理中的應用可以有效解決傳統檔案管理模式中存在的問題，提高檔案管理效率，推動高職院校的發展。

一、 “五常法”內涵分析

“五常法”實際上是從日本起源的，后來傳到中國香港，并被命名為“五常法”。“五常法”包括多個方面，主要包括以下環節：一是信息收集，二是存放，三是清除，四是回收，五是應用。“五常法”中的常組織實際上就是對檔案管理事務進行詳細劃分。常整頓實際上就是要定期對檔案信息進行標注，并加強檔案管理。常清潔實際上就是檔案管理人員要經常打掃檔案室，保證檔案室的干凈整潔。常規范實際上就是檔案管理人員要經常調試檔案室的管理設備，加大檔案管理重要性的推廣力度。常自律實際上就是要求檔案管理人員要明確自身的責任，增強責任心，不定期對自身的工作進行總結分析，規范自己的行為。

二、 高職檔案管理中應用“五常法”的必要性分析

“五常法”屬于新型檔案管理模式。1990年香港一位專家提出了“五常法”，隨后“五常法”被廣泛應用于檔案管理中。隨著教育事業的快速發展，高職院校不斷擴招，高職院校學生人數不斷增多，檔案數量也在不斷增多，在一定程度上加大了檔案管理的難度。在新形勢下，高職院校要想提高自身的競爭力就必須加強內部檔案管理，這也是高職院校可持續發展的基本要求。“五常法”在檔案管理中的應用可以提高檔案管理效率，實現檔案管理的科學化、合理化，規范檔案管理流程，提高資源的利用率，節省人力和物力。

三、 高職檔案管理中存在的問題分析

（一） 缺乏檔案管理意識

人的思想指導行動。由于高職院校人數較多，內部人員流動性比較大，導致高職院校在很長一段時間內都沒有認識到加強檔案管理的重要性，檔案管理意識比較淡薄。高職院校把更多精力投入到以下環節：一是招生，二是學校形象的樹立，三是專業科目的設置，四是人員培養，五是教學方案的制定等等。在新形勢下，高職院校依舊把檔案管理當作輔助管理項目，導致檔案管理人員缺乏責任心，檔案管理目標和方向不明確，檔案管理缺乏制度和體系做保障，而且檔案的利用率比較低，檔案管理過于形式化，檔案無法發揮出實質性的作用。

（二） 檔案管理模式單一

也正是因為高職院校沒有認識到開展檔案管理的重要性，導致高職院校一直在沿用傳統的檔案管理模式，檔案管理模式和手段非常單一，根本就無法滿足檔案管理需求。除此之外，高職院校檔案管理流程也比較混亂，檔案管理人員依舊在手工裝訂檔案，浪費時間，浪費資源。雖然計算機技術發展速度非常快，但是很多高職院校并沒有把計算機技術應用于檔案管理中，這必定會降低檔案的利用率。紙質版檔案的保存和查找難度都比較大，很多檔案甚至丟失或者殘缺，這對于學校或者個人來說都是巨大的損失，不利于高職院校的發展。

（三） 缺乏專業的檔案管理人員

在傳統的檔案管理模式下，檔案管理人員的職責比較重，往往是一個人需要承擔多項職務。高職院校不會設置專門的檔案管理部門，更不會設置專門的檔案管理人員，這樣就導致檔案管理人員壓力比較大，無法把全部精力投入到檔案管理工作中，檔案管理過于形式化。即便是高職院校設置了專門的檔案管理人員，但是部分檔案管理人員的年紀比較大，接受新事物的能力比較低，無法熟練操作計算機，檔案管理效率依舊比較低下。高職院校檔案管理部門沒有過多的管理權限，也無法參與到院校決策活動中，缺乏權威性。

