工程資料與工程進(jìn)度的同步收集及整理

武玉傳

摘 要：本文主要論述施工單位在建設(shè)工程施工過程中，工程資料工作如何才能做到：“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效”，工程資料收集及整理日常工作與施工進(jìn)度同步。

關(guān)鍵詞：檔案資料；工程進(jìn)度；同步收集及整理

中圖分類號(hào)：TU712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2018）01-0115-01

1 前言

工程資料是工程在組織建設(shè)、管理、過程控制、竣工驗(yàn)收等工作的寫實(shí)；是反映工程實(shí)施行為、安全質(zhì)量控制狀態(tài)、評(píng)定驗(yàn)收結(jié)果的記錄；同時(shí)也是工程安全質(zhì)量追溯的主要依據(jù)，工程竣工資料的重要組成部分。為此筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，就施工單位在建設(shè)工程施工過程中工程資料工作如何才能做到：“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效性”，工程資料收集及整理日常工作如何與施工進(jìn)度同步？等方面進(jìn)行了總結(jié)、歸納和分析，供工程技術(shù)人員參考。

2 工程資料做到“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效”

根據(jù)多年工程資料工作經(jīng)驗(yàn)所知，大多數(shù)施工單位項(xiàng)目部對(duì)工程資料工作的重視度不強(qiáng)，一心抓施工安全、施工質(zhì)量、施工進(jìn)度。對(duì)工程資料的所謂管理，往往重視不夠，那么施工單位在施工過程中，工程資料工作如何才能做到：“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效”。下面將結(jié)合筆者所參與項(xiàng)目的檔案管理實(shí)際經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行淺略闡述[1]。

2.1 項(xiàng)目部硬件建設(shè)-獨(dú)立檔案室

在工程資料向建設(shè)單位移交前，項(xiàng)目部要配備檔案庫房、裝具以及采取具備防火、防塵、防盜、防光、防潮、防高溫、防有害氣體、防有害生物（八防）等防護(hù)功能的措施，保證工程資料實(shí)體和信息的安全。

（1）項(xiàng)目部應(yīng)有獨(dú)立的檔案室，檔案庫房與辦公用房應(yīng)分開。檔案室面積不少于20平方米。（2）檔案室的位置選擇。首先應(yīng)考慮避光通風(fēng)良好的房間，不宜在最低層（檔案庫設(shè)于樓宇底層時(shí)，必須采取防潮、防水措施）。（3）檔案室應(yīng)配有溫濕度計(jì)、防蟲防霉藥品。檔案庫房應(yīng)配備干粉滅火器，禁止在檔案庫房及辦公區(qū)存放易燃易爆物品及食品。禁止在檔案庫房及辦公區(qū)無人情況下使用各種電器。（4）統(tǒng)一采用鋼制的封閉式排列架規(guī)格存放檔案盒，排列架排放應(yīng)與墻壁保持不小于0.08m的距離，不能直接靠在墻上。（5）檔案室應(yīng)配備具有除濕功能的空調(diào)或獨(dú)立的除濕機(jī)。（6）檔案室?guī)扉T要隨時(shí)關(guān)閉，入門處安裝防鼠板。（7）根據(jù)文件材料選擇厚度適宜的檔案盒。檔案盒質(zhì)量應(yīng)符合檔案要求規(guī)定。（8）檔案室應(yīng)安裝防盜門、防護(hù)欄和遮光窗簾，門窗要加裝防塵密封條。（9）檔案管理制度、檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖統(tǒng)一上墻。（10）檔案室配備專用的復(fù)印機(jī)及激光打印機(jī)，專人使用，以保證歸檔工程用表打印質(zhì)量，同時(shí)也能更好地對(duì)激光打印機(jī)設(shè)備的維護(hù)。（11）檔案室應(yīng)配備計(jì)算機(jī)，同時(shí)配有足夠大的移動(dòng)硬盤，定期對(duì)電子文檔進(jìn)行備份。

