淺談如何構建新時期檔案管理新模式

摘 要：檔案管理是一項十分復雜的工作，但是在每一個單位的都占據比較重要的位置，在新的發展時期，檔案管理能夠直接體現出一個單位的實際管理水平。檔案管理有效性的增強直接與單位的綜合能力相關。在社會的發展變化過程中更需要探索出如何構建新時期的檔案管理新模式，了解當前所面臨的挑戰，也認知未來的機遇，機遇和挑戰并存，繼而提出新的方案。

關鍵詞：構建；新時期；檔案管理；新模式

在信息社會的不斷發展變化過程中，企事業單位的信息量都在增加，而這些信息需要進行管理，這就關系到企業的檔案管理。檔案管理收集企事業單位運行過程中所產生的數據、資料、信息等等，由此幫助企事業單位在未來決策上做的更加充分，因此本文對新時期檔案管理的新模式做出分析研究，希望可以給相關工作者帶去一定的積極性參考和建議。

1 新時期檔案管理面臨的挑戰分析

1.1 檔案管理工作者的職業素養不足

檔案管理工作者的個人職業能力和素養直接關系到檔案管理的有效性，檔案管理工作本身是一項非常復雜的工作，要求工作者秉承著負責、認真的態度進行，很多單位的人員在這方面缺乏正確的觀點與認知。管理重視程度的缺乏直接導致實際操作中責任感的降低。另外還有一些工作人員將檔案管理工作認為是簡單的片面的資料管理和整理，無足輕重，繼而極大的忽視了信息本身對整個單位運行的作用，這些現象的存在嚴重阻礙了檔案管理工作的進步。還有一些單位因為受到了人員編制的限制因此可能一個人兩個人就需要負責整個單位的檔案管理工作，還有部分單位出現了兼職的情況，這些人員對檔案管理缺乏具體的認知，也沒有經過系統的專業的培訓和學習，缺少穩固性的檔案知識管理結構，在工作當中經驗不足，缺少現代化管理思維，缺少適應需求的相關人才。檔案管理還處于整個工作的最后環節，重要性沒有凸顯出來，檔案管理干部隊伍綜合素養不足。

1.2 檔案的現代化與信息化需求不相適應

在當前的社會信息化管理過程中，大數據時代已經到來，信息化程度不斷提升，每一個行業地區的技術變革程度加大，檔案管理工作必須和新時期的新情況相互接軌，爭取使用自動化的識別技術進行檔案的借閱分析，也使用縣嗲話檔案管理系統和自動化辦公系統之間相連接，實現電子文件的多方面全過程化管理。例如，單位建立起數字檔案室還有行業性的檔案館，爭取使用智慧的方式進行檔案室的建設工作，這些都是檔案信息化建設的關鍵點也是和社會接軌的關鍵點，但是當前很多單位并沒有做到這一點。依然使用傳統的手工記錄方式，難以滿足企業事業單位對檔案信息的管理需要，極大的削弱了檔案工作可能發生的作用和應有的價值，極大的降低了原始價值[1]。

1.3 檔案管理制度的缺失

檔案管理層面對檔案管理的認知還存在一定的匱乏點，這樣就容易導致在整個工作管理的過程中讓檔案管理的制度存在非常大的缺陷。從當前工作上去分析，很多檔案管理都沒有制度方面的支撐，這樣就容易導致在檔案管理的實際工作中出現問題，管理內容十分狹窄，管理的質量比較低，這些都是檔案價值的重要缺陷所在。檔案管理還缺少現行制度的約束和管理，在檔案管理中部分環節都沒有對應，讓檔案管理存在遺漏點，導致出現檔案丟失情況的產生[2]。

