檔案服務(wù)優(yōu)化的反思與構(gòu)想

摘 要：伴隨著檔案服務(wù)環(huán)境的變遷以及現(xiàn)代檔案管理學(xué)理論的不斷更新與豐富，檔案局檔案服務(wù)模式需要進(jìn)行革新，以不斷適應(yīng)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)以及社會(huì)發(fā)展規(guī)律。同時(shí)，科技條件和物質(zhì)條件的改善催生了許多先進(jìn)的信息化設(shè)備，這些信息化設(shè)備能有效優(yōu)化檔案服務(wù)模式，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新思維。現(xiàn)階段，檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)朝著體系化、規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展，服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式都應(yīng)當(dāng)有所拓展。因此，有必要以現(xiàn)代檔案管理理論為基礎(chǔ)，檢視并反思現(xiàn)階段檔案局檔案服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：人才；檔案服務(wù)；信息技術(shù)；培訓(xùn)體系；規(guī)范化

現(xiàn)代檔案學(xué)的迅猛發(fā)展意味著檔案服務(wù)工作需要不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，一旦檔案服務(wù)工作中的許多內(nèi)容與社會(huì)發(fā)展態(tài)勢(shì)脫軌，則會(huì)影響到檔案服務(wù)工作成效。如何以提升服務(wù)效能為目的，以標(biāo)準(zhǔn)化管理為手段來(lái)改進(jìn)檔案服務(wù)模式是現(xiàn)階段檔案學(xué)界的重大課題?，F(xiàn)階段檔案局檔案工作中存在一些共性問(wèn)題需要加以研究并解決，需要檔案管理人員找出工作規(guī)律并分析工作發(fā)展趨勢(shì)。除此之外，信息技術(shù)與檔案服務(wù)工作高度融合并帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，檔案服務(wù)工作也面臨著突破的困境。因此，從理論上對(duì)這一領(lǐng)域展開探討具有積極的現(xiàn)實(shí)意義，也符合檔案學(xué)界的研究方向。筆者緊盯這些共性問(wèn)題，設(shè)計(jì)幾條可供參考的路徑供實(shí)務(wù)工作界借鑒，希望能夠幫助實(shí)務(wù)工作者打開思路，助益于檔案局檔案服務(wù)工作。

1 檔案服務(wù)工作概括

檔案服務(wù)工作是檔案管理利用體系中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，檔案服務(wù)工作直接關(guān)系到檔案信息價(jià)值能否被有效挖掘，直接關(guān)系到整個(gè)檔案系統(tǒng)的建設(shè)[1]。所謂檔案服務(wù)工作就是指運(yùn)用相關(guān)檔案資源、掌控檔案中的各項(xiàng)信息，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)，滿足不同主體的信息需求。檔案服務(wù)工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的過(guò)程，其會(huì)隨著社會(huì)環(huán)境的變遷以及科技的發(fā)展而相應(yīng)變化，會(huì)在一定時(shí)期內(nèi)影響整個(gè)檔案管理系統(tǒng)。

現(xiàn)階段檔案服務(wù)工作需遵循下列原則：第一，平等原則。隨著信息資源在社會(huì)中的價(jià)值增大，社會(huì)公眾利用信息資源的意識(shí)不斷加強(qiáng)，各個(gè)主體基于自身利益需求都迫切想要了解某些檔案信息。在法律法規(guī)框架下，除了涉密檔案和涉及隱私的檔案以外，與需求主體有切身利益的檔案信息，在需求主體進(jìn)行查詢時(shí)應(yīng)當(dāng)向該主體提供。服務(wù)平等原則要求用戶身份的平等，不論是專家、官員還是社會(huì)公眾，依法依規(guī)按照程序查詢檔案時(shí)，檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)予以提供，否則就會(huì)有損檔案管理部門的公信力。第二，系統(tǒng)性原則。檔案服務(wù)工作并不單單就是檔案查詢工作，還應(yīng)當(dāng)包括檔案主動(dòng)利用、主動(dòng)收集等工作。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案服務(wù)工作還可能包含檔案共享工作，這是檔案服務(wù)工作發(fā)展趨勢(shì)所決定的。第三，可操作性原則。檔案服務(wù)工作要面向社會(huì)工作，相關(guān)的檔案查詢系統(tǒng)和利用系統(tǒng)要簡(jiǎn)單實(shí)用，應(yīng)當(dāng)具有可操作性。簡(jiǎn)而言之，就是檔案管理部門提供的服務(wù)系統(tǒng)、利用方式和檢索涉及應(yīng)當(dāng)符合社會(huì)大多數(shù)公眾的習(xí)慣。第四，用戶導(dǎo)向原則。檔案管理部門在開展服務(wù)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)廣泛聽取社會(huì)各界的意見，根據(jù)反饋情況及時(shí)調(diào)整服務(wù)工作的方向，做好與需求主體的雙向溝通，提升檔案服務(wù)效能。

2 檔案服務(wù)工作應(yīng)當(dāng)避免的問(wèn)題

2.1 避免與信息技術(shù)脫軌

信息技術(shù)與檔案行業(yè)融合速度加快是該行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理部門只有迎合這種發(fā)展趨勢(shì)，才能使自己保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，才能更加規(guī)范、高效和科學(xué)的提供檔案服務(wù)。現(xiàn)階段，部分地區(qū)檔案管理部門存在信息化建設(shè)滯后、信息化技術(shù)運(yùn)用率不高以及信息技術(shù)運(yùn)用能力欠缺的困境。例如，單純的將信息化管理等同于計(jì)算機(jī)管理，只是在計(jì)算機(jī)上對(duì)電子檔案進(jìn)行操作，忽視了對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理。又如，缺乏與其他檔案部門的溝通協(xié)調(diào)，檔案共享意識(shí)匱乏，不能運(yùn)用信息集成技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)打造信息共享平臺(tái)，花費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力的同時(shí)卻并沒有實(shí)現(xiàn)資源利用效率的最大化[2]。又如，沒有充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，檔案沒有分批次的集中進(jìn)行處理，在檢索和利用檔案時(shí)仍然需要人工操作。

