醫院人事電子檔案管理的SWOT分析

李晶 王秋蓉

電子檔案是傳統檔案數字化的結果，同時也是辦公自動化后產生的電子文件；它是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄[1]。隨著醫療改革的不斷深化以及信息數字化的快速發展，加強醫院人事檔案管理現代化和信息化建設刻不容緩。

SWOT（Strengths Weakness Opportunity Threats）分析法，即態勢分析法，主要是在分析與研究對象密切相關的內部優勢、劣勢及外部機遇、威脅的基礎上，根據問題，制定發展戰略以及應對策略。文章采用SWOT分析法對醫院人事電子檔案管理進行分析，認清內外部形勢，明確發展方向，從而制定科學的發展規劃。

1 醫院人事電子檔案管理的SWOT分析

1.1 內部優勢（strength）

1.1.1 有利于醫院人力資源的績效管理 人事檔案可以為醫院的人事工作提供重要的依據，如績效考核、職稱晉升、選拔任用等。然而高效率的績效管理需要大量的檔案記錄作為依據，這就需要人力資源管理部門利用現代化的信息管理手段，即人事電子檔案系統，對員工的工作業績、能力等進行綜合評定，以保證人事工作的科學化、合理化[2]。

1.1.2 有利于醫院人力資源的合理配置 人事電子檔案對醫院人力資源的合理配置及開發也起到了較大的激勵作用。人力資源是動態的，它隨著時間的推移或者內外環境的變化，自然會發生崗位的變化、人員的流動以及優勝劣汰等現象。因此，應用人事電子檔案可以對人員信息進行動態跟蹤，快速地預測人力資源需求，從而達到人力資源最佳配置的目的。

1.2 內部劣勢（weakness）

1.2.1 醫院人事電子檔案管理的意識和制度不健全 首先，醫院對醫院人事電子檔案管理的重視尚不足，較少組織檔案方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不足。其次，部分醫院雖然建立了檔案管理的相關制度，但實際運行效果尚不夠理想，部分員工的檔案意識較為淡薄[3]。此外，由于國家對人事電子檔案管理的范疇及標準還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求[4]。

1.2.2 醫院人事電子檔案管理的安全問題 在檔案資料電子化轉換的過程中，通常會涉及很多復雜的環節，而每一個環節中的疏失，都極有可能引發電子檔案信息的安全風險?？梢哉f，電子檔案的安全風險，自始至終都伴隨著檔案數字化建設的全過程[5]。特別是人事電子檔案，如果發生安全問題，將會引發嚴重的個人隱私泄露，導致嚴重的不良后果。

1.2.3 醫院人事電子檔案的信息完整性問題 醫院人事電子檔案的信息完整性問題主要表現在某些電子檔案的文本結構、基本內容及背景信息等方面不夠完整，導致無法闡明檔案信息的意義和價值，影響了人事檔案的信息完整性。導致人事電子檔案信息不完整的原因可能是由于原始檔案先天存在殘缺；或是在翻拍、掃描等檔案電子化的過程中，人為疏忽大意，從而產生掃描錯誤和漏掃漏拍等問題[6]。

1.3 外部機遇（opportunity）

1.3.1 政策導向 2013年10月，在全國數字檔案館（室）建設推進會上，國家檔案局局長楊冬權明確指出，要積極倡導和開展檔案數字化各項工作，促進我國檔案事業“數字崛起”，從而實現檔案強國的偉大目標。自此，從國家層面對電子檔案管理予以了高度的重視。此外，作為醫院信息化建設的主要決策人，醫院領導層面也逐漸了解到醫院人事電子檔案建設的重要性，從而加大了推動醫院電子檔案建設的力度。

1.3.2 醫院對人事電子檔案的需求旺盛 隨著醫院管理向科學化、信息化、數字化發展，醫院各層面對電子檔案信息的需求日益增強，迫切需要快速、及時、準確、系統地提供翔實、豐富的檔案信息，這為醫院實行電子檔案管理創建了良好的外部環境和機遇[7]。

1.3.3 信息技術的飛速發展 信息技術的飛速發展也為醫院實行人事電子檔案管理創建了良好的外部環境。安裝正版殺毒軟件并及時更新，防火墻的設置以及操作系統及其應用軟件的安全使用等手段為醫院電子檔案的網絡安全提供了技術保障。此外，計算機、掃描儀、刻錄儀等設備的使用，也大大改善了檔案文件的存儲載體，也為醫院電子檔案的應用奠定了堅實的基礎[8]。

