提高檔案管理工作效率的對策分析

張鵬飛

摘要：社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，推動了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，隨著檔案管理在各個企事業(yè)單位中的地位越來越高，人們不斷對其有了更新、更深入的了解。而文章主要是對案管理工作效率進(jìn)行分析，并結(jié)合已有經(jīng)驗(yàn)闡述一些有效的對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；工作效率

一、前言

事業(yè)單位中人員眾多，傳統(tǒng)的檔案管理程序復(fù)雜，人力資源部門進(jìn)行人事調(diào)動帶來不利影響。新時期，科技信息技術(shù)發(fā)展，促進(jìn)了事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新。檔案管理創(chuàng)新模式對于事業(yè)單位人員進(jìn)行科學(xué)的管理，一方面有助于人才應(yīng)用，發(fā)揮員工個人優(yōu)勢；另一方面有效地促進(jìn)了事業(yè)單位的改革。

二、關(guān)于辦公室檔案管理的概述

在市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，辦公室檔案管理工作在企事業(yè)單位中的重要性也日益突出。辦公室檔案管理工作是企事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，它在為企事業(yè)單位的日常運(yùn)營提供有效的服務(wù)支持的同時，也為企事業(yè)日常運(yùn)營風(fēng)險的規(guī)避起到了不可忽視的作用。因此，辦公室檔案管理工作的重要性越來越受到重視。

三、辦公室檔案管理工作的原則

（一）準(zhǔn)確性原則

檔案管理工作是辦公室管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對辦公室相關(guān)內(nèi)容的客觀記錄，是辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)確性原則的主要表現(xiàn)，在檔案管理工作的開展過程中，如果相關(guān)工作人員未能讓辦公室所涉及到的關(guān)鍵信息進(jìn)行反映，這就無法讓這一工作發(fā)揮出自身的特性。因此，在辦公室檔案管理工作中，責(zé)任心和全局觀念是檔案管理人員在日常工作中需要注意的問題。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)性原則

就效率問題已經(jīng)成為了社會較為關(guān)注的一個問題。從辦公室檔案管理工作的自身特點(diǎn)來看，嚴(yán)謹(jǐn)性原則可以被看作是辦公室檔案管理效率的主要表現(xiàn)。為了對一些與辦公室正常工作有關(guān)的信息進(jìn)行記錄，在檔案管理工作的開展過程中，辦公室檔案中的一些細(xì)節(jié)要素就需要得到相關(guān)工作人員的充分關(guān)注。

（三）高效化原則

檔案管理工作中的高效化原則是信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理效率的提升，對與檔案材料有關(guān)的業(yè)務(wù)的開展會起到積極的促進(jìn)作用。

四、辦公室檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理人員管理素質(zhì)相對較低

對辦公室檔案的整體性的保證，是辦公室檔案管理工作人員日常工作中的一項(xiàng)重要職責(zé)。但是在檔案管理人員自身管理意識相對薄弱，或管理人員缺乏管理水平的情況下，辦公室檔案管理工作缺乏有序性的問題，會給檔案材料的查詢工作帶來較為不利的影響。

（二）辦公室檔案管理制度相對落后

在一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員看來，檔案管理工作是一項(xiàng)可有可無的工作。在這一思想的影響下，辦公室檔案管理制度在很大程度上陷入了形同虛設(shè)的境地之中。辦公室檔案管理制度的落后表現(xiàn)在管理手段和檔案存儲方式這兩大問題之中，在一些企事業(yè)單位之中，辦公室管理人員在日常工作中需要兼任檔案資料管理員一職，在自身工作精力相對有限的情況下，辦公室管理人員只能對自己的本職工作進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。

（三）辦公室檔案的利用率相對較低

辦公室檔案利用率低的問題可以被看作是落后的檔案管理方式的產(chǎn)物。在落后的管理制度的影響下，管理效率的低下，會給檔案文件的應(yīng)用工作帶來不利的影響。