2.2 避免人才的匱乏

無(wú)論檔案服務(wù)模式多么優(yōu)良和先進(jìn)，最終都需要相應(yīng)的員工來(lái)實(shí)施相應(yīng)的工作計(jì)劃。檔案需求日益拓展，信息技術(shù)發(fā)展迅猛都對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高層次的要求?，F(xiàn)階段，部分單位的培訓(xùn)體系與檔案管理人員依然存在著不協(xié)調(diào)和矛盾的現(xiàn)象。例如，有些單位只是單純的聘請(qǐng)培訓(xùn)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行office等最基礎(chǔ)的培訓(xùn)，忽略了在數(shù)據(jù)集成處理、數(shù)據(jù)共享庫(kù)建設(shè)以及云儲(chǔ)存技術(shù)等方面的培訓(xùn)。又如，有些單位過(guò)于注重理論培訓(xùn)，安排工作人員到高校進(jìn)修現(xiàn)代檔案管理學(xué)知識(shí)，忽視了在信息技術(shù)方面的培訓(xùn)?？偠灾?，人才綜合能力不僅與其之前文化背景有關(guān)，而且與后期的單位培訓(xùn)工作息息相關(guān)，培訓(xùn)體系欠缺科學(xué)性勢(shì)必導(dǎo)致人才的匱乏，勢(shì)必會(huì)直接影響到各個(gè)工作的運(yùn)行。

3 檔案服務(wù)工作的優(yōu)化路徑

3.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)牢牢抓住信息技術(shù)這一有力抓手，利用這一抓手搞好檔案服務(wù)。一方面，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。單位可以開通相應(yīng)的微博和微信公眾號(hào)，拓寬檔案服務(wù)的寬度和維度。微信公眾號(hào)可以與本單位的檔案查詢系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，用戶能夠通過(guò)登錄微信公眾號(hào)直接查詢到相應(yīng)的檔案。微博則用來(lái)宣傳檔案知識(shí)和向社會(huì)公眾發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，了解社會(huì)公眾的意見[3]。另一方面，提升檔案共享程度。單位有必要打通與其他檔案服務(wù)部門和機(jī)構(gòu)的溝通渠道和信息交流渠道，為社會(huì)公眾提供更便捷的服務(wù)。例如，通過(guò)檔案共享平臺(tái)查詢某一檔案所在的單位并告知社會(huì)公眾，提升檔案管理部門的公信力，樹立單位良好形象。

3.2 打造蘭臺(tái)鐵軍

現(xiàn)代檔案管理人才應(yīng)當(dāng)掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，應(yīng)當(dāng)具有良好的分析并處理問(wèn)題能力，應(yīng)當(dāng)具備良好的管理能力和道德素養(yǎng)。一方面，單位要從針對(duì)性、規(guī)范性和針對(duì)性的角度出發(fā)，建立健全培訓(xùn)體系。筆者認(rèn)為單位要通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷，并結(jié)合本單位工作實(shí)際，了解現(xiàn)階段工作人員的知識(shí)體系在哪方面存在薄弱之處，進(jìn)而有針對(duì)的設(shè)置培訓(xùn)計(jì)劃，做到有的放矢。總體而言，應(yīng)當(dāng)圍繞檔案安全、檔案規(guī)范、信息技術(shù)運(yùn)用和現(xiàn)代檔案管理理論等幾個(gè)層面開展培訓(xùn)工作，優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面，要搭建經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)，通過(guò)組織培訓(xùn)會(huì)、交流會(huì)和論壇的方式，加強(qiáng)本單位檔案管理人員與其他單位檔案管理人員的交流，各自交流管理經(jīng)驗(yàn)和服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)雙方互利共贏。同時(shí)，單位也要注重培養(yǎng)工作人員服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)一批熱愛檔案事業(yè)、責(zé)任心極強(qiáng)和創(chuàng)新能力較高的專業(yè)人才隊(duì)伍。

4 結(jié)語(yǔ)

信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)趨勢(shì)的環(huán)境下，未來(lái)檔案服務(wù)工作在社會(huì)體系和經(jīng)濟(jì)體系中所占據(jù)的地位會(huì)愈發(fā)的重要，這是信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為檔案服務(wù)工作的具體實(shí)施人員，我們必須要用新思想和創(chuàng)新意識(shí)武裝頭腦，使檔案服務(wù)模式有所創(chuàng)新的同時(shí)，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，體現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值和人身價(jià)值。筆者撰寫本文的目的不僅僅在于理論研究，也希望有更多的人員參與到這一領(lǐng)域研究當(dāng)中，為檔案服務(wù)工作提供更多的理論借鑒和理論參考。相信在檔案學(xué)界和實(shí)務(wù)部門的努力下，檔案服務(wù)工作會(huì)呈現(xiàn)出嶄新的面貌，服務(wù)效能會(huì)顯著提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]閻爽.從合作的角度探究檔案信息資源開發(fā)途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：37+44.

作者簡(jiǎn)介

叢國(guó)華，女，黑龍江省海倫市，本科，業(yè)于黑龍江省委黨校，副研究館員，研究方向：檔案管理。