探究強(qiáng)化事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

孫佳

摘 要：當(dāng)前形勢(shì)下，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作雖然取得了顯著的進(jìn)步，但同時(shí)也顯露出許多問(wèn)題。無(wú)論是管理人員能力素質(zhì)水平較差，還是管理方法落后等問(wèn)題，都在一定程度上限制了管理工作的有序開(kāi)展。本文就針對(duì)事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的強(qiáng)化進(jìn)行了淺要的探討分析，希望可以為事業(yè)單位檔案管理工作的有序開(kāi)展提供一份基礎(chǔ)的理論保證。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；信息化建設(shè)；強(qiáng)化

1 引言

事業(yè)單位的發(fā)展情況關(guān)乎黨和國(guó)家的發(fā)展與進(jìn)步。因而無(wú)論是在國(guó)內(nèi)外的哪個(gè)國(guó)家，事業(yè)單位的發(fā)展都始終受到黨和政府的重視。在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作是一個(gè)極為重要的部分，它關(guān)系到事業(yè)單位的有序運(yùn)行，同時(shí)也涉及事業(yè)單位中的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)和資料。由此看來(lái)，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化工作是十分重要、也是十分必要的。

2 強(qiáng)化事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

2.1 明確檔案管理工作的目標(biāo)

近年來(lái)，隨著我國(guó)各項(xiàng)技術(shù)水平的逐漸發(fā)展進(jìn)步，檔案工作的管理手段也發(fā)生了日新月異的變化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在帶動(dòng)著各行各業(yè)轉(zhuǎn)變的同時(shí)，也逐漸被應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中。發(fā)展至今，檔案管理信息化甚至已經(jīng)成為了事業(yè)單位檔案管理工作中必不可少的一部分。采取信息化的檔案管理方法，一方面可以有效降低數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率和材料的損失率，另一方面，也有效提升了檔案管理工作的安全性和可靠性。然而，就目前情況來(lái)看，在我國(guó)的許多事業(yè)單位中，仍然有許多的檔案管理人員沿用著傳統(tǒng)的檔案管理方法，但是現(xiàn)如今的事業(yè)單位檔案管理工作部門，包括紙質(zhì)檔案管理、人工數(shù)據(jù)計(jì)算等。不僅工作效率較差，需要耗費(fèi)較多的人力資源，同時(shí)，精準(zhǔn)性也較差，且不利于保存。轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理方式勢(shì)在必行。為此，我們應(yīng)當(dāng)服務(wù)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃，逐步將信息化的管理方法融入到具體的工作實(shí)踐當(dāng)中來(lái)，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)性和實(shí)用性，利用信息化技術(shù)來(lái)錄入和檢索檔案信息，從而最大程度上提升檔案管理工作中數(shù)據(jù)與信息的安全性，為事業(yè)單位的檔案管理工作增添一份便捷性。

2.2 強(qiáng)化檔案管理工作人員的素質(zhì)水平

目前，在我國(guó)的事業(yè)單位當(dāng)中，很多檔案管理工作中存在的問(wèn)題，都是由于檔案管理人員的個(gè)人行為造成的。就當(dāng)前情況來(lái)看，事業(yè)單位中對(duì)于從事檔案管理工作的工作人員要求較低，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理工作人員普遍存在著綜合素質(zhì)較差，能力水平不足等問(wèn)題。信息化檔案管理工作的開(kāi)展我因此而受到限制。為此，想要充分發(fā)揮檔案信息化管理工作的實(shí)際作用，就應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化事業(yè)方位中檔案管理人員的能力素質(zhì)水平，幫助他們更為深入的了解當(dāng)前階段的檔案信息化工作，促進(jìn)他們主動(dòng)投入到自我完善的過(guò)程當(dāng)中。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)定期對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，尤其是對(duì)于那些剛剛?cè)肼毜臋n案管理工作人員，更要把好質(zhì)量關(guān)，從而不斷強(qiáng)化工作人員隊(duì)伍，確保檔案管理人員可以各司其職，充分發(fā)揮自身獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)性，從而為檔案管理工作的有序開(kāi)展貢獻(xiàn)一份力量。除此之外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)于相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，通過(guò)考核來(lái)強(qiáng)化工作人員對(duì)于現(xiàn)有知識(shí)的理解，強(qiáng)化其信息化管理工作的能力。

