辦公室人員時間管理的策略

林文瑞

【摘要】辦公室人員每天忙于工作，經常處于“忙、盲、茫”狀態，有必要制定時間管理的策略，有效利用資源，提高工作效率。

【關鍵詞】辦公室人員；時間管理；表現；原因；策略

辦公室工作人員每天經常處于“忙、盲、茫”狀態，每天有開不完的會，做不完的事，窮于對付上級布置的任務；做的事情很盲目，沒有科學思考問題，科學安排工作，急什么做什么，重復低效的工作；一天下來沒有自己的時間，不知道自己在忙什么，一天做了哪些事？一天做了哪些有用的事？更談不上靜下心來反思一下一天的工作。辦公室工作人員有必要反思，是否科學安排了時間，提高了工作效率。

一、辦公室工作人員浪費時間的表現

（一）效率很低的時間。做一件事之前，沒有仔細想好應該怎樣做，先后次序，開始前做哪些準備工作。有的人一接到任務馬上就開始工作，發現遇到了困難，再停下來思考，有時要返工，邊做邊想邊修改，效率很低。

（二）不珍惜“短的時間”。有些人做事必須有比較長的“整塊時間”，需要較長時間才能進入工作狀態，認為短的時間沒有用，不會利用開會前、等人等短的時間做一些準備工作，收集一些資料，整理一下工作，處理一些郵件等，不會積少成多，白白浪費許多時間。

（三）情緒不佳的時間。有的人帶著情緒工作，如在家里與家人爭執，早上上街買東西不如意。帶著不好情緒工作，許久不能靜下心來進入工作狀態，效率很低。

（四）不專心的時間。有的人工作不認真，不專心，工作時還在想別的事，思路不清晰，反應比較慢，容易出差錯，出了差錯還不能及時發現，效率太低。

（五）隨意出借時間。有的人比較熱情，隨意出借時間，包攬應該由別人完成的工作，導致他人偷懶，不愿意完成自己應完成的任務。由于幫助別人，自己工作時間緊迫，有時勉強完成任務，也容易出差錯。

二、辦公室工作人員浪費時間的原因分析

（一）缺乏目標。有心人辦事情沒有自己的明確目標，抓不住當前工作重點、主要目標，沒有關注各項工作的關聯性和邏輯性，不清楚自己要做什么，有時只注意一些細小的事，專注細小的事而忽略了工作重點和時間節點。

（二）關注錯位。平常工作中不是把工作重點放在要事上，而是放在急事上，窮于對付和完成急事，沒有想到“重要的緊急的事”都是在干“重要不緊急的事”時沒有抓緊，時間很快流失，“重要不緊急的事”變成了“重要的緊急的事”，這時去完成，時間緊，應付了事，質量差，效果差。在工作中，可控與不可控錯位，沒有想到“改變可以改變的方面，接受不能改變的方面”。有些方面上級機關已經定好了，不能變的，要努力做好，而還想去改變，是吃力不討好；對自己可以改變、可以做好的方面，沒有發揮主觀能動性，懶于思考、懶于變動，按部就班，效率低。在工作中，不懂得發揮優勢，克服劣勢。不會利用優勢去簡化工作，搞好工作，提高效率；而花許多時間去彌補劣勢，用自己的劣勢去面對工作，處處感到困難和障礙。

（三）不會調節情緒。帶著不好的情緒上班，不會緩解壞情緒的時間，任憑壞情緒延續并帶到工作中。由于情緒不好彌散到工作中各方面，且以消極面看問題，容易與人發生爭執，工作效率低。

（四）不會科學安排時間。每天應付工作，不多思考，去總結經驗和教訓，遇到什么做什么，錯了重新再來，重復勞動，不會將工作分類，簡化工作，沒有養成一步做對，一步做到位的工作習慣。

三 、時間管理的策略

面對浪費時間，低效率的工作狀態，我們有必要采用時間管理的策略，時間管理策略就是指“有效地應用資源，包括時間，已使我們有效地取得個人重要的目標”。

（一）提高認識。在工作中，要忙在關鍵處。要集中精力完成最重要的事情和與之相關的問題，多思考，提出問題，明確問題，平時個人與組織的目標盡可能一致，在解決問題時，明確主要矛盾，不要把問題復雜化，要學會把復雜問題簡單處理，抓住關鍵點并予以解決。列個時間表，集中時間解決最重要的問題而不是緊急的事，不重要的事情少投入，或用零碎的時間解決。學會解決問題的方法。掌握方法比學會知識更重要，掌握方法能有效解決同一類事情，還能夠前移解決與之有關聯的事情。

（二）心情舒暢地工作。一個人工作很忙，但要忙的開心。在處理事情之前，先處理心情，不要讓家里的不好情緒帶到工作中，同樣也不要把工作中不好情緒帶回家里，從積極的方面看問題，多看事物的積極面，將快樂的鑰匙掌握在自己手里。遇到一些不順心的事，不要沖動，沖動不能解決問題，也不利于自己想辦法解決問題，以積極心態面對工作，不要給自己增加壓力，壓力適時放下，給不良情緒找個借口，把它釋放出去；減少工作難度，縮小痛苦、放大快樂，努力工作，把工作看成展示自己能力和水平的機會，多看到積極工作的社會意義，我們不是為薪水而工作。

（三）科學安排時間。一個人要科學安排時間，要忙出成效來。工作中，多動腦，多反思，多總結經驗和教訓。做正確的事，方向正確比具體操作更重要，先確定正確方向，做正確的事，然后再把正確的事做對，把正確的事按照科學規劃予以完成；將工作分類，重要的事情花主要精力去完成，順序在前的工作先完成，將相近的工作放在一塊完成，提高效率。不要浪費短的時間，在短時間里，或回顧一下最近的工作，反思一下工作中的得失，經驗與教訓，理一下思路，在這些都做完以后，也可以利用短的時間去完成一些細小的事情。養成一步做對、一步做到位的工作習慣，剛開始不一定要快，要急。明確正確方向，然后把具體工作計劃好，避免反復摸索，重復返工的現象發生。追求完美，不要追求過分完美，力爭高水平高質量完成任務。不要為了一些不重要的事或細節投入太多精力。沒有必要為一丁點改善浪費大量時間。克服“布里丹效應”，在完成任務時，不要猶豫不定，看是追求完美，實際上是貽誤良機，要當機立斷，迅速決策。如果猶豫不決，則會效率很低，兩手空空。適時幽默。要取得好成績，要艱苦勞動，適時幽默，調整一下自己的情緒，減少心理壓力，改善與同事的關系。把精力放在工作中，要處理好事業與家庭的關系，要科學安排家務事，減少矛盾，擠出時間陪小孩，幫助小孩進步。

（四）利用關系、利用委派。善于利用關系，在不違反紀律和法律的情況下，利用“熟人好辦事，熟人先辦事”提供的便利做好工作，提高效率。工作中合作很重要，利用合作互補，發揮每個人的長處，提高工作效率。要勇于說“不”，對一些明確不屬于自己的事，理應由別人做的事不要攬過來，因為不熟悉業務，即使做，效率低，容易出差錯。大家在一起工作，利用委派，合理分工，各人承擔自己工作，努力把工作做好。endprint