2.2 編制項(xiàng)目部工程資料管理工作實(shí)施細(xì)則

根據(jù)建設(shè)單位《工程文件歸檔及檔案整理管理辦法》中對(duì)施工單位的有關(guān)要求，編制本項(xiàng)目部工程資料實(shí)施細(xì)則。編制原則：條理清晰，簡單實(shí)用，責(zé)任到人，工作同步，有序可控。本細(xì)則在日常工作過程中，要求相關(guān)部門及人員高度重視，責(zé)任到人，切實(shí)做好日常工程資料的收集、填寫、匯總、定稿等工作，并在項(xiàng)目部成立以項(xiàng)目經(jīng)理為組長工程資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)內(nèi)部整改總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作表現(xiàn)好的進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作中確實(shí)因個(gè)人責(zé)任心問題，影響工程款結(jié)算的，予以警告、罰款、清退三級(jí)處罰管理。

2.3 工程資料日常管理工作做到閉環(huán)管理

實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，確定各部門及檔案工作人員的崗位職責(zé)。制定可行的規(guī)章制度，對(duì)工程資料實(shí)行統(tǒng)一管理，確保工程資料工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。項(xiàng)目部工程資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組每月20日對(duì)本月的工程資料工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，并形成會(huì)議紀(jì)要，閉環(huán)管理。如本月有驗(yàn)收、驗(yàn)工項(xiàng)目的，22日向現(xiàn)場指揮部檔案室移交正式工程資料。項(xiàng)目部根據(jù)檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案中規(guī)定，定期進(jìn)行檔案工作應(yīng)急演練，確保工程資料收集及整理過程中的工作人員應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)變能力，確保工程資料收藏安全。

2.4 工程資料收集及整理入檔過程控制

應(yīng)及時(shí)收集、整理已完工的分項(xiàng)工程資料，做好已完工的分項(xiàng)工程檔案的預(yù)立卷。在分項(xiàng)工程完工后一個(gè)月內(nèi)將收集、整理好的工程資料移交現(xiàn)場指揮部檔案室，并做好移交手續(xù)。

（1）應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)，及時(shí)向現(xiàn)場指揮部檔案室移交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的，能夠全面反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程的工程檔案資料。（2）檔案工程材料種類多，數(shù)量大，項(xiàng)目部各部門部長主責(zé)，部門內(nèi)設(shè)置專人與檔案員對(duì)接，對(duì)施工各階段工程檔案材料進(jìn)行收集，整理，按合同要求將工程檔案資料數(shù)量齊備、整理規(guī)范，及時(shí)向建設(shè)單位移交。每次工程資料打印前必須各方確認(rèn)無誤后方可打印。并填寫內(nèi)部檔案資料接收互簽確認(rèn)表（3）工作流程如：部門專人填寫→部門負(fù)責(zé)人審核→檔案員收集匯總。

2.5 工程資料收集及整理入檔過程的鞏固和提高

檔案工程資料收集及整理進(jìn)度原則上與施工進(jìn)度同步，那么如何確保同步性呢？針對(duì)現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的這個(gè)問題，我們在以下幾個(gè)方面予以鞏固和提高：

