公文核稿應(yīng)把握的幾個(gè)問題

趙宇志

【摘要】公文核稿是公文送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前文秘人員所做的一項(xiàng)重要工作，是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，其目的在于使公文規(guī)范，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)審閱時(shí)間。本文扼要闡述了核稿時(shí)應(yīng)把握的公文行文、主題、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言五個(gè)方面的問題，同時(shí)提出了核稿的有效辦法。

【關(guān)鍵詞】公文；核稿；把握；問題

所謂“核稿”，就是對(duì)公文正式形成前的文稿進(jìn)行修改、潤(rùn)色，訂正文稿中存在的各種問題，使其符合公文的規(guī)范要求，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。企業(yè)各部門的公文起草人員在構(gòu)思公文時(shí)，雖然是力求思考完備，但由于寫作功底以及對(duì)公文各項(xiàng)規(guī)范要求的理解水平高低不一等方面因素的影響，完全符合要求的不多，送來的文稿，嚴(yán)格意義上講還僅僅是“毛坯”，算不上真正的公文，只有經(jīng)過辦公室文秘人員的反復(fù)修改、潤(rùn)飾，才能真正把握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把所要發(fā)布的信息表述的準(zhǔn)確、恰當(dāng)、規(guī)范，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)審閱時(shí)間。“文不厭改”、“不改不工”的道理也在于此。所以，“核稿”這一環(huán)節(jié)是公文處理工作中必不可少的組成部分。

“沒有規(guī)矩，不成方圓”。辦公室文秘人員在核稿時(shí)，首先要搞清公文稿形成的背景、過程、部門領(lǐng)導(dǎo)的意見和會(huì)簽環(huán)節(jié)等情況。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)公文要求抓住重點(diǎn)進(jìn)行公文稿的核、改，無(wú)論公文內(nèi)容還是公文形式都在核、改范圍之內(nèi)。依筆者的經(jīng)驗(yàn)，核稿時(shí)主要應(yīng)把握以下幾個(gè)方面：

一、行文方面

行文是企業(yè)給本單位干部員工或其他機(jī)關(guān)、企業(yè)的發(fā)文，包括下行文、上行文、平行文三種，核查一篇公文是否需要行文，這是核稿工作的第一步。著重查看文稿內(nèi)容有無(wú)實(shí)際用途，是否已發(fā)了類似文件，是否屬于該部門業(yè)務(wù)職權(quán)范圍內(nèi)的工作，以及是否能用口頭、電話、傳真、公司內(nèi)部OA網(wǎng)發(fā)郵件等方法解決的問題。一般而言，可以不行文的、介于可行文可不行文的兩種情況之間的，就不必行文，以控制發(fā)文數(shù)量。如果確需行文，還要審查以什么名義行文比較合適，要控制發(fā)文規(guī)格。以黨委名義行文的，就不要以黨政名義一起共同行文，能以部門名義行文取得效果的，就不要以公司名義行文。例如，企業(yè)開展精益管理工作，除開始的精益管理總體方案及最終總結(jié)材料向上級(jí)管理部門報(bào)告需以公司名義發(fā)文外，其過程的許多工作內(nèi)容，均可由企業(yè)主管部門以部門名義發(fā)文或通過郵件溝通的方式進(jìn)行布置和落實(shí)，無(wú)需事事以公司名義行文。

二、主題方面

公文主題是擬稿人通過全部文稿內(nèi)容所表達(dá)的意圖和目的，是公文中的靈魂與核心。公文的主題必須正確、鮮明、集中，不能出現(xiàn)原則性的錯(cuò)誤和常識(shí)性的問題，公文正文部分在陳述理由、依據(jù)之后，應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔明了地提出主旨，突出主題。修改文稿時(shí)要認(rèn)真地研究主題，準(zhǔn)確抓住關(guān)鍵。如果公文主題不鮮明、目的不明確、說理不清楚、章法混亂、缺乏重點(diǎn)，文秘人員在核稿時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，提出具體的修改意見，要求擬稿部門加以修改，保證公文主題鮮明。例如，企業(yè)開展技術(shù)問題攻關(guān)工作，公文主題就要說明該項(xiàng)工作的重要性和必要性，提出切實(shí)可行的技術(shù)問題攻關(guān)計(jì)劃，明確主要內(nèi)容、具體措施和責(zé)任單位，以及完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到公文印發(fā)后，技術(shù)問題攻關(guān)工作可檢查、可考核。

三、材料方面

材料是提供公文內(nèi)容和表達(dá)主題的事物和觀念，材料是文章的“血肉”，公文的材料必須符合主題、真實(shí)典型、詳略得當(dāng)。在核稿時(shí)對(duì)選用材料的基本要求是：一是必要，即選用能夠說明觀點(diǎn)的材料，是必不可少的；二是真實(shí)，即所用的材料必須符合實(shí)際情況，準(zhǔn)確可靠；三是合適，即材料引用要恰當(dāng)，能夠說明問題即可，材料太多反而沖淡主題。在修改公文中，要看引用的材料是否有說服力；來源是否可靠；是否能相互配合說明要點(diǎn)；是否符合邏輯。如果公文材料有欠缺，就要對(duì)材料進(jìn)行修改完善，撤換空泛和無(wú)關(guān)的材料，增加與公文主題密切相關(guān)的內(nèi)容。例如，對(duì)企業(yè)編制的“十三五”發(fā)展規(guī)劃的公文，核稿時(shí)要注意看“十三五”規(guī)劃是否從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度考慮，是否在政治形勢(shì)、市場(chǎng)需求、企業(yè)能力等方面進(jìn)行了客觀分析，措施考慮是否周密可行，有關(guān)支撐材料是否都有出處，論證是否有力。

