互聯(lián)網(wǎng)時代下文書與檔案管理工作一體化的研究分析

梁幸英

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時代，各個行業(yè)、各個領(lǐng)域都開始普及計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，各行各業(yè)的生產(chǎn)生活方式都發(fā)生了的很大程度上的變革。具體到檔案管理領(lǐng)域，主要表現(xiàn)在文書檔案一體化管理這個層面，檔案學(xué)界關(guān)于文檔一體化的研究也愈來愈多。無論是文書還是檔案，其對于單位領(lǐng)導(dǎo)開展決策工作和擬定工作計劃的意義都是非凡的，文書與檔案都能夠為決策和工作計劃提供更多的數(shù)據(jù)和依據(jù)，增強決策和工作計劃的科學(xué)性和合理性。因此，有必要站在互聯(lián)網(wǎng)視角，檢視文書與檔案管理一體化建設(shè)，提出意見的同時指導(dǎo)實踐工作。

關(guān)鍵詞：文書；一體化；科學(xué)性；信息技術(shù)；檔案管理

文檔一體化之所以出現(xiàn)，不僅僅是信息技術(shù)迅猛發(fā)展的結(jié)果，也是文書與檔案具有共同性——即信息資源性的結(jié)果。這種共性決定了文書與檔案之間的聯(lián)系密不可分，文書與檔案共同管理和共同開發(fā)成為一種業(yè)務(wù)模式，也是未來檔案管理與開發(fā)的發(fā)展趨勢。在這種趨勢和背景之下，各個檔案管理部門的工作人員必須革新觀念，優(yōu)化檔案管理流程，進而使單位能夠創(chuàng)造出更多的社會效益和經(jīng)濟效益。筆者站在現(xiàn)代檔案管理學(xué)的角度，對這一領(lǐng)域進行研究，希望能夠豐富這一領(lǐng)域的理論研究，助益于檔案管理實踐，減輕檔案管理人員工作負擔(dān)，提升檔案管理工作效能。

1 文檔一體化概述

在研究文檔一體化之前，有必要界定文書的概念以及檔案的概念，通過概念界定來厘清文書與檔案之間的關(guān)系[1]。所謂文書就是指單位在履行業(yè)務(wù)過程中收到或者制作的信息資源的集合體，這種信息資源往往起到一個憑證作用，會被單位有關(guān)工作人員加以保存。所謂檔案就是指單位在生產(chǎn)生活中產(chǎn)生的信息材料的集合體，這種信息材料即可以是紙質(zhì)形式，也可以是光盤、數(shù)據(jù)等電子形式。通過概念界定，可以清楚的了解文書與檔案之間的關(guān)系，檔案的外延范圍比文書更寬，文書組合在一起可以形成檔案，二者具有一個共同的特性——即信息資源性，歸根到底二者都是信息資源的載體。

所謂文書檔案一體化工作，就是指在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，通過運用信息處理技術(shù)，對文書進行歸類，將文化在計算機中整理成檔案，實現(xiàn)對信息資源的一站式處理和整理。文書檔案一體化工作具有很強的現(xiàn)實意義，能夠極大增強檔案管理人員的檔案管理效能。例如，拿醫(yī)院這一機構(gòu)來講，醫(yī)院會產(chǎn)生諸如病歷、人事文件以及政策文件等文書，如果是傳統(tǒng)的手工管理，則需要檔案管理人員對文書進行具體分類，將文書進行整理后才能形成檔案。而在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，則省去了這種篩選步驟，檔案管理人員將文書放入檔案管理系統(tǒng)制定的分類文件當(dāng)中，檔案管理系統(tǒng)就能自動實現(xiàn)對文書的歸類整理。除此之外，現(xiàn)代工作中會產(chǎn)生大量電子文件格式的文書，對這些文書進行整理后也能形成檔案。

2 文檔一體化工作的必要性

2.1 符合時代發(fā)展的需要

信息科技發(fā)展至今，出現(xiàn)了大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及數(shù)據(jù)集成化技術(shù)等。這些信息技術(shù)的產(chǎn)生都提升了某一行業(yè)的生產(chǎn)效能，使某一單位能夠創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益和社會效益[2]。檔案管理主要是管理信息資源，而信息資源種類繁雜，數(shù)量較多，且這種信息資源的數(shù)量會隨著年限的增長而增長，如果單純依賴傳統(tǒng)手工管理無疑會降低檔案管理的效能。文書一體化的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)文書與檔案的一站式管理，形成一種類似于企業(yè)生產(chǎn)鏈條的管理機制，極大地提升了檔案管理效能。除此之外，對信息技術(shù)運用到文檔一體化工作當(dāng)中，符合信息化時代的發(fā)展要求，許多電子文書也能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化管理。

