探究強化事業檔案管理信息化建設

孫佳

摘 要：當前形勢下，我國的事業單位檔案管理工作雖然取得了顯著的進步，但同時也顯露出許多問題。無論是管理人員能力素質水平較差，還是管理方法落后等問題，都在一定程度上限制了管理工作的有序開展。本文就針對事業檔案管理信息化建設的強化進行了淺要的探討分析，希望可以為事業單位檔案管理工作的有序開展提供一份基礎的理論保證。

關鍵詞：事業單位；檔案管理工作；信息化建設；強化

1 引言

事業單位的發展情況關乎黨和國家的發展與進步。因而無論是在國內外的哪個國家，事業單位的發展都始終受到黨和政府的重視。在事業單位當中，檔案管理工作是一個極為重要的部分，它關系到事業單位的有序運行，同時也涉及事業單位中的一些關鍵數據和資料。由此看來，強化事業單位檔案管理信息化工作是十分重要、也是十分必要的。

2 強化事業檔案管理信息化建設的方法研究

2.1 明確檔案管理工作的目標

近年來，隨著我國各項技術水平的逐漸發展進步，檔案工作的管理手段也發生了日新月異的變化。計算機網絡技術在帶動著各行各業轉變的同時，也逐漸被應用于檔案管理工作當中。發展至今，檔案管理信息化甚至已經成為了事業單位檔案管理工作中必不可少的一部分。采取信息化的檔案管理方法，一方面可以有效降低數據的錯誤率和材料的損失率，另一方面，也有效提升了檔案管理工作的安全性和可靠性。然而，就目前情況來看，在我國的許多事業單位中，仍然有許多的檔案管理人員沿用著傳統的檔案管理方法，但是現如今的事業單位檔案管理工作部門，包括紙質檔案管理、人工數據計算等。不僅工作效率較差，需要耗費較多的人力資源，同時，精準性也較差，且不利于保存。轉變原有的檔案管理方式勢在必行。為此，我們應當服務現有的檔案管理模式進行系統的規劃，逐步將信息化的管理方法融入到具體的工作實踐當中來，充分發揮現代化技術的優勢性和實用性，利用信息化技術來錄入和檢索檔案信息，從而最大程度上提升檔案管理工作中數據與信息的安全性，為事業單位的檔案管理工作增添一份便捷性。

2.2 強化檔案管理工作人員的素質水平

目前，在我國的事業單位當中，很多檔案管理工作中存在的問題，都是由于檔案管理人員的個人行為造成的。就當前情況來看，事業單位中對于從事檔案管理工作的工作人員要求較低，導致現有的檔案管理工作人員普遍存在著綜合素質較差，能力水平不足等問題。信息化檔案管理工作的開展我因此而受到限制。為此，想要充分發揮檔案信息化管理工作的實際作用，就應當不斷強化事業方位中檔案管理人員的能力素質水平，幫助他們更為深入的了解當前階段的檔案信息化工作，促進他們主動投入到自我完善的過程當中。同時，事業單位還應當定期對于檔案管理工作人員進行系統的培訓，尤其是對于那些剛剛入職的檔案管理工作人員，更要把好質量關，從而不斷強化工作人員隊伍，確保檔案管理人員可以各司其職，充分發揮自身獨有的優勢性，從而為檔案管理工作的有序開展貢獻一份力量。除此之外，還應當對于相關的檔案管理人員進行定期的考核，通過考核來強化工作人員對于現有知識的理解，強化其信息化管理工作的能力。

2.3 不斷加強基礎性建設

隨著我國信息技術的不斷發現進步，目前信息技術已經成為了眾多領域的一項核心內容。合理運用信息技術，一方面可以有效提升工作的效率、安全性和可靠性，另一方面也可以帶動相關行業的合理有效發展。在檔案管理工作中，采取適當的信息化管理手段，可以快速并精準的完成檔案的錄入、檢索、整合和保存等多項工作，不僅可以省去復雜、繁瑣的數據傳輸和中級過程，同時也可以有效拓展信息化管理的消息渠道。舉例來說，在具體的檔案管理工作當中，時常會出現各部門交流和溝通不便的問題，消息閉塞為檔案管理工作的開展帶來了一定的阻礙。而通過采取信息化的檔案管理方式即可強化信息獲取的便捷性，強化各部門之間的交流與寫作，最大程度上解決數據交流困難等問題。同時，也節約了人力資源，提升了工作效率，將檔案管理工作從一個復雜的過程轉變為簡潔的工作步驟。在事業單位的具體檔案管理工作當中，即使出現了困難，也可以充分發揮信息化管理的優勢性，從而實現問題共享，相關的工作人員便可以通過網絡信息領域進行協商交流，尋求可以有效解決實際問題的方法。值得注意的是，在事業單位的現有檔案當中，包括許多機密檔案，這些檔案一旦遺失，會對于事業單位的發展帶來極其惡劣的影響。為此，還應當時刻將檔案管理工作的安全性擺在首位，從根本上避免信息安全隱患問題的出現。總體來看，構建起具有實用性的信息交流平臺，有著十分積極的作用，不僅可以很大程度上強化事業單位的檔案管理工作，同時更有助于將信息技術融入到具體的工作內容當中。

同時，在事業單位檔案管理信息化建設中，還應當將基礎性建設擺在重要位置。信息化建設是事業單位檔案管理數字化建設基礎，想要真正實現檔案的數字化管理，就必須不斷加強檔案的信息化建設。從總體入手，關注每一個內容細節，構建起完備的信息管理模式，將現有檔案進行系統的歸類，合理的分配，明確不同的檔案類型。除此之外，還應當最大程度上發揮計算機網絡技術的優勢性，科學合理的進行檔案存儲，提高高級水平，提升存儲的安全性，我國檔案管理工作的信息化發展提供一份保障。

3 總結

綜上所述，當前階段，我國的事業單位檔案管理中仍然存在著一系列有待解決的問題，檔案管理工作人員在積極發現問題、尋求解決方案的同時，也應當不斷加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，從而最大程度上促進事業單位內部的檔案管理工作的現代化發展，確保各項工作內容可以科學合理的進行，構建起一個科學實用的檔案管理體系，從而最大程度上發揮事業單位檔案管理工作的實際作用，推進我國事業單位檔案管理工作的有序開展。

參考文獻

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