高校基層行政人員“時間荒”現象的探析

龍穎　劉中寬

摘要：隨著高校招生規模不斷擴大，高校基層行政人員數量隨之增加，工作負荷越來越重。通過調查可知，當前高校基層行政人員對自身時間分配存在不同程度的困惑，加班現象甚至已成為常態。沉重的工作生活壓力極易導致高校基層行政人員產生職業倦怠，從而逐漸影響到他們的工作積極性及其身體健康，由此將影響到高校的管理質量、水平和效益，并最終將對高校人才培養質量產生消極影響。本文結合高校基層行政人員工作實際情況，探究“時間荒”問題存在原因，并提出針對性解決辦法。

關鍵詞：高校基層行政人員；時間荒；建議

一、 高校基層行政人員“時間荒”現狀概況

高校基層行政人員，是指高等學校中從事行政管理工作的科級及其以下的干部與職工。基層行政人員在高等學校管理工作的第一線，平時主要從事具體工作，充當著調查研究者、信息傳遞者、被咨詢者、人員協調者、日常事務處理者等角色。高校基層行政人員在高校正常運轉承擔著極為重要的角色，但是在一項調查中發現：基層行政人員對自身工作滿意度遠遠低于教師，其主要原因在于工作任務過于繁瑣，工作壓力過大，薪酬不合理，時常出現“時間荒”困擾，從而對工作逐漸失去動力和激情。

“時間荒”由美國學者斯戈在其出版的《過度消費的美國人》中提出，指的是有太多的事情需完成，但是卻沒有足夠的時間來做的情況及個人心理體驗，與此相對立的是“時間富足”。“時間荒”已經成為困擾當前許多美國人一個比較嚴重的問題。而對于我國高校基層行政人員而言，“時間荒”主要表現為在規定的工作時間內，因為工作內容繁瑣，突發臨時性工作較多，導致無法按期完成，或者無法達到自身期望的目標，比如合理分配時間兼顧家庭與工作，學歷提升等，故不得不占用其自由時間，延長工作時間的一種現象。“時間荒”不僅僅只是一種客觀存在的現象，也是一種心理感受，即因時間不夠用而出現的焦慮、壓抑及緊張，其很大程度上影響著工作幸福感及滿足感。

為了能更有效地了解高校基層行政管理人員“時間荒”現象產生的原因以及影響，本文通過發放調查問卷的方式進行調查研究。與此同時，在問卷調查環節中，首先根據研究目的設計和編制初始問卷，選取該校18個行政部門的30位基層行政人員進行預測，以完善調查問卷內容。在此基礎上選取該校18個行政部門、8個教學系、2個教學部共72位高校基層行政人員發放調查問卷，問卷全數收回，均為有效。根據收集的信息分析所知，90%的基層行政人員常有加班情況，8%偶有加班情況，2%基本沒有加班情況。其中，30%每日加班超過4小時，60%每日加班2～3小時；35%的基層行政人員表示加班已嚴重影響其正常生活，61 %的表示加班對其正常生活產生一定影響，僅有4%的表示基本對生活沒有影響；80%的基層行政人員認為高強度的工作壓力，繁瑣的工作內容，主要影響到職稱評定以及照顧家庭；工作年限在5年以上的高校行政人員在時間管理上壓力比工作3～5年的要小，工作3年不足的人員時間管理壓力較大，而且暫時找不到緩解的方法；在學歷方面，碩士以上學歷的行政人員比其他人員時間安排管理更科學合理。

由此可見，該校高校基層行政人員絕大部分存在時間不夠用的現象，工作占用個人空閑時間的情況比較普遍。

二、 高校基層行政人員出現“時間荒”的原因分析

高校基層行政人員出現“時間荒”主要存在兩個主要方面的原因：一是高校行政工作外部環境因素，一是基層行政人員自身處理工作的能力。

（一） 外部環境因素對基層行政人員“時間荒”的影響

1. 崗位職責安排欠妥，突發事件較多

事實上，高校基層行政人員每天都有大量的固定工作需要處理，例行工作任務較多，例如每日要處理大量的來文來電，整理文件檔案，撰寫相關材料等工作。而且，這些工作性質不同，多缺乏連續性，有完成時間限制。行政人員在進行工作時，容易產生過大壓力，造成時間安排使用混亂、不合理，身心疲憊，最終導致時間不夠用，完成質量也不高。另一方面，基層行政人員經常面臨一些突發事情處理，從而不得不中斷原處理的工作，馬上轉投入另一項工作任務中。任何工作只有在有目標、有序的環節下系統完成才能最大程度提高工作效率，而大量的突發性工作干擾，會大大降低工作效率，造成很多工作無法按期完成。高校院系辦公室中的工作屬于基層管理工作，常常是有責無權，只是做事而忽略了管理，這就導致了授權的不合理性。