2.2 整合檔案服務(wù)的需要

現(xiàn)階段，在文書檔案管理領(lǐng)域主要存在兩種崗位安排。第一種是文書由專門的人員進行管理，檔案由另一部分人進行管理；第二種則是文書與檔案都有統(tǒng)一的部門進行管理。從人力資源角度出發(fā)，無疑第二種方式更具有科學(xué)性和合理性，將文書與檔案二者整合在一起進行管理，能夠?qū)⑷肆Y源發(fā)揮到極致，減少人力、物力和財力上的開支，實現(xiàn)資源利用效率的最大化。除此之外，整合文書管理與檔案管理工作以后，避免了文書管理工作與檔案管理工作出現(xiàn)不銜接的現(xiàn)象，實現(xiàn)了1+1>2的效果。

3 文檔一體化工作的路徑

3.1 建立健全管理體制

文檔一體化工作作為一項系統(tǒng)性的工程，其涉及的內(nèi)容多而廣。因此，需要通過建立健全管理體制，為文檔一體化工作的開展提供一個宏觀的指引，使這項工作能夠具體落實到實處。具體而言，管理體制應(yīng)當(dāng)包括部門設(shè)置、崗位安排、績效考核、責(zé)任落實、工作流程等方面。首先，在部門設(shè)置和崗位安排上，筆者認為為了使文檔一體化工作推行的更為順利和順暢，確保文書工作與檔案工作之間具有銜接性，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的部門和人員開展文檔一體化工作，優(yōu)化人力資源配置。其次，在績效考核層面，單位則應(yīng)當(dāng)合理設(shè)計績效考核內(nèi)部的各項指標(biāo)，將文書整理與檔案整理這兩個板塊的工作分割開來進行考核，細化各項考核指標(biāo)所占比重，激發(fā)檔案管理人員的工作動力，挖掘管理人員的潛力。再次，為了提升檔案管理人員的規(guī)范化管理意識和責(zé)任意識，真正將文檔一體化工作落實到細節(jié)，必須健全責(zé)任落實機制。最后，在工作流程方面，則主要是根據(jù)單位的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來設(shè)計相應(yīng)的工作流程，保障檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)調(diào)性。

3.2 加強信息化建設(shè)

文檔一體化工作需要依賴信息技術(shù)這一有力抓手，需要背靠互聯(lián)網(wǎng)這一環(huán)境，必須加強信息化建設(shè)[3]。首先，單位在軟硬件設(shè)施投入領(lǐng)域要投入相應(yīng)的資金，加快文書的處理效率和檔案的整理效率。例如，購置高速電子掃描儀，對紙質(zhì)文書進行數(shù)據(jù)化掃描，轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一的格式后進入到檔案管理系統(tǒng)進行管理。其次，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，在單位打造“一站式”的檔案利用與服務(wù)平臺。例如，將整理后的檔案放置到云存儲端，設(shè)定相應(yīng)的訪問秘鑰和訪問權(quán)限。單位其他部門則可以通過訪問秘鑰和訪問權(quán)限直接在云儲存當(dāng)查看和下載檔案，提升其他工作部門的工作效率，真正發(fā)揮檔案的價值。最后，單位與單位之間要加強聯(lián)動，尤其是職能存在交叉的部門要利用信息技術(shù)來極強聯(lián)動。例如，醫(yī)院、衛(wèi)生局、食藥監(jiān)以及疾控防治中心等職能存在交叉的部門，可以共同打造檔案共享信息庫，將某一涉及對方工作而又不需要保密的檔案上傳到信息庫當(dāng)中，實現(xiàn)單位與單位之間的互利共贏，進而為社會創(chuàng)造出更多的效益，提升人民群眾的滿意度和幸福感?？偠灾訌娦畔⒒ㄔO(shè)可以從多個層面展開，并不一定局限于某一種路徑。同時，信息技術(shù)的發(fā)展以及人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，使得檔案管理模式在不斷創(chuàng)新。單位檔案管理人員只有做到腳踏實地，與時俱進，才能真正使檔案管理工作凸顯成效。

4 結(jié)語

文檔一體化管理是一項復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，這項工程的建設(shè)不是一朝一夕的，其會隨著社會信息化建設(shè)的深入而推進。隨著數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的優(yōu)化，未來文檔一體化在各個單位的廣泛運用是檔案工作的改革方向。筆者相信隨著文檔一體化理論研究的深入，許多實踐中出現(xiàn)的難題都會被一一加以解決，文檔一體化工作會呈現(xiàn)出新的面貌。由于筆者分析資料能力有限，加之在現(xiàn)代檔案管理學(xué)上的研究有待深入，文中難免存在紕漏之處，希望在今后的研究中能夠加以改善。

參考文獻

[1]畢建偉.淺議文書檔案管理工作一體化[J].檔案天地，2017（06）：46-48.

[2]楊健萍.對文書和檔案工作的幾點認識[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：122+161.

[3]羅夏鉆.文書檔案連鎖法與文檔一體化之比較[J].大眾科技，2016，18（04）：158-159.