（1）項(xiàng)目部主管領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工程資料收集及整理日常工作，必須將該項(xiàng)工作與施工安全、施工質(zhì)量、施工進(jìn)度一起抓。并且要將檔案工作納入項(xiàng)目部周例會(huì)及月度生產(chǎn)例會(huì)中。檔案負(fù)責(zé)人要在項(xiàng)目部周例會(huì)和月度生產(chǎn)例會(huì)上單獨(dú)匯報(bào)檔案工作的開展情況及存在問題。（2）項(xiàng)目部設(shè)置專職檔案員，項(xiàng)目部各部門、各專業(yè)必須配置專職資料員，并且要分工明確，職責(zé)清晰。各專業(yè)資料員需具備本專業(yè)的基本專業(yè)知識(shí)。（3）項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)摒棄資料工作崗位不重要的傳統(tǒng)觀念，適當(dāng)提高從事檔案工作人員的待遇。（4）為確保檔案工程資料所需的內(nèi)業(yè)資料的完整性、準(zhǔn)確性。各專業(yè)資料員在工程部的領(lǐng)導(dǎo)下，在項(xiàng)目開工前，加強(qiáng)與建設(shè)單位檔案部門、監(jiān)理單位溝通工作，并將檔案入檔所需的各專業(yè)：施工日志、施工月報(bào)、施工安裝記錄、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、單位工程等資料，先做一個(gè)樣表（電子版），報(bào)審監(jiān)理及建設(shè)單位檔案部門予以審核，審核通過后再做正式內(nèi)業(yè)資料并報(bào)審。這樣可確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。因?yàn)楝F(xiàn)階段國內(nèi)地鐵工程驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)各城市不統(tǒng)一，檔案資料表格填寫的不規(guī)范，所以該條是在地鐵工程內(nèi)業(yè)資料收集及整理工作中，顯得尤其重要。（5）各專業(yè)資料員需加強(qiáng)和項(xiàng)目部各部門、作業(yè)隊(duì)的內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)工作，時(shí)刻掌握現(xiàn)場施工進(jìn)度和物資材料進(jìn)場批次和時(shí)間。提前做好有關(guān)內(nèi)業(yè)資料并報(bào)審。

2.6 工程影像資料收集及整理

工程影像資料收集在施工開展過程中，具有真實(shí)性、時(shí)效性，與施工進(jìn)度同步，通過工程影像資料可真實(shí)反映關(guān)鍵工序和隱蔽工程的施工現(xiàn)狀，也為展現(xiàn)施工單位的整體施工水平展現(xiàn)，提供了一個(gè)良好的平臺(tái)，項(xiàng)目部需轉(zhuǎn)變管理理念，高度重視該項(xiàng)工作，專業(yè)資料員必須具備一定的專業(yè)常識(shí)知識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)資料員的技能培訓(xùn)，在開展工程影像資料收集工作前，必須進(jìn)行專項(xiàng)檔案技術(shù)培訓(xùn)[2]。

（1）項(xiàng)目部成立以總工為組長，各部長為副組長的工程影像資料管理小組，組員：各主管工程師，作業(yè)隊(duì)長，各專業(yè)資料員，檔案員。（2）工作分工明確，責(zé)任到人，形成閉環(huán)管理。項(xiàng)目部總工主責(zé)協(xié)調(diào)技術(shù)問題，各部長負(fù)責(zé)本部門日常工程影像資料收集工作，主管工程師制定本專業(yè)樣表，檔案員負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)檔案部門進(jìn)行專業(yè)對(duì)接，確認(rèn)樣表的標(biāo)準(zhǔn)性，可行性。作業(yè)隊(duì)長負(fù)責(zé)現(xiàn)場施工分項(xiàng)作業(yè)的施工安排，資料員負(fù)責(zé)現(xiàn)場拍攝工作，按照工序先后，重點(diǎn)留影每一重要步驟的作業(yè)狀況，并形成完整無缺的安裝過程影像資料，資料員做好工程影像資料樣表后及時(shí)移交檔案員，并經(jīng)檔案員審核后歸檔備案。

3 結(jié)語

隨著工程施工管理工作的不斷深化，對(duì)工程檔案資料的管理也提出了更高要求，實(shí)行檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)加強(qiáng)工程項(xiàng)目管理，提高企業(yè)的管理水平有著十分重要的意義。我們應(yīng)該在具體的工程管理實(shí)踐中繼續(xù)探索和總結(jié)，使企業(yè)的規(guī)范化管理邁上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]張慧.淺析工程竣工資料的整理[J].科技風(fēng)，2011，（21）：191.

[2]成渝.建筑工程資料收集與整理策略探究[J].建材與裝飾，2016，（17）：213-214.endprint