四、 “五常法”在高職檔案管理中的應用對策

（一） 常組織

“五常法”下的常組織實際上就是對高職院校檔案管理事務進行詳細劃分，具體體現在以下幾個方面：一是辦公區域，二是借閱區域。辦公區域包括以下設施：一是電腦，二是文件柜，三是辦公桌等等。辦公區域就是檔案管理人員日常工作的地方。借閱區域包括以下設施：一是桌椅，二是書架，三是照明設備。借閱區域必須每天打掃，并對書籍進行整理，分類，擺放整齊。檔案管理人員要對不同類別的書籍進行標識，方便后續管理工作的開展。

（二） 常整頓

“五常法”下的常整頓實際上就是對于檔案進行分類處理。高職院校檔案的類型有：一是行政，二是教學，三是科研，四是黨群等等。檔案的形式包括：一是聲像，二是實物，三是文件。對于比較重要的檔案，檔案管理人員必須錄入計算機內，對檔案進行完整保存。對于紙質版檔案而言，如果檔案管理人員發現檔案出現破損或者缺失的情況就必須及時進行修復，盡最大努力還原檔案的原貌，保證檔案的完整性。

（三） 常清理

“五常法”下的常清理實際上就是要保證檔案的干凈，整潔。首先，檔案管理人員必須做好檔案的防塵工作，定期對檔案擺放區域進行除塵打掃，檔案清理也必須嚴格按照流程進行。檔案清理包括以下環節：一是開窗透風，二是防塵防潮，三是地板清掃等等。

（四） 常規范

“五常法”下的常規范實際上就是要嚴格規范檔案管理人員的行為，加強檔案管理人員培訓，豐富檔案管理人員的實踐經驗，提高檔案管理人員接受新事物的能力，進而提高檔案管理人員的專業性，明確檔案管理人員的職責，提高檔案管理人員工作的熱情和積極性，進而提高高職院校檔案管理水平，實現檔案管理目標。

（五） 常自律

“五常法”下的常自律實際上就是要求檔案管理人員要嚴格要求自己，以良好的心態對待自己的本職工作，不驕不躁，腳踏實地，增強檔案管理意識，為高職院校師生提供服務。高職院校也要在檔案管理人員內部完善獎勵機制，提高檔案管理人員工作的熱情和積極性，讓檔案管理人員能夠全身心地投入到本職工作中。

五、 提高高職檔案管理水平的建議

要想提高高職院校檔案管理水平，高職院校必須認識到開展檔案管理工作的重要性，設置專門的檔案管理部門，健全檔案管理制度，完善檔案管理體系，加大檔案管理方面的資金投入，為檔案管理工作提供保障。

六、 結語

既然檔案管理是高職院校管理工作中不可或缺的部分，高職院校就必須認識到開展檔案管理工作的重要性，合理應用“五常法”，結合內部實際情況制定檔案管理方案，實現檔案有效管理。高職院校只有加強檔案管理，才能提高檔案的利用率，發揮出高職檔案應有的作用。“五常法”的應用解決了傳統檔案管理模式中出現的問題，提高了檔案管理效率和質量，進而提高了檔案管理水平，推動高職院校的發展。

參考文獻：

[1]張練.“五常法”在高職檔案管理中的應用研究[J].中國培訓，2016，（14）：92.

[2]薛明霞.五常法管理在醫院派遣制員工人事檔案管理中的應用[J].中國衛生標準管理，2014，（19）：90-92.

[3]岳從峰.品管圈法、五常法及PDCA法在醫院藥學管理中的應用研究[J].當代醫藥論叢，2014，（15）：182.

[4]曾雪梅，陳媛，陳冰，劉曉宇.“五常法”在手術室管理中的應用及效果評價[J].中國醫學創新，2014，（22）：140-142.

[5]周海云，肖雷，劉加濤，夏泉，許杜娟.“五常法”在門診藥房規范化管理中的應用[J].安徽醫藥，2014，（02）：369-370.

作者簡介：

陳軍，現就職于福建省福州市職業技術學院。endprint