探析文書檔案管理中存在的問題及對策

許中旺

摘 要：文書檔案管理是單位管理工作的重要內容，不斷提升檔案管理質量與效率，也是現階段提升業務能力和工作水平的關鍵。但是由于事業單位長期以來，將工作重點放在其他工作方面，對于文書檔案管理缺乏足夠的重視，也導致現階段管理工作中存在一些問題。文章首先就這些問題進行了簡單概述，隨后結合實際工作經驗，分別從建立健全管理制度、重視管理人員培訓、不斷進行技術創新等措施，為新時期事業單位文書檔案管理工作的高質量開展提供了參考。

關鍵詞：文書檔案管理；技術創新；問題；應對策略

1 文書檔案管理的價值分析

文書檔案是一種具有保存價值的文件的總稱，其主要存在于機關、企業以及其他社會組織的行政管理活動中，主要是在通用文書轉化的基礎上形成。文書檔案管理不僅可將本單位在具體公務活動中形成的文件進行歸檔，同時也可對已經形成的文件進行清理。在實際進行文書檔案管理工作時，必須按照一定的原則與要求進行，這可從根本上實現對文書檔案管理的工作科學性以及廣泛性的保障。基于上述特點，就決定了事業單位在開展文書檔案管理工作時，要摒棄以往因循守舊的思想，主動樹立創新意識，在做好管理工作的基礎上，充分挖掘檔案潛在價值，從而為其他方面工作的開展提供必要的幫助。

2 當前文書檔案管理存在的問題

2.1 文書處理與檔案管理的銜接不夠密切

在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既密不可分又有著本質的區別，處理好文書工作與檔案管理的一體化是做好文書檔案管理工作的關鍵所在。因此，在文書檔案管理工作的實際操作中，實行一種分體式的管理體系，把文書工作與檔案管理統一起來相互配合，這種體系相對來說是一種科學合理的管理制度，但是卻在一定程度上分離了文書工作與檔案管理，使兩者之間出現在某些方面難以有效銜接的現象。究其根源，在現實的文書檔案管理工作中，部分文書工作人員缺乏檔案意識，而檔案專業人員基本不會從事文秘工作，造成了兩者在銜接過程中存在脫節現象，從而降低了文書檔案管理的質量。

2.2 文書檔案管理人員的綜合素質不高

新時期事業單位對于文書檔案管理工作的要求更加嚴格，這就要求文書檔案管理人員不僅要有較強的職業素養，還要與時俱進的提高技術水平，熟練操作檔案管理部門的一些信息化設備。近年來，信息技術在單位經營、管理等方面得到了廣泛的應用，檔案室也引進了一套信息管理設備，實現了從紙質檔案管理向電子檔案管理的轉變。文書檔案管理的信息化，給管理工作帶來了極大的便利，減輕了管理人員的壓力。但是在信息化管理系統應用過程中，也出現了部分文書檔案管理人員由于信息素養不高，不能熟練操作這些辦公設備、應用軟件的情況。特別是對于一些年齡較大的員工，由于習慣了以往的工作方法，很難轉變檔案管理觀念，也必然會影響到文書檔案管理的質量和效率，信息技術的應用優勢也就無法體現出來。

2.3 對文書檔案管理工作的重視程度有待加強

文書檔案管理方式的創新和效率的提升，是一個循序漸進的過程，并且需要單位方面提供必要的人力、物力和財力支持。近年來，為了提高工作水平和研究成果，將工作重點都放在了其他方面，而對于文書檔案管理則缺乏同等的重視。例如，檔案管理工作人員和其他員工，只是崗位分工不同，并沒有高低貴賤之分。但是在人力資源管理上，其他員工的待遇則要優于檔案管理人員，包括福利待遇、晉升空間等。這樣一來，就容易導致檔案管理人員形成不平衡心理，工作中的積極性也會受到影響。