五、辦公室檔案管理工作效率的提升措施

（一）對辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理意識進(jìn)行強(qiáng)化

檔案的自身價值問題是檔案管理人員在日常工作中所要關(guān)注的一個重要問題。對檔案管理人員的自身專業(yè)水平的提升，需要在各個單位之中引起重視。針對辦公室檔案在各個機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位中所表現(xiàn)出來的重要性，一些職業(yè)培訓(xùn)課程的設(shè)置，也是對檔案管理人員的自身素質(zhì)進(jìn)行提升的一種有效方式。

（二）對辦公室檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

無紙化檔案體系的構(gòu)建，是對檔案管理工作中的信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善的重要措施。在社會的發(fā)展過程中，紙質(zhì)檔案材料所暴露出來的弊端已經(jīng)在檔案管理工作的開展過程中得到了關(guān)注。對檔案材料的存檔工作和整理工作的工作效率的影響，是這一傳統(tǒng)檔案材料存儲方式所表現(xiàn)出來的主要弊端。

（三）對辦公室檔案管理制度進(jìn)行完善

針對政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及科研院校在社會發(fā)展中所表現(xiàn)出來的差異性，從辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況入手，辦公室檔案管理制度中的細(xì)節(jié)因素進(jìn)行完善，是對這一制度的實(shí)效性和時效性進(jìn)行提升的一種有效方式。在辦公室檔案管理工作的開展過程中，除了管理系統(tǒng)的信息化發(fā)展問題以外，辦公室檔案的管理制度還涉及到了檔案管理組織問題等多個問題。為了對檔案管理工作效率進(jìn)行提升，管理組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)化，需要成為各個單位所需關(guān)注的重要問題。對此單位可以通過設(shè)置專業(yè)管理部門的方式對這一管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化。為了讓辦公室檔案管理效率得到有效提升，對檔案資料收集工作體系的優(yōu)化，也是各個企事業(yè)部門單位所要關(guān)注的問題。在構(gòu)建檔案管理體系的過程中，單位需要對主觀領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)檔案人員的職責(zé)范圍進(jìn)行完善，進(jìn)而讓這一工作處于完善的管理體系之下，對此，企事業(yè)單位也可以將辦公室檔案的收集工作與辦公室責(zé)任人之間的崗位職責(zé)相融合，進(jìn)而通過對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行完善的方式，對檔案管理工作的工作效率進(jìn)行提升。為了對檔案管理工作的完整性進(jìn)行充分保證，在構(gòu)建這一體系的過程中，企事業(yè)單位也需要遵循集思廣益的原則，也就是說，在對檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化的過程中，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要充分聽取辦公室檔案管理工作人員的自身意見，進(jìn)而通過對各位檔案管理人員的意見進(jìn)行統(tǒng)籌分析的方式，對檔案管理工作所涉及到的規(guī)章制度進(jìn)行完善，在對辦公室檔案管理機(jī)制進(jìn)行應(yīng)用的過程中，

（四）對辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制進(jìn)行完善

在單位管理工作中，匯報機(jī)制的應(yīng)用，是讓單位決策層對基層結(jié)構(gòu)的工作狀況進(jìn)行了解的有效方式。由于基層基層員工和基層管理人員的匯報內(nèi)容對單位高層的戰(zhàn)略決策有著一定的參考作用，將這一反饋機(jī)制應(yīng)用在辦公室檔案管理工作領(lǐng)域以后，單位也可以讓檔案管理工作得到一定程度的優(yōu)化，對此，在構(gòu)建反饋機(jī)制的過程中，有關(guān)單位及部門可以通過鼓勵員工對工作中的問題進(jìn)行反饋的基礎(chǔ)上，讓管理人員對來自基層的意見進(jìn)行了解。

六、辦公室檔案管理工作的優(yōu)化，對單位整體工作的開展有著積極的促進(jìn)作用。它對辦公室管理工作的工作效率的提升也有著積極的促進(jìn)作用。在對自身的責(zé)任意識進(jìn)行提升的基礎(chǔ)上，對信息化手段和完善的管理機(jī)制的應(yīng)用，是辦公室檔案管理工作效率提升策略的主要內(nèi)容。

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