電子文件和數字檔案的登記備份制度

王虹

摘 要：電子文件與數字檔案的登記備份是檔案部門進行創新的重要形式，是建立電子文件及數字檔案安全監管體系的重要方法。本文主要講述了電子文件與數字檔案登記備份的基礎理論、主要內容，并提出電子文件與數字檔案登記備份的發展方向。

關鍵詞：電子文件；數字檔案；登記；備份

隨著科技的不斷進步，信息逐漸趨向電子化，電子文件也隨之不斷出現并且日趨重要。但當今處于網絡化時代，電子文件和數字檔案具有易篡改、易泄露的特點，其安全面臨著很大的威脅。我國檔案界從理論與實踐兩個層面對電子文件安全問題進行了廣泛而深入的研究和探索。電子文件的登記備份制度即是實踐內容之一。電子文件的登記備份制度不僅可以保障其安全性和真實性，還能使各類民生檔案進入政府重視范圍并得到有效監管，而且確立了強有力的容災保障，有效地提升了抵抗人為的和自然災害威脅的能力。

1 電子文件與數字檔案登記備份的基礎性理論

1.1 電子文件與數字檔案登記備份的概念

2009年國家檔案局提出“進一步推進社會信息化建設，加快建設電子文件中心，對各機關的電子文件進行集中備份，確保電子文件的安全性”，電子文件與數字檔案的登記備份是由縣級以上的檔案行政部門對本行政區內形成的、對國家和社會有著重要的保存價值的電子文件和數字檔案進行登記，接著同級國家檔案館對經過登記的電子文件和數字檔案進行逐一備份，對紙質或者其他各種各樣載體形式的檔案進行數字化管理，然后備份，從而保全檔案證據、提高檔案的安全性、推動檔案信息的整合[1]。

1.2 電子文件與數字檔案登記備份的必要性

1.2.1 登記備份有利于保障歷史記憶的真實和完整

我國電子文件的登記備份順應了檔案管理的發展需求，只有登記備份才能盡可能的避免出現電子文件及數字檔案混亂和丟失的情況，登記備份能最大程度地保障電子文件的完整。由于電子文件與數字檔案自身比較脆弱，因此電子文件與數字檔案易被篡改、偽造并且不留痕跡，分辨不出真假，當有人惡意修改、偽造電子文件及數字檔案或遭遇自然災害時，這時登記備份就發揮了它的作用，登記備份中心可以及時抵御風險，減少甚至消除破壞，登記備份以后，我們可以將原始文件與備份后的文件進行比對，從而可以檢驗出檔案是否是真實完整的。

1.2.2 登記備份的法律意義

在當今社會，電子文件被篡改、被偽造的現象時有發生，很多人為了找到一個好工作，學歷造假，人事檔案造假，當他們被錄用時，就產生了不公平的結果，于是電子文件登記備份就有了重要的法律意義。

1.2.3 登記備份制度體現了政府的公信力與權威性

通過人們對電子證據的信任程度就可以看出政府在人們心中的公信力如何。如果政府深得人民的信任，那么政府拿出來的電子證據在法律上就是最為可信的；如果政府的公信力降低，失信于民，那么政府拿出來的電子證據的可靠度就不及“第三方”拿出來的電子證據。因此為了社會大眾的利益，政府應制定相關政策確保電子文件的登記備份是真實完整可靠的[2]。

2 電子文件與數字檔案登記備份的主要內容

從電子文件登記備份的概念可以看出，其內容包括了兩個方面，一方面是電子文件和數字檔案的登記，檔案的登記是指檔案部門對某些單位的具有重要保存價值的電子文件及檔案管理情況進行記錄，并根據其記錄的數據確定電子文件和檔案的備份范圍，從而有針對性地對檔案管理進行指導。另一方面是電子文件和數字檔案的備份，檔案的備份是指國家檔案館對某些單位及個人形成的電子文件和檔案備份的數據進行接收、存儲和管理[3]。