2. 學歷和生活的雙重壓力

由于身處人才濟濟的高校這一特殊環境，近幾年新進的高校基層行政人員一般具有碩士甚至以上學歷，且周圍的本科學歷的行政人員很多正在攻讀碩士，碩士很多正攻讀博士。由于擔心將來自己的學歷學位無法匹配學校的發展需求，進而被新近更優秀高校基層行政人員取代，很多年輕的基層行政人員都想在學歷方面有所提升。可是脫產學習對于基層行政人員是不可行的，一般學校只能允許在職進修。高校基層工作人員一方面要完成自己本職工作，另一方面還要完成自己的學業，無疑導致不少行政人員面對臨著“時間荒”的難題。

現在的高校基層行政人員多數是80、90后，這個年齡階段大部分都是獨生子女，又正在事業起步的階段或結婚生子的黃金時期。對于家里有年幼孩子或需要照顧體弱老人的基層行政人員來說，如何協調時間，則變得難上加難。

3. 管理機制不健全

隨著招生規模的日益擴大，各地高校基層行政管理工作變得愈加復雜、繁瑣。但是，目前大部分高校對基層行政人員管理理念、管理方式仍有待健全。一些高校行政領導仍對基層行政人員存在錯誤的認識，“重科研，輕行政”“重使用，輕培養”，認為行政人員就是簡簡單單坐辦公室，輕輕松松辦理文件不需要什么技能。有的領導對于基層工作人員的實際工作情況不甚了解，很多基層行政人員表示與領導溝通有困難，甚至無法與領導直接溝通。部分高層領導布置工作及崗位設置單憑自己想象及部分行政部門領導簡單匯報情況。另一方面，有部分高校領導脫離本校實際情況，僅照搬照抄其他高校經驗，部分基層行政人員一人兼多崗，超負荷工作直接導致在有限的工作時間內，無法完成工作，不得不加班加點，因此容易引起他們的焦慮、緊張，可能會導致人際關系緊張和職業倦怠。endprint

（二） 高自身因素對基層行政人員“時間荒”的影響

1. 工作經驗尚淺

高校基層行政人員絕大部分都是年紀較輕，剛參加工作的人員。這類基層工作人員對于高校行政事務沒有一定的認識，對自身崗位認知不明確，對工作業務上手較慢，統籌能力不強。當同時面對多樣事務時，往往理不出頭緒，不懂從何下手。由于缺乏工作能力，導致事務處理的時間需要花費比較多，在有限的工作時間內不能按時完成工作任務。另有部分行政人員雖有相關的工作經驗，但是工作缺乏創新，幾年下來仍采用原有的辦文辦事方法，不容易接受新生事物，特別是對網絡等一些便捷的方式手段接受較慢，甚有不愿嘗試使用，固步自封。

2. 缺乏有效的時間管理

在實際工作中，我們可以發現部分高校基層工作人員在處理工作前未做好工作計劃，對當天或本周的工作目標并不明確，所以在繁瑣的各類工作面前束手無策。通過采取一些簡單的時間管理措施和方法并未能應對基層行政人員復雜的工作狀態，最終導致像無頭蒼蠅到處轉，最后反而要花更多的時間加班完成工作任務。

3. 工作主動性缺乏

有部分高校基層行政人員，特別是一些已經比較年長的基層行政人員對于繁多的行政基礎事務缺乏主動性，甚至產生能拖就拖，能等就等的心態，處理事務時消極待工，導致工作效率大大降低。因為拖沓工作，一件工作占用了過多的時間，甚至直到接近工作辦結期限才加班處理。

三、 解決高校基層行政人員“時間荒”難題的建議

（一） 認清工作性質，踏實完成工作

首先，高校基層行政工作人員必須正確認識自身工作性質，主要是為學校教師、學生做好服務工作，提供后勤保障工作。辦公室日常行政事務是自身本職工作，在學歷進修、職稱評定等其他選擇面前，要把本職工作放在首位。基層行政事務本身就是內容類別比較繁瑣的，不同于教師授課、科研等工作內容，所以不具可比性。要端正好自身態度，認真完成行政事務，及時調整心態，避免職業倦怠。高校基層行政人員要以積極飽滿的態度投入到工作中去，避免“磨洋工”現象，高效地在有限時間內完成工作任務，這樣就可以最大限度地減少不必要的加班情況。