2 構建新時期檔案管理新模式的對策

2.1 提升檔案管理人員的職業能力

首先，強化檔案管理人員的管理意識，建立起現代化信息管理和檔案管理意識，采取一部分措施讓了解檔案管理對檔案管理產生興趣的管理人員加入其中，認識到檔案管理的實際意義，也充分地意識到檔案管理的重要性，爭取能夠讓檔案管理的方式有所創新，實現檔案的高效率管理。

其次，強化工作人員的信息處理能力。管理人員的信息化檔案管理能力是現代化檔案創新的必然趨勢也是必要點，數據信息要走透明化的道路還需要強化用戶和信息之間的傳播與使用效率，實現用戶的自我認知，增強檔案信息的使用效率。建立起檔案管理的信息平臺，在平臺上做相互的交流，不斷的反饋，掌握企業單位的發展軌跡，針對信息的推動情況掌握檔案管理的前沿信息也掌握企業發展的前沿信息。新的管理模式將使用高新技術和數碼信息技術的結合，收集整理信息，優化檔案信息管理的每一個環節，實現檔案資源的優化合理配置，積極的建立起檔案共享的策略和環境由此加速檔案服務的機制。在這里檔案管理人員必須要認真的學習現代化科學技術信息使用技能，更好的對檔案信息做處理[3]。

2.2 強化檔案信息管理過程中的資源建設

檔案管理過程中的資源建設是必不可少的內容，為了能夠讓現代化檔案管理走向數字化和電子化，還需要做好電子文檔歸檔工作的分析，運營網上的檔案館或者是文檔等等實現軟件使用的升級，建立起網絡檔案，在網絡上采集相關的數據和資源，做好網絡查詢與管理的相關工作，強化檔案信息的規劃和管理以及整合，由此讓信息資源更為豐富。檔案信息資源的建設要有統一的標準和平臺，設置文件分布中心，做好交換以及查詢工作，這樣才可以實現現代化檔案管理的數據資源無縫對接。企事業單位面對檔案管理的相關業務，也需要按照國家的相關標準做好檔案資源的采集線上信息回復工作，信息的流動機制也要健全由此實現檔案信息全程直接處理的目標[4]。

2.3 建立完善的檔案管理制度

健全完善的管理制度也是現代化檔案管理工作當中不可或缺的額一個重要方面，管理制度更成為檔案管理創新的引導，那么在這個環節，單位的管理制度創建可以參考以下幾個方面的信息：

首先，檔案管理制度和單位的屬性要符合，若是企業單位那么檔案管理一定要按照企業信息運用，數據運用，以盈利為目的進行檔案信息的處理，側重于經濟指標的完成。若是事業單位就需要以信息的全面真實為主，終極目標在于對本單位的服務。

其次，管理制度當中需要對相應的管理流程進行全面的規劃，規劃過程合理才可以減少檔案管理過程中出現人力物力的浪費情況也可以減少過程的冗雜性[5]。

3 結束語

綜上所述，本文對如何構建新時期的檔案管理新模式做出了分析和研究，在新時期的發展過程中檔案管理是每一個單位不可或缺的重要組成部分。檔案管理還需要樹立起新思想和新意識，改變傳統的老舊的檔案管理認知，強化員工的職業能力，做好相應的培訓也能夠改變單位檔案管理的落后面貌。在這里檔案管理將現代化科學技術和信息技術融合在一起是不可改變的事實，也只有這樣才可以符合企事業單位的長遠發展，也才能夠促進建立健全檔案管理相關制度工作的

落實。

參考文獻

[1]陳濤.淺談新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法[J].赤子，2015，25（5）：179-179.

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[3]田爽.新時期事業單位檔案管理的創新思路探究[J].科技傳播，2016，8（3）：60-61.

[4]黃曉娜.新時期高校檔案數字化管理的意義[J].蘭臺世界，2017，25（16）：45-47.D.

[5]劉沫.談新時期提高檔案管理科學化水平的途徑[J].赤子，2014，36（8）：232-232.

作者簡介

肖燕（1982-），女，漢族，湖南韶山人，?？?。