2.1 電子文件登記備份的范圍

為了加強對各單位檔案管理方面的指導，《電子文件和數字檔案登記備份工作指導手冊》提出了以下登記備份的范圍：

第一，被納入進館范圍的社會組織、企事業單位等形成的具有重要保存價值的電子文件及數字檔案。這些檔案反映了各個單位的狀況，行政管理活動等內容，是登記備份要素的基礎。

第二，在一些有關經濟、政治、社會、文化等重要事件中形成的具有參考利用價值的電子文件及數字檔案。這些檔案記載了一些重要的活動事項，是登記備份的核心要素之一。

第三，與就業、醫保、房屋拆遷、教育等民生問題有關的具有現實意義的電子文件與數字檔案。這些檔案與人民大眾的利益休戚相關，能有效解決人民群眾在日常生活中遇到的各種問題，更加貼近生活，貼近社會。

第四，一些民營企業、社會團體及個人形成的電子文件及數字檔案。這些檔案的登記備份工作也同樣不可忽視，有時也能起到關鍵性作用。

這四項核心要素都表明登記備份的檔案對于國家或社會來說有著重要的保存價值，沒有重要保存價值的檔案是沒有必要進行登記備份的。而對于以上四類核心要素的界定則根據檔案行政部門具體要求來做出相應的界定。

2.2 電子文件登記備份的類型

《電子文件和數字檔案登記備份工作指導手冊》中還提出了登記備份的類型：

電子文件登記備份的類型通常有三種，第一種是傳統載體檔案，這種類型的檔案通常為紙質檔案，一旦保存不完好，極易隨著時間的流逝而被損壞，所以登記備份是必要的，這類檔案應該先要求各部門對其進行數字化的加工，當這些傳統紙質檔案形成數字化成果后，按照檔案管理部門的某些標準將這些檔案保存為光盤等脫機載體后備份到國家綜合檔案館；第二種是電子公文類型的，這種檔案要求各單位按照國家有關標準進行歸檔，以在線或離線方式備份到國家綜合檔案館；第三種類型則是重要的電子業務數據，這種檔案應該是根據一個項目擬定一個具體的方案，用一定的備份方式向國家綜合檔案館進行周期備份。

各個單位應該明確自己單位檔案的類型，并且根據這三種類型各自的要求進行登記備份。當然，進行登記備份的一定是電子文件或數字檔案，對于其他類型的檔案，應轉化成數字化成果，然后進行登記備份[4]。

3 電子文件與數字檔案登記備份的實施情況（以浙江省為例）

浙江省作為試點省，在2010年首先實行電子文件與數字檔案登記備份制度，這對浙江省來說是一項全新的挑戰。在2012年這一關鍵之年里，浙江省的各級檔案部門貫徹落實電子文件登記備份工作，努力完善工作協調機制，加強隊伍建設，保障電子文件的安全真實，有力地推動了檔案事業的發展。浙江省的電子文件登記備份工作已經成為各級政府領導了解檔案管理的重要平臺，得到了各界人士的重視和好評。

3.1 浙江省各市電子文件的登記備份簡介

3.1.1 浙江省義烏市的登記備份系統完善

義烏市登記備份中心的特點是登記備份系統比較完善。它采用了集中存儲數據的方法，可以更方便地對電子文件及數字檔案進行登記備份，登記備份的目的是為了恢復數據，如果備份的數據不能在有限時間內恢復其數據，那么備份系統就沒有了價值。現在很多系統對于登記備份工作何時何地進行等有一定的局限性，如果在深夜系統運行比較快速的情況下，是適合進行登記備份的進行登記備份，但是由于工作人員的問題，疲勞很容易導致登記備份的安全性受到威脅，從而導致信息出現錯誤。因此義務市的登記備份工作人員致力于改善備份系統，使備份系統能自動定時備份，并且具有日志的功能和異常情況下的報警裝置。

義烏檔案局的管理系統上安裝了代理軟件。在備份過程中，確定好需要備份的電子文件及數字檔案后，備份系統會在有效時間內自動將數據庫服務器中的信息數據備份到S2600中。備份完成，系統會顯示出備份的情況，系統管理員就會對備份數據一目了然。

