突發事件中的檔案應急管理研究

摘 要：近年來，除了自然災害頻發，網絡攻擊等人為突發事件也在威脅著檔案信息資源的完整，突發事件中的檔案應急研究成了保護社會記憶，國家寶貴的信息資源的必修課。從突發事件中的存量檔案和增量檔案的應急管理入手，介紹了檔案應急管理。

關鍵詞：檔案應急管理；容災備份；檔案應急機制

檔案作為一種對國家的各項工作和發展狀況的真實記錄，是社會記憶的載體，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據，它的安全關系著國家對信息資源的控制以及能否順利傳承我國優秀的歷史文化。

1 檔案應急管理的意義

應急管理是指在各種災難和危機事件發生或即將發生之時，為保護人民群眾生命、財產安全和生態環境安全而采取的有組織的政府行為。這不僅包括對公共突發事件的響應和恢復重建， 同時還包括預防、準備、倡議和立法等，其目的是為了減少人員傷亡，降低財產損失，控制破壞程度，以盡可能快的速度和小的代價終止緊急狀態， 回復到正常狀態。檔案的應急管理則是要求檔案系統在應對突發事件中，為了降低災害對現存檔案的損害，從而做出的一系列計劃組織、協調、控制活動，是一種有持續動態的管理的過程。近年來，由于全球氣候變化，我國自然災害頻發，地震、水災、火災等災害威脅著人民群眾的生命和財產安全以及我國檔案管理數字化、信息化、網絡化建設步伐的加快，檔案數據的數量呈幾何級增長，伴隨而來的安全問題也日益凸顯。由于紙質檔案具有孤本性，在突發事件中損毀的檔案會給以后的工作帶來不利，因此如何保證檔案信息的完整和安全，越來越受到檔案學界的關注。

我國的檔案應急管理研究從2000年開始，到2008年汶川大地震發生后，如何做到在突發事件中保證檔案信息的安全，迅速成為檔案學界的熱點問題。就某種程度而言，現代社會充滿了風險，無論是地震、洪水、臺風等自然性重大災害，還是大面積的停電、重大計算機系統的故障、網絡攻擊、反社會的騷亂、恐怖襲擊等社會行重大突發事件，都會給檔案信息管理工作帶來嚴重的威脅。在這些突發事件中，常態的檔案管理工作模式將難以應對。因此，檔案的應急管理也就顯得尤為重要。

2 突發事件中的檔案分類

首先在突發事件中可以將相關檔案大致分為兩類，存量檔案和增量檔案。

存量檔案是指社會現存的具有保存價值的各種載體類型的檔案，既包括保存在國家檔案管理機構的檔案，也包括散存在其他社會組織、企業乃至個人手中的檔案。從現有的統計數據看，我國目前存量檔案的數量已相當龐大，“館藏的豐富為檔案利用的活躍和深化奠定了物質基礎”，有利于檔案工作目標的實現，但與此同時，在重大突發事件面前，檔案的安全面臨著嚴峻的挑戰，甚至有可能遭受滅頂之災。例如，在“5·12”汶川大地震中，導致9個檔案館毀壞，38 個檔案館嚴重損壞；有90萬卷檔案被掩埋，151萬卷檔案受損；其中北川縣檔案館完全倒塌，館藏8萬卷檔案被泥石流掩埋。[1]1998年洪水災害期間，湖南全省的被淹案卷為1313萬個，但是受潮案卷和磨損案卷分別達到5619萬個和1516萬個。[2]而增量檔案是指重大突發事件應對進程中形成的具有保存價值的各種檔案。

也就是說，在檔案的應急管理中，我們既要做到對現有的國家檔案資源體系的進行科學的管理，在災難發生時盡可能的保證存量檔案的完整，保存好現有的社會記憶的完整。同時，增量檔案是在重大突發事件中形成的原始記錄，在災害發生時，收集齊全增量檔案，確保好增量檔案的安全能夠更好的為相似災害的情況下的檔案應急管理工作做出指導。

3 存量檔案的應急管理

在重大災害中，為了確保檔案安全的萬無一失，檔案部門應該在日常工作中做到檔案的災害預防，檔案的異地備份工作、突發事件的應急方案等，能夠幫助保證存量檔案的完整性的工作，同時，也應做好災后的受損檔案的評估與搶救的理論研究，做到災前檢測預警機制，災中防災抗災機制，災后恢復重建機制，這樣才能最大程度的保證珍貴的檔案資源的完整度。

突發事件發生前，也就是我們的日常工作中要貫徹“以防為主，防治結合”的管理理念，將小規模的緩發型災害消除災萌芽中，比如在日常工作中保持檔案館內良好的溫濕度環境，保持庫房的干凈整潔，經常為庫房通風等措施。同時在日常管理過程也需要完成和完善相關災害和突發事件發生時的應對機制。例如，制定對抗災害的實施計劃；檔案數據信息的備份；對災害應急人員的培訓等。

其中現如今面對重大應急事件存量檔案的災前應對研究得最多的手段就是容災備份。容災備份，就是“為了災難恢復而對數據、數據處理系統、網絡系統、基礎設施、技術支持能力和運行管理能力進行備份的過程”[3]檔案數據容災備份是指為了應對地震、火災、水災、戰爭、恐怖組織及其他人為因素所造成的對信息系統的破壞，在遠離中心系統的異地建立一套與中心系統幾乎完全相同的設施，對數字化的館藏檔案、重要電子文件、檔案網站、檔案管理系統、檔案數據庫等進行備份。[4]

