檔案數字化的質量及安全保密管理探析

葉淑儀

摘 要：隨著當今社會信息化時代的到來以及人們生活節奏的日益加快，對提高國家在檔案管理方面的效率，相關單位加強了對數字檔案的建設和管理。檔案數字化是數字檔案的一項基礎性工作，從很大程度上提高了檔案管理的利用效率，但是隨著人們安全意識的不斷增強，關于檔案數字化的質量及安全保密管理成了當今社會普遍關注的問題。下面，本文就結合檔案數字化的相關內容，著重對其質量和安全保密管理的實現途徑進行具體分析。

關鍵詞：檔案數字化；質量控制；安全保密管理

隨著全社會信息化時代的到來，對檔案信息進行數字化管理，也成了檔案管理發展的必然趨勢。較之以前的傳統檔案管理，檔案數字化在計算機技術和網絡技術的輔助下，很大程度上實現了信息資源的共享，提高了信息搜索和獲取的效率，但隨之而來的對檔案數字化質量和安全保密性兩方面的控制管理也引起了社會的廣泛關注。加強檔案數字化質量和安全保密性方面的管理，是今后檔案管理部門工作的重中之重。

1 檔案數字化簡介

檔案數字化是一種新型的檔案管理形式，在本世紀進入發展的高峰期。它借助計算機和掃描儀等先進技術，能將文字、數據、圖片、影像等信息，輸進數字化的檔案庫，這樣就實現了對檔案信息數字化的轉換。

依據檔案內容的不同，實現對檔案的數字化轉化主要有五種途徑，一是利用多媒體技術對音頻和影像檔案資料進行采集，二是利用掃描儀對紙質的檔案資料進行掃描，三是利用數碼相機對圖片等檔案資料進行掃描，四是三維立體掃描，五是利用拷貝片進行掃描。將掃描的數字化檔案存儲到專門的數字檔案館，就可以實現對檔案資料的分享，很大程度上提高了檔案服務的利用效率。

計算機網絡技術在促使檔案管理數字化的同時，也產生了很大的安全隱患，這其中包括計算機技術上的漏洞和檔案管理人員計算機操作上的失誤。為了防止不法分子利用這些漏洞對檔案資料進行破壞或偷竊，必須建立起完善的檔案數字化管理制度，并且對檔案管理人員的技能進行培訓。下面，本文就對檔案數字化在質量和安全保密兩方面所應采取的措施進行具體分析。

2 對檔案數字化實行質量管理的途徑

檔案數字化的質量管理，主要是指在對檔案信息進行數字化轉化和管理的 過程中，要從各個環節保證工作的質量，例如選取恰當的進行數字化轉化的方案和軟件、對檔案管理人員專業技能和工作素養的考核等。只有對每個環節的潛在威脅進行控制，才能實現對檔案數字化管理的質量控制。

2.1 建立完善的管理制度

檔案數字化管理的提出主要是基于當今社會各領域信息化時代的到來，在這個大的時代背景下只有實現對檔案的數字化管理，才能跟上社會發展的步伐。檔案數字化的建設開始于上世紀末，隨著管理技術的不斷成熟，相關部門對檔案管理制度的建立和完善也必須提上日程，只有這樣才能保證檔案數字化的工作效率，才能達到計算機和網絡技術應用的效果。

建立和完善檔案數字化管理，必須嚴格遵守國家制定的統一標準，主要有質量標準、操作規程、數據設置方案、驗收規格等各個方面。只有嚴格執行國家的統一標準，才能在檔案信息提取和分享時，不會出現格式或內容設置的錯誤，也才能最大程度上保證工作的效率。所以，對每一個檔案數字化管理庫來說，只有建立國家統一的標準，才能做到有章可循。

2.2 建立健全的責任制度

要想實現檔案數字化管理工作有條不紊地運行，在建立和完善管理制度的同時，還必須健全責任制度。由于檔案數字化是一項復雜且系統性較強的管理工作，基于它的工作性質，在具體的管理過程中，各個環節都不可避免地會出現一些非技術性失誤損失，也就是管理人員因為工作失誤所造成的損失。對這些損失的造成，必須追究相關責任，為了避免產生不同部門的管理人員相互推卸責任的情況，必須建立責任到人的規章制度，這樣就能實現只要失誤或事故一發生，就能將責任具體到某個人。這樣的責任制度的建立，很大程度上提高了工作的效率和管理人員工作的準確性。