義烏檔案局的登記備份系統對數據庫的備份采用的是在線備份方法，它可以在不停止數據庫運行的情況下，進行數據備份，這種登記備份的方法能確保系統一直處于工作狀態。

3.1.2 浙江省嘉興市建立異地異質備份庫

到2015年底，浙江省嘉興市大多數單位都建成了數字檔案室，并根據國家容災備份的要求，建立異地異質備份庫。

根據嘉興市檔案館的工作人員的敘述，進行異質異地備份的原因有很多，一是因為電子文件及數字檔案易復制、易更改、易損壞，難保存，極易受到人為的、自然突發事件的威脅，一旦在某些方面受到破壞，電子文件及數字檔案的恢復工作將會變成一個難點，甚至無法解決，其安全性很難得到保障，因此異地異質備份極其重要。二是由于存儲工具的壽命有限，電子文件和數字檔案的數據保存在存儲工具中，電子文件的壽命與存儲工具的壽命息息相關，因為存儲工具大多是電子設備或者光學設備，它們的壽命會受到環境的種種影響，因此其壽命是有限的。三是由于讀取設備的不斷更新，電子文件不能直接讀取，因此要依靠不同種類的設備，隨著科學技術的進步，讀取設備不斷更新，有的新的讀取設備并不能讀取舊的電子文件，從而造成電子文件及數字檔案的信息數據的丟失。

當然還有一些人為的原因，比如登記備份時出現操作失誤，遇到破壞性病毒，社會動亂等原因，因此需要異地異質備份來保障安全。

3.1.3 浙江省溫嶺市統一部署，分級管理

以前浙江省登記備份中心的技術人員缺乏并且不專業，各個單位對登記備份認識狹隘，并不了解登記備份的必要性。如今浙江省溫嶺市的登記備份工作實行了統一規劃，具體的檔案業務進行分級管理。電子文件登記備份優先適用于有關民生問題的電子文件，突出重點，統籌規劃。溫嶺市的登記備份注重與民生檔案數據庫建設結合起來，與數字檔案室結合起來，與重要的檔案工程建設結合起來，從而使電子文件及數字檔案更加安全。因此溫嶺市積極開展檔案登記備份的培訓工作，讓工作人員了解登記備份的重要性、必要性，并熟練掌握登記備份工作，使之能順利進行。

3.1.4 浙江省寧波市建立檔案登記備份體系

寧波市積極建設登記備份數據管理系統、民生業務信息在線備份系統，建立登記備份體系。為了更好的做好登記備份工作，全市積極完善虛擬檔案室系統，逐步開展登記備份工作。寧波市開發了電子文件登記備份客戶端，使各個有關民生的單位能較及時地使用客戶端提供的登記申請、數據管理、移交登記的數據等功能。

寧波市的各個單位按照要求先填寫登記備份的表格和數據移交、接收的表格，再將納入登記備份范圍的檔案生成備份載體包，并且為之加密，接著采用在線或離線的方式把備份載體包移交到檔案局電子文件及數字檔案備份系統，必要時可請相關專家檢查核對，若不符合要求的，則退回各單位重新移交。

3.2 浙江省電子文件與數字檔案的登記備份實施情況總結

上述四個方面分別介紹了浙江省四個市的電子文件與數字檔案登記備份的實施情況，當然還有其他市也實行了登記備份制度，就不一一列舉了。浙江省作為登記備份制度的試點地區，統一部署，分級管理，積極建立登記備份體系，完善登記備份系統軟件，實行異地異質備份等等。

到目前為止，幾乎浙江省所有的地區都建立了電子文件登記備份中心，工作人員也增長了好幾倍。省級財政為各地的登記備份中心建設提供了一系列的補助，很多地區都建立了軟硬件項目，大部分單位搭建了登記備份專門平臺，重點民生檔案登記備份單位增長率超過300%，登記備份數據增長率超過400%。另外，從具體的地區成果來看，杭州市已經把有關勞動模范、低收入保障、婚姻、公積金、移民方面的民生檔案接收進館；寧波市、溫州市積極保障登記備份工作；嘉興市把企業登記、公積金、房產電子業務數據作為關鍵的方面，努力落實登記備份；紹興市積極開展電子文件的登記備份工作等。這些都表明檔案登記備份取得了一定的效果。

盡管浙江省在登記備份工作方面效果比較好，然而還存在一些不足之處，比如登記備份工作在各個地區的開展情況不一樣，尤其是經濟落后地區，在眾多方面的要求得不到滿足，很大程度上限制了電子文件登記備份的發展。另外有的地區登記備份工作做得不夠標準，由于登記備份中心成立的時間比較短，技術人才缺乏，中心內部的管理不成熟等等。因此針對這些問題還應做出相關對策。