2.3 不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)性建設(shè)

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)現(xiàn)進(jìn)步，目前信息技術(shù)已經(jīng)成為了眾多領(lǐng)域的一項(xiàng)核心內(nèi)容。合理運(yùn)用信息技術(shù)，一方面可以有效提升工作的效率、安全性和可靠性，另一方面也可以帶動(dòng)相關(guān)行業(yè)的合理有效發(fā)展。在檔案管理工作中，采取適當(dāng)?shù)男畔⒒芾硎侄危梢钥焖俨⒕珳?zhǔn)的完成檔案的錄入、檢索、整合和保存等多項(xiàng)工作，不僅可以省去復(fù)雜、繁瑣的數(shù)據(jù)傳輸和中級(jí)過(guò)程，同時(shí)也可以有效拓展信息化管理的消息渠道。舉例來(lái)說(shuō)，在具體的檔案管理工作當(dāng)中，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)各部門交流和溝通不便的問(wèn)題，消息閉塞為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了一定的阻礙。而通過(guò)采取信息化的檔案管理方式即可強(qiáng)化信息獲取的便捷性，強(qiáng)化各部門之間的交流與寫(xiě)作，最大程度上解決數(shù)據(jù)交流困難等問(wèn)題。同時(shí)，也節(jié)約了人力資源，提升了工作效率，將檔案管理工作從一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)楹?jiǎn)潔的工作步驟。在事業(yè)單位的具體檔案管理工作當(dāng)中，即使出現(xiàn)了困難，也可以充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)性，從而實(shí)現(xiàn)問(wèn)題共享，相關(guān)的工作人員便可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息領(lǐng)域進(jìn)行協(xié)商交流，尋求可以有效解決實(shí)際問(wèn)題的方法。值得注意的是，在事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案當(dāng)中，包括許多機(jī)密檔案，這些檔案一旦遺失，會(huì)對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)極其惡劣的影響。為此，還應(yīng)當(dāng)時(shí)刻將檔案管理工作的安全性擺在首位，從根本上避免信息安全隱患問(wèn)題的出現(xiàn)。總體來(lái)看，構(gòu)建起具有實(shí)用性的信息交流平臺(tái)，有著十分積極的作用，不僅可以很大程度上強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理工作，同時(shí)更有助于將信息技術(shù)融入到具體的工作內(nèi)容當(dāng)中。

同時(shí)，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)當(dāng)將基礎(chǔ)性建設(shè)擺在重要位置。信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)，想要真正實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，就必須不斷加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。從總體入手，關(guān)注每一個(gè)內(nèi)容細(xì)節(jié)，構(gòu)建起完備的信息管理模式，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行系統(tǒng)的歸類，合理的分配，明確不同的檔案類型。除此之外，還應(yīng)當(dāng)最大程度上發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)性，科學(xué)合理的進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，提高高級(jí)水平，提升存儲(chǔ)的安全性，我國(guó)檔案管理工作的信息化發(fā)展提供一份保障。

3 總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前階段，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理中仍然存在著一系列有待解決的問(wèn)題，檔案管理工作人員在積極發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、尋求解決方案的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理信息化在實(shí)際工作中的運(yùn)用，從而最大程度上促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，確保各項(xiàng)工作內(nèi)容可以科學(xué)合理的進(jìn)行，構(gòu)建起一個(gè)科學(xué)實(shí)用的檔案管理體系，從而最大程度上發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際作用，推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉昕.試論知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，6.

[2]朱秀琴.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析及改善措施[J].硅谷，2010，19.

[3]楊彩云.電子文件歸檔管理的認(rèn)識(shí)及解決之道[J].蘭臺(tái)世界，2006，1.

[4]周廣華.淺談如何做好檔案管理信息化建設(shè)工作[J].石油工業(yè)技術(shù)監(jiān)督，2011，05.