2.3 建立健全的檢查驗收制度

建立健全的檢查和驗收制度，對各個環節的信息進行細致檢查，是確保檔案數字化質量的一個重要環節。對檔案信息進行數字化轉化，是檔案數字化的基礎性工作，只有檔案信息在輸入和掃描的過程中不出現失誤，才能保證后續工作的準確性。從某種程度上來說，對開始環節檔案數字化的檢查和驗收，是實現檔案數字化的關鍵一步，只要這一環節的質量能過關，那么在對檔案進行利用和信息查詢時就不會出現原始信息有誤的現象。

2.4 建立完善的獎懲制度

獎懲制度與上文提到的責任制度相似，都是要將檔案數字化工作中的責任具體到相關個人，不同之處就在于，獎懲制度會對表現良好的工作人員進行獎賞，也會對表現不好的管理人員進行懲罰。這一制度的建立和完成，能加強管理人員之間的相互監督，能更好地督促工作人員認真工作。檔案數字化是一項很具實踐性的工作，由于在國內開始的時間不長，所以其具體的管理和操作經驗還必須由管理人員在日常的基礎性工作當中認真地摸索，并在此過程中進行相關經驗的總結和相關技術的改進。所以，在這個過程中，如果有獎懲制度作為動力和警戒，那么管理人員在提高工作效率的同時，還會保證質量的提高。

3 對檔案數字化實行安全保密管理的途徑

檔案數字化的安全保密管理，主要是指對檔案的實體資料、檔案數據庫的數據信息進行安全性和保密性控制，要防止出現實體資料損壞或是數據庫信息泄露的情況，這對檔案管理人員的要求非常嚴格。下面，本文就從增加對檔案數字化管理人員的培訓、建立健全的技術保障措施、完善管理制度這三方面對加強檔案數字化的安全保密管理進行具體分析。

3.1 增加對檔案數字化管理人員的各方面培訓

檔案數字化管理工作是一項復雜的系統工作，為了實現對檔案信息的保密性控制，必須加強對管理人員的各方面培訓。第一，檔案數字化雖然實現了對檔案信息的數字化轉化，但是在進行數據輸入、圖片掃描或是影像資料拷貝，以及后期的信息管理時，還是需要進行人工操作，所以，加強對檔案管理人員的專業技能、計算機操作技能培訓就很具必要性。第二，由于檔案數字化管理是一項對保密要求特別嚴格的工作，檔案管理部門在組建管理隊伍時，必須加強對管理人員信息保密方面的安全教育，提高他們的保密意識，并將其作為自己的職業操守。第三，由于檔案信息有可能涉及到涉密信息，所以管理人員必須學習檔案安全性保密方面的規章制度，從各個環節做好對檔案工作的保密性工作。

3.2 建立健全的技術保障措施

檔案數字化的實現主要是建立在計算機技術和各種掃描技術發展的基礎之上的。隨著計算機局域網的開速發展，計算機網絡安全問題也受到越來越多的關注。基于檔案信息安全保密方面的特性，加強對檔案數字化的技術性保障也就極具必要性和迫切性。檔案數字化最常用的技術保障措施是計算機加密技術，它的作用主要有兩方面，一是公開秘鑰的使用，可以保證檔案信息在局域網內傳送時，信號不會被不法分子截取。二是保密性較強的私鑰的使用，使得檔案信息在被接收時，必須通過輸入正確的解碼才可以打開檔案信息，這樣不法分子就很難對檔案信息進行解讀，從而實現了在發送環節和接收環節對檔案信息嚴格保密的目的。

3.3 完善管理制度

檔案數字化管理不僅涉及到國家檔案信息的完整性，還關系到檔案信息的安全保密性，基于這兩方面特點，加強對檔案數字化的制度管理就具有很大的必要性。就我國當前的管理現狀來說，具體的管理制度建設主要包括兩方面，一是國家對相關法律法規的制定，這主要涉及的是國家當前制定的各種檔案法、著作權法、信息安全保護條例等，是國家從制度層面對檔案管理人員實行的制度性約束；另一方面是具體到各個檔案管理部門的具體的條例和法規，這主要涉及的是檔案資料的借閱、查詢、利用等具體方面?；跈n案數字化管理相關制度的確定，加強對管理人員的保密安全教育，是實現檔案資料安全保密的重要一環。

4 結束語

隨著計算機和網絡信息技術的發展，社會各領域大都進入了信息化管理時代。為了方便檔案資料的查詢和分享，相關的檔案管理部門也運用計算機等先進技術，實現了對檔案資料數字化的轉化以及很大程度上的數字化管理。檔案數字化在提高工作效率、方便信息查詢的同時，也造成了一定程度上的質量和安全保密上的管理風險。為了充分發揮檔案數字化的優勢，必須制定質量和安全控制方面的具體防范措施，以實現對檔案資料周密的質量和安全保密控制。

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