2014年，中辦、國辦在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確要求：“對重要檔案實行異地異質備份保管?？h以上各級國家綜合檔案館要對同級黨政機關、企事業單位、社會組織的重要檔案（包括新聞類電影、電視片、照片、錄音、錄像等音像檔案）實行異地備份保管，對重要電子檔案實行異地異質備份保管，確保黨和國家重要檔案絕對安全”。面對日益增長的海量數據和越來越嚴峻的災害風險，加強檔案數據容災備份管理，保障檔案數據安全對于做好新形勢下檔案工作、推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益具有重要意義。[5]

在日常的檔案工作中要對重要檔案做到異質備份，即對檔案資源進行不同形態的備份，如紙質與電子之間、微縮與電子之間、紙質與微縮之間互為異質備份，異質備份采用的方法有靜電復制、微縮復制、仿真復制、翻拍和數字化等。這些就形成了構建檔案容災備份資源體系的基礎。

檔案的異地備份是指為避免檔案信息資源遭到水災、火災或者地震等不可抗的自然災害破壞，從而將檔案數據進行備份，并將其儲存在遠離原件保存處的一種檔案安全措施。也就是要求我們在檔案工作中對重要的檔案進行分級分類，并且與相關部門合作，建立異地備份機制。

除了做好備份，也要強調日常監控，一般來說做好對檔案館的環境的監控，對庫房內外的溫濕度定時測控記錄，能夠有效的起到對偷盜和火災的防治。與氣象部門合作，在多雨和干燥的季節應用檔案館所得到的各種災害的數據進行可行的預測，發布比較可靠的災害預警，進入災害預警準備階段。要想更好的保證以上應急管理行為順利進行，檔案部門還應該有一筆應急資金，能夠在救災的時候迅速的做好資金和物資的支持，平時的救災物資如滅火設備等的適時的補充，使其能夠處于良好的設備狀態以便隨時使用。

在災害發生后也要能夠迅速運行，相關機制，對受損檔案資料進行轉移以及評估修復。要根據檔案的受損類型與受損程度，采取不同的搶救方法，對年代久遠、內容獨特、價值珍貴的檔案進行優先和重點搶救。最后對于受損嚴重、安全隱患較大的檔案庫房，要盡快轉移其中保存的檔案，并根據檔案部門的專業評估意見進行維修加固和恢復重建。

4 增量檔案的應急管理

增量檔案是在災害中形成的第一手資料，在歸檔的時候就要注意在這些突發事件中的形成的檔案具有分散性、內容的豐富性、歸屬的多元化、價值的獨特性（不可替代性）等特點，表明重大突發事件中增量檔案的應急管理明顯有別于我國常態化的檔案工作。

但就目前的情況來看，由于災害的突發性，復雜性，以及檔案管理機構與各機關分工不明確等原因，在實際工作中，增量檔案其實是最容易被忽視的一塊檔案應急工作。因此，在災前的應急管理相關意識培養工作中就要注重對增量檔案工作的設計和重視這部分檔案的應急管理體制的健全。

在災害中形成的增量檔案，能夠為研究災害對檔案和檔案工作所造成的影響與危害提供第一手的真實資料。從而對結合國內外的已有的理論研究，從而對現有的檔案應急管理機制進行合乎現實的適當的調整。我國檔案系統在《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》的指導下，已經制訂了一系列的突發事件應急處置預案，對于應對各類重大突發事件起到了積極的作用，但就整體而言，重大突發事件應急處置預案的針對性、實用性等有待于進一步完善。就需要各級檔案部門根據自己掌握的當地實際情況，利用以往搜集的災害中的增量檔案，形成有針對性的有地方特色的應急預案。從而使增量檔案信息真正的發揮自己的價值，指導和完善相關的檔案應急保護工作，從而真正做到對有可能發生的重大突發事件做到超前思考、超前謀劃、超前化解。

5 結語

檔案資源是人類在社會活動中形成的真實的憑證性的原始記錄，是社會記憶的載體，是國家和人民的寶貴的財富。檔案在突發事件中的應急管理研究，能夠幫助檔案部門在各類災害中保護好這一寶貴的信息資源。我國的突發事件中的檔案應急管理還處于發展的初期，但是結合國內外已有的研究理論，充分發揮和利用我國的的檔案管理體制的優勢，積極開展檔案應急管理工作，就能為檔案數據的安全和長期保存利用提供保障。

參考文獻

[1]薛匡勇.重大突發事件中的檔案應急管理研究[J].檔案學通訊，2013.

[2]李仙鵬.論災害預防和檔案保護[OL/EB].2013-09-25[2014-01-13].http：//www.hada.gov.cn/w_NewsShow.asp？ID=11：26239.

[3]GB/T 20988-2007，信息安全技術—信息系統災難恢復規范[S].北京：中國標準出版社，2007.

[4]宋瑜，孫冰，安鑫.關于建立檔案數據容災備份中心的思考[J].蘭臺世界，2010，（9）：2-3.

[5]鄧嵐.檔案數據容災備份管理的意義和策略[J].金融市場，2015.

作者簡介

王怡媛（1992-），女，漢族，四川省成都人，四川大學公共管理學院，研究方向：檔案學。