2.4 文書檔案管理的方式方法比較落后

隨著單位規模的不斷擴大和員工數量的增加，文書檔案管理的工作壓力也隨之提升。同時，為了更好的滿足管理要求，文書檔案管理的方式方法也需要與時俱進的革新，在管理效率和管理質量上做到同步提升。但是目前來看，事業單位關于文書檔案管理的方式還比較落后，主要體現在兩個方面：其一是雖然引進了信息化管理系統，但是沒有定期進行系統維護和更新，特別是像管理軟件，如果不定期更新，可能會存在系統不兼容的情況。其二是創新能力不強，文書檔案管理人員在工作中形成了固定思路，缺乏創新勇氣和創造能力，檔案管理工作得不到進步。

3 提高文書檔案管理質量的具體對策

3.1 加強頂層設計，為文書檔案管理提供制度保障

文書檔案管理工作與事業單位工作管理有著密切的聯系，必須要引起領導的高度重視。領導人員應當結合單位當前工作開展情況，以及未來一段時間的發展戰略，做好文書檔案管理的頂層設計，為下一步管理模式創新和管理工作開展提供必要的指導。例如，要盡快制定文書檔案管理制度規范，對管理方式、管理人員培訓以及管理問題處理等進行明確說明，避免今后文書檔案管理出現盲目性和無序性。需要注意的是，在有了一套完善的制度保障后，還要注意將這些制度真正落到實處。定期對文書檔案管理工作開展情況進行監督檢查，督促管理工作始終高標準開展。

3.2 不斷進行技術創新，推動檔案管理信息化

新技術的應用，是推動文書檔案管理工作高質量開展的核心動力，單位方面也要投入專項資源，引進新技術、新設備，在做好檔案管理工作的基礎上，進一步挖掘檔案潛在價值。例如，每年編制預算時，可以單獨為檔案管理列出一項，以保證文書檔案管理信息系統能夠得到較好的維護。包括硬件設備的定期維護和更換，軟件系統的定期檢查和升級等。其他部門也要配合檔案管理部門，做好信息技術對接工作，通過加強信息技術的溝通和聯系，方便檔案管理部門動態獲取各部門的信息，經過篩選后將有保存價值的文件留存下來，形成檔案，這樣也減輕了分批次收集文件的壓力。

3.3 定期開展培訓，提升職工檔案管理水平

除了引進新技術、新設備外，還需要配套做好檔案管理人員的技能培訓工作，只有熟練掌握信息技術的操作技巧，才能發揮信息技術的應用優勢。首先，要求從思想上加強重視，關注檔案管理人員的發展。定期開展培訓活動，例如為檔案管理人員開辦專題講座，或是每年選派幾名優秀的青年檔案管理人員，進修學習等。這樣不僅使得檔案管理隊伍的整體素質得到了提升，更好的服務于文書檔案管理工作，而且也激發了檔案管理員工的積極性和進取心，對于檔案管理工作今后的開展也有很大的幫助。

3.4 多種手段深入挖掘文書檔案的潛在價值

事業單位的日常運營中產生大量的文件資料，經過篩分后，有保存價值的文件經過整理后，形成檔案進行保存。因此，對于文書檔案，不僅要做好保存和管理工作，保證文書檔案的完整性，更重要的是要充分挖掘這些文書檔案的潛在價值，這樣才能發揮文書檔案管理的實際效用。單位領導要提供多方面的支持，充分挖掘和利用文書檔案，為日常工作的開展提供必要的借鑒和參考。此外，對于那些具有一定保管期限的文書檔案，在失效后也要按照相關流程銷毀處理。

4 結語

文書檔案管理越來越受到了事業單位的重視，針對現階段文書檔案管理工作中存在的客觀問題，就要求單位能夠立足自身情況和工作需要，制定更加完善的應對策略。通過不斷進行管理技術創新、引進新的管理設備和開展管理人員培訓等措施，推動文書檔案向高質量、高效率方向發展，也為今后工作的開展奠定基礎。

參考文獻

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