4 我省探索電子文件與數字檔案的登記備份的發展方向

浙江省雖然優先實行了以科學發展觀為核心的電子文件與數字檔案登記備份制度，但這是一項全新的挑戰，不可能在初步階段就很完善。根據浙江省實踐電子文件與數字檔案的登記備份過程中存在的問題，筆者對江蘇我省電子文件與數字檔案登記備份制度建設提出以下對策：

4.1 廣泛宣傳，推動登記備份順利開展

部分單位對電子文件與數字檔案的認識比較狹隘。一些有電子文件的單位以為檔案行政管理部門應該只管紙質檔案，電子文件不屬于檔案的范圍；還有一些電子文件數量很多的單位認為檔案行政管理部門的技術手段不足以對全部單位的電子文件及數字檔案登記備份[5]。正是因為這些單位認識上的不統一，導致檔案行政管理部門對于電子文件與數字檔案登記備份的工作很難順利進行，因此我們要加大宣傳力度。

第一，利用報紙、網絡、電視等平臺，我們要加大電子文件登記備份的宣傳力度，讓更多的人了解并配合登記備份工作。

第二，在各個單位開展有關登記備份的座談會，發宣傳單等，讓這些單位能更加深入地了解電子文件登記備份的含義。

第三，積極開展電子文件及數字檔案的人為或自然突發事件應急演練，通過演練讓人們了解到登記備份的至關重要性，并積極引導人們推進電子文件登記備份，讓人們熟悉其流程及內容。

4.2 轉變傳統觀念，運用全程管理和前端控制原則

當前，電子文件的登記備份重在關注民生方面的檔案。因此各級檔案部門要進行觀念創新，把檔案管理的重心從歷史檔案轉移到民生檔案上來。運用電子文件與數字檔案登記備份的全程管理原則，擴大檔案管理范圍，把以前應該管理而未管理的電子文件及數字檔案有效監管起來[6]。而前端控制原則則是在檔案進行登記備份后，通過檔案行政部門的有效監管，熟悉各個單位的檔案管理情況，從而使各個單位的重要檔案提前進館，實行前端控制，使電子文件與數字檔案管理工作的效率得到提高，構建既涉及民生檔案又涵蓋歷史檔案的信息資源體系，建立數據庫，實現數據整合，信息共享。

4.3 搭建電子文件與數字檔案的登記備份專門平臺

為了使登記備份更加專業化、科學化，各省、市應按照自己地區的特點建立登記備份中心，登記備份中心既有著電子文件備份中心的用途，又有著數字檔案館的用途，在此基礎上，還增加了容災保障功能和異地異質備份的用途[7]。在數據管理對象上，重點關注民生權益或公共權益方面的電子業務數據；在備份方法上，采納了在線周期備份和離線脫機備份兩者結合的備份方法；在制度方面，改進考核制度和安全評估制度。登記備份中心將更好地提高工作效率，使證據保全價值最大程度化。

4.4 改進各單位登記備份技術設備，加快培訓技術人員

雖然浙江省優先開展了電子文件的登記備份工作，但是還處在初步階段，有的檔案登記備份單位只有一名技術人員，甚至有的單位沒有技術人員，因此在向登記備份單位說明登記備份要求時，往往不能按照規范指導登記備份單位進行登記備份工作的開展。各單位可以與政府部門商榷，得到一些財政上的幫助，組織開展登記備份培訓班，培養具有較高業務素質的登記備份技術人才，并引進技術先進、質量較高、安全性能高的設備，從而提高登記備份的效率，使登記備份工作可以更加順利地開展。

5 結論

電子文件與數字檔案的登記備份制度是我國一項具有創新意義的制度，有效地保證了電子文件及數字檔案的安全性、真實性、完整性，使國家、社會的歷史記憶得以延續，為我國占據信息資源制高點做出了巨大的貢獻，因此我國應積極完善電子文件登記備份制度，積極打造“服務型”政府，為人民群眾服務，從而促進國家發展、社會進步。

參考文獻

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[2]王英瑋.“電子文件和數字檔案登記備份”制度的創新價值和所依托的原理分析[J].浙江檔案，2010（s1）：12-16.

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