四、結(jié)構(gòu)方面

公文結(jié)構(gòu)是公文的組織構(gòu)造，具有規(guī)范性和相對(duì)確定性。公文對(duì)結(jié)構(gòu)的要求是：嚴(yán)謹(jǐn)、完整、條理清楚、層次分明。修改結(jié)構(gòu)主要是修改文稿的寫作方式，一要注意結(jié)構(gòu)的完整性，主要檢查文稿的組成部分有無(wú)缺項(xiàng)，所用文種、文體是否恰當(dāng)；二要注意結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)性，主要檢查段落安排是否合理，層次是否清晰，過渡和照應(yīng)是否有序等。應(yīng)當(dāng)注意的是，核查文稿時(shí)可能要?jiǎng)h掉多余段落，補(bǔ)充某些材料，修訂某些觀點(diǎn)，會(huì)造成結(jié)構(gòu)變動(dòng)，這就要求文秘人員核稿時(shí)考慮這些因素，不能顧此失彼，導(dǎo)致新的結(jié)構(gòu)不合理。例如，企業(yè)上報(bào)申請(qǐng)技術(shù)改造資金的公文，應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地列出技術(shù)改造項(xiàng)目的重要性和可行性以及預(yù)計(jì)產(chǎn)生的效益，同時(shí)將論據(jù)按重要程度由前往后分別列出，把缺乏說服力的論據(jù)刪掉，做到說理透徹，材料確鑿，使上級(jí)機(jī)關(guān)閱后覺得該技術(shù)改造項(xiàng)目確有必要且能落實(shí)。

五、語(yǔ)言方面

公文語(yǔ)言是以敘事和說理為主要特征，以公務(wù)實(shí)用為目的一種規(guī)范化的語(yǔ)言，要求平易樸實(shí)、準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)、莊重大方。語(yǔ)言文字表述如何，直接關(guān)系到公文質(zhì)量，影響公文的貫徹執(zhí)行，因此，對(duì)語(yǔ)言文字的修改是十分重要的。核稿時(shí)一般對(duì)語(yǔ)言文字做以下幾方面的修改：（1）查找文稿語(yǔ)言文字上的毛病，刪掉繁瑣多余甚至錯(cuò)誤的文字；（2）核查用詞用句是否貼切妥當(dāng)，使公文內(nèi)容簡(jiǎn)潔、語(yǔ)句通順，準(zhǔn)確地表達(dá)所述情況；（4）對(duì)文稿中的引文、序號(hào)、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、日期等進(jìn)行認(rèn)真核查，防止語(yǔ)言表達(dá)不嚴(yán)謹(jǐn)產(chǎn)生歧義的現(xiàn)象。例如，企業(yè)某份通知中，“請(qǐng)應(yīng)急隊(duì)員攜帶抗洪搶險(xiǎn)專用工具，于7月5日前來報(bào)到”，閱文人可以理解為“7月5日這天來報(bào)到”，亦可以理解為“7月5日之前來報(bào)到”，語(yǔ)言表達(dá)出現(xiàn)歧義，容易引起誤解。

六、核稿的方法

從事核稿工作的文秘人員要有高度的責(zé)任感，具備較高的政策理論水平、業(yè)務(wù)水平和文字表達(dá)能力。個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到公文的質(zhì)量，乃至辦事的效果、企業(yè)的形象。在核稿時(shí)可采用以下方法提高核稿質(zhì)量：

（一）換位思考法。把自己當(dāng)作公文受閱人進(jìn)行換位思考，如果是核改下行文，就把自己當(dāng)作企業(yè)普通職工，看能不能很快理解公文內(nèi)容并知道怎么辦理；如果是核改上行文，就把自己當(dāng)作上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，是否能很快弄清公文表達(dá)的準(zhǔn)確意圖。帶著這種方式去核稿改稿，能較好地保障公文為閱讀人所接受。

（二）冷卻法。在核稿時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到問題一時(shí)改動(dòng)不了，或者一時(shí)改不好的情況，可將文稿放置一會(huì)兒，待頭腦清醒冷靜了，再來核查，這些問題有可能“山重水復(fù)疑無(wú)路，柳暗花明又一村”，迎刃而解。

（三）誦讀法。在核稿時(shí)，把所核稿件當(dāng)作一篇文章來誦讀，文稿中一些不易察覺的毛病，在幾經(jīng)誦讀之下，就會(huì)暴露出來。一些文稿讀起來讓人感到“拗口”，不通情理，只有邊讀邊改，才能使文稿的文意暢達(dá)。

（四）博采眾長(zhǎng)法。一個(gè)人的思維在一定的范圍內(nèi)畢竟是有限的，所核的文稿也難免有漏洞，有時(shí)，你覺得自己核稿比較到位了，但水平更高的同志，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、特定專業(yè)的同志，他們從不同的視野、不同的角度，也能發(fā)現(xiàn)問題，提出比你更好的修改意見，此時(shí)把他們的意見與自己核查過的對(duì)照，取其優(yōu)點(diǎn)，文稿就會(huì)更全面、深刻和精辟。另外，核改稿時(shí)與擬稿人直接交流，核實(shí)相關(guān)情況，講明修改的理由，溝通得當(dāng)，可以迅速準(zhǔn)確地修改不足之處，并得到擬稿人的理解，為公文及時(shí)上報(bào)下發(fā)創(chuàng)造條件。

七、總結(jié)

綜上所述，公文核稿是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，在核稿時(shí)要注重把握行文、主題、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言五個(gè)方面，并掌握合適的擬稿方法，使公文滿足“格式規(guī)范，內(nèi)容明晰，表述科學(xué)”的要求，達(dá)到比較完善的程度，更好地為企業(yè)生產(chǎn)科研、經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。endprint