（二） 科學管理時間，提高工作效率

時間管理強調降低使用者在對實現目標毫無貢獻或貢獻不大的事項上的時間消耗，減少浪費，從而提高使用者工作效率，以達到科學管理時間的目標。高校基層行政人員應該做好行政工作計劃，可以按年、學期、月、周、日等周期來逐漸細化、合理安排。對一些每年時間確定、完成期限短并且工作量大的工作，應該提前下手，制定長遠的計劃，避免期限前的集中突擊。在制定日程表時要以自己的實際工作記錄分析為基礎，要事先預留出彈性時間，有應對預案。最后，要限定一個最后完成期限，防止拖沓。另一方面，高校行政人員應該在繁瑣的工作中，尋求完成任務的更好的方法，不需要事必躬親。現在不少高校行政部門都有勤工儉學或者勞動班的學生，行政人員應該合理有效地把一些工作內容分配出去，減輕自身工作負擔。

（三） 提升業務能力，增強服務創新理念

無論是年輕的還是有著較長工作年限的高校基層行政人員都必須積極主動學習新的辦文辦事手段和流程，積極與在基層行政管理工作經驗豐富，成果突出的高校進行經驗交流，掌握一些更加有效的處理工作的方法，比如有效利用互聯網，OA系統等。避免十年如一日地用陳舊的理念和方式方法來處理工作。

（四） 加強有效溝通，改進管理方式，提高管理水平

高校基層行政人員和領導溝通不暢容易導致：行政人員工作強度大，內容多，每天埋頭苦干，不停加班，叫苦不迭。但是領導卻并不知道具體情況，認為是工作效率和技巧原因導致。只有通過雙向溝通，基層行政人員主動和領導匯報工作及表達工作困難，積極提出合理工作分配建議，主動尋求解決方法才更有可能在短期內解決“時間荒”的困境。在與領導請示工作的時候，如果能先列出建議和備選方案可以大大減少討論時間。

另一方面，學校領導要重視民主反饋，根據政策結合本校實際適當調整崗位設置和申請編制，引進更多高層次高素質的應用型人才充實高校基層行政人員隊伍。要強調轉變“重科研，輕行政”的錯誤理念，通過創新管理獎勵機制，調動基層行政人員的工作積極性，從而提高其工作效率。高校領導要高度重視基層行政的訴求和建議，如有需要，應重新審視崗位安排，是否可以靈活變動，做出適當的調整。

實際上，承擔大量工作內容的基層行政人員可看做是一個部門工作扭轉的中樞，這些工作人員的效率和工作質量直接影響到部門工作的運轉速度，甚至學院工作的辦理。部門領導不能因為其工作忙、抽不出時間而減少與之培訓交流機會。反而更應該優先考慮，甚至創造機會鼓勵基層行政人員“走出去”，多與同行交流，提升行政事務處理技能。這一方面有利于提高工作能力，業務水平，另有一方面也可以有效避免職業倦怠的不良狀況產生。

四、 總結

高校基層的行政人員身處為廣大師生服務的第一線，發揮著至關重要的作用，其工作的好壞直接關系到高校的生存與發展。因此，根據調查問卷分析結果可知，當前高校基層行政人員絕大部分存在“時間荒”的困擾，加班成為常態。特別是對于工作經驗不足的年輕人員，由于缺乏有效的時間管理技巧及工作內容較繁瑣等原因，不得不經常延長工作時間，對工作滿意度較低。該如何合理地運用時間，在有限的工作時間內高質有效地完成本職工作和應對突發情況至關重要。這既有賴于高校重視基層行政人員當前的工作狀態，及時提出有效的措施改善，更有賴于高校基層行政人員通過不斷學習專業知識，提升專業技能，科學合理地時間管理，最終促進高校行政管理人員和高校的共同發展，達到“雙贏”的目的。

參考文獻：

[1]徐文花.高校基層行政人員生存狀態研究——基于某高校的調查與思考[D].華東師范大學，2007：2.

[2]周成紅.高校院系辦公室工作中時間管理的運用[J].辦公室業務，2016：144.

作者簡介：

龍穎，劉中寬，廣西壯族自治區南寧市，廣西水利電力職業技術學院。endprint