1.4 外部挑戰（threat）

1.4.1 網絡安全 人事電子檔案的網絡安全是指在網絡環境下，能夠確保電子檔案的保密性、完整性和可用性。保密性是指人事電子檔案在傳輸和訪問的過程中，即使被截取，電子檔案的信息也不會泄露；完整性是指人事電子檔案的數據、結構、背景信息等內容在網絡環境下進行傳輸和利用時，不會發生篡改或者惡意刪除；可用性是指用戶在網絡環境下可以對被授權的電子檔案進行合法訪問，并獲取相應的電子檔案信息[9]。

1.4.2 檔案-計算機復合型人才缺乏 目前，醫院的檔案管理人員一般都是從臨床或護理崗位轉崗的年齡較大的人員，較少有檔案專業人員，因此，他們對信息技術知識重視尚不足，學習內容也局限于專業核心課程，導致其知識面較為狹隘，計算機技術基礎較為薄弱，不能較好的適應社會信息化及知識經濟背景下的后現代檔案工作[10]。 “檔案-計算機”復合型人才的匱乏，將嚴重阻礙我國檔案信息化進程，不利于醫院電子檔案管理的長遠發展。

2 醫院人事電子檔案管理的對策

2.1 加強醫院檔案管理意識，優化人事電子檔案管理制度

醫院電子檔案管理是一個系統化的工程，只有從思想上重視，制度上落實，科學上規范，才能管理好醫院的電子檔案管理工作。因此，加強全體員工檔案管理的意識，提高其對檔案管理工作重要性的認識就顯得尤為緊迫和重要。醫院應該將檔案管理工作視為醫院發展的重要內容來抓，促使醫院領導者、管理者以及員工樹立檔案管理重要性的意識，從而主動地融入到醫院電子檔案管理的工作上來，全力以赴地支持檔案管理工作。此外，不斷優化醫院電子檔案管理制度，完善檔案歸檔的管理制度，建立健全檔案材料、文件傳遞、登記管理的制度，以確保檔案材料的完整性。同時，實行醫院人事電子檔案的動態管理模式，一旦發現材料文件的遺漏、缺失，要及時地查找補救[11]。

2.2 加強醫院人事電子檔案管理的風險控制，保護檔案信息安全

醫院人事電子檔案的安全風險控制是一項綜合性課題，它既要注重技術因素，又要從安全管理的角度出發，加強人為因素管理，從而增強電子檔案的安全防控工作。首先，應加強檔案管理人員的風險意識。在日常工作中，強化電子檔案管理的風險教育，讓工作人員充分認識到各類風險因素的特點及其后果，從而積極采取有效的應對措施。其次，重視醫院人事電子檔案管理風險防控的系統設計。在嚴格管理和確保安全的基礎上，有計劃、分步驟地推進醫院人事電子檔案管理的風險防控工作。最后，形成醫院人事電子檔案管理的風險監控體系。在硬件方面，要建立自動化的防火系統和計算機技術防范系統；在軟件方面，進行實時監控，并對計算機病毒庫進行定時的更新，以阻止各類非法訪問及網絡攻擊等行為[12]。

2.3 培養復合型人才，加強醫院人事電子檔案管理工作的人才隊伍建設

建立強有力的醫院人事電子檔案管理工作的人才隊伍，不斷提高業務水平，以適應時代的需要。應采取以下措施：設置專職人員，并保持相對穩定；加強業務培訓，為管理人員創造學習條件，加大對信息科學以及信息技術應用方面的繼續教育。此外，建議我國檔案專業高等教育實現院校聯合培養，增強檔案專業學生的動手操作能力，為醫院檔案管理的發展培養復合型人才。

2.4 建立醫院人事電子檔案的管理網絡，提高利用率

醫院人事檔案的信息量較大，類別也較多，可以采用電子檔案的網絡化管理，建立科室、檔案室、醫院的三級管理網絡，通過網絡的創建明確醫院人事電子檔案管理的各條主線，更有利于電子檔案的統一操作、統一保管。最終，通過管理網絡，實現醫院多